Кожна компанія виживає на конкурентному ринку завдяки своїй основній компетенції. Хтось уміє робити якісні продукти, хтось надає затребувані послуги, а ще хтось добре працює з державними органами. Управління персоналом є основною компетенцією хіба що для кадрових агентств, а значить - цю функцію цілком можна віддати на аутсорсинг.
Плюси аутсорсингу очевидні - віддаючи непрофільні функції «на сторону», компанія позбувається від зайвого головного болю і де-факто оптимізує витрати, а також скорочує витрати. Але крім переваг, завжди є і недоліки, які по-різному проявляються в кожному конкретному випадку. Як правило, основні проблеми аутсорсингу зводяться до низької якості послуг, що надаються і недостатньою компетенції з боку їх постачальника. При правильному підході до вибору постачальника, цих проблем можна уникнути ще на початковій стадії проекту.
У Росії, країні з традиційно слабкою культурою аутсорсингу, проникнення аутсорсингу в сферу HR знаходиться на більш низькому рівні, ніж в більшості західних країн. Деякі російські компанії сприймають аутсорсинг як протиприродне, небезпечне і вкрай підозріле починання. Інші ж - просто не розуміють, що можна віддати на аутсорсинг і в яких випадках це слід робити. У цій статті ми спробуємо привести огляд основних варіантів аутсорсингу в сфері HR та наведемо кілька рекомендацій про те, коли їх найкраще використовувати.
Варіант перший (радикальний): аутсорсинг всього HR-відділу
Почнемо з самого радикального варіанту - повного аутсорсингу HR-підрозділу. У цьому випадку «на сторону» передається всі основні HR-процеси: підбір кадрів, кадрове діловодство і розрахунок заробітної плати. На практиці цей варіант зустрічається рідко і переважно в невеликих компаніях, оскільки:
Важко знайти хорошого аутсорсера під всі кадрові процеси одночасно
А забезпечити ефективну взаємодію між різними аутсорсерами ще важче
У компанії все одно повинні бути люди, відповідальні за розробку HR-стратегії і контроль дій аутсорсеров.
Але якщо повністю віддати на аутсорсинг весь HR-відділ виходить тільки в одиничних випадках, то зробити це з його складовою частиною цілком реально. Дробити HR-відділ на «внутрішню» і «зовнішню» частини можна двома способами: або розподіливши функціональні обов'язки HR-фахівців, або - розподіливши тих співробітників, за яких вони відповідають. У другому випадку ми приходимо до досить відомому варіанту так званого лізингу персоналу.
Модель лізингу персоналу має на увазі, що частина співробітників компанії числяться в штаті аутсорсингової фірми, яка самостійно їх набирає і відповідає за все пов'язані з ними процеси. Іншими словами, лізингова фірма стає «маленьким» HR-відділом всередині «великого» HR-відділу самої компанії. Як правило, лізингова модель застосовується для тих співробітників, які не виконують профільних функцій всередині організації та / або займаються її обслуговуванням. Найпоширеніший приклад лізингу - передача «на сторону» людей, які займаються прибиранням приміщень.
Інший приклад лізингу, який також стрімко набирає актуальності - це, так звана, оренда персоналу. «Як правило, в рамках оренди персоналу компанія-замовник на час запозичує співробітників у організації-аутсорсера, - розповідає Андрій Шабанов, керуючий директор UCMS Group СНД. -Фінансова привабливість оренди очевидна, оскільки замовник не витрачає ресурси на пошук, навчання і звільнення нових співробітників. При цьому, правда, необхідно враховувати, що в деяких випадках орендна модель непридатна ».
Якщо ж розглядати тільки «функціональний» аутсорсинг, то наведені вище обмеження означають, що в компанії повинен бути хоча б невеликий виділений штат HR-фахівців. Своєрідний координаційний центр для інтеграції різних HR-функцій, реалізацію яких забезпечують або власні фахівці, або сторонні компанії. У загальному вигляді існують три типи «функціонального» аутсорсингу: аутсорсинг HR-фронт-офісу (рекрутинг, навчання ...), аутсорсинг HR-бек-офісу (розрахунок заробітної плати, кадрове адміністрування ...), а також аутсорсинг розміщення HR-систем. Надалі, ми зупинимося на цих типах аутсорсингу докладніше.
Варіант другий (класичний): аутсорсинг HR-фронт-офісу
Під фронт-офісом HR-підрозділу в даному випадку маються на увазі всі процеси управління персоналом, в якому безпосередньо задіяний сам персонал. До групи цих процесів входить підбір персоналу, а також підвищення компетенції, тренінги і навчання. У переважній більшості випадків, саме фронт-офіс HR-підрозділу віддається на аутсорсинг.
«Найпростіший тип такого аутсорсингу - аутсорсинг рекрутингових процесів - представлений в Росії найбільш широко, - вважає Олена Микляева, HR-менеджер компанії IKEA. - Багато компаній не хочуть займатися відбором кандидатів і доручають це невдячна справа одному або декільком кадровим агентствам. Але в більшості випадків, агентство виконує лише первинні функції по підбору персоналу, такі як розміщення вакансій на сайті, первинний відсів кандидатів і першу співбесіду ».
Разом з тим, існують і більш глибокі форми аутсорсингу рекрутингових процесів, в рамках яких залучаються професійні консультанти, які вивчають фірму «зсередини» і шукають для неї відповідних співробітників. Така схема зазвичай застосовується для пошуку службовців з рідкісними навичками або для найму топ-менеджерів. У разі рядових співробітників, «глибоке занурення» рідко приносить якусь істотну вигоду.
До аутсорсингу HR-фронт-офісу також можна віднести навчання персоналу - бізнес-процес, який необхідний для більшості сучасних компаній. Тут, правда, виникає питання - чи є навчання аутсорсингом, або ж його краще класифікувати як послугу? З формальної точки зору все залежить від типу навчання - якщо компанія в змозі провести його самостійно, то мова йде про аутсорсинг, якщо ж ні - то про стороннє сервісі. Так чи інакше, можна з упевненістю говорити про те, що навчання є важливим HR-процесом і в більшості випадків воно проводиться сторонньою організацією.
Варіант третій (антірутінний): аутсорсинг HR-бек-офісу
Другий функціональною групою HR-процесів є процеси, в яких не беруть участі рядові співробітники компанії. Такі «бек-офісні» процеси також досить часто віддаються на аутсорсинг, оскільки вони складаються з стандартизованих, рутинних і в той же час витратних операцій.
За кордоном практика аутсорсингу кадрового діловодства та документообігу надзвичайно популярна - так, наприклад, аутсорсингом розрахунку заробітної плати користується кожна шоста американська компанія. Західні компанії користуються послугами спеціалізованих провайдерів, щоб не завантажувати своїх HR-менеджерів нудною і рутинною паперовою роботою. Завдяки такому підходу, ці самі менеджери отримують значно більше часу на виконання своїх основних функцій, пов'язаних з реалізацією HR-стратегії компанії.
Однак в Росії все відбувається трохи по-іншому. «Практика показує, що в Росії можна побачити зворотну ситуацію, в рамках якої HR-фахівець - це і швець, і жнець, і на дуді грець, - розповідає Інна Цой, HR-фахівець компанії Perimetrix. - Він змушений тонко відчувати людську психологію, розбиратися в специфіці організації та знати назубок всі положення Трудового Кодексу і правозастосовчу практику. Зрозуміло, що від такої широкопрофільними безпосередньо страждає його якість роботи ».
Аутсорсинг процесів кадрового діловодства і розрахунку заробітної плати часто зустрічається у зарубіжних компаній, які виходять на російський ринок. У більшості випадків, вони відкривають тут представництва, в яких працює порівняно невелика кількість співробітників. Таким компаніям звичніше користуватися послугами аутсорсерсов, ніж утримувати пул власних HR-фахівців, які, до того ж, будуть не повністю завантажені.
У яких випадках слід віддавати на аутсорсинг процеси кадрового адміністрування? На думку Валерії Волкової, HR-директора російського представництва компанії Perfetti Van Melle, універсальної відповіді на це питання не існує. «Все залежить від поточного стану даних процесів всередині компанії і тих коштів, які витрачає компанія на ці процеси. Навряд чи слід шукати стороннього підрядника, якщо кадрова бухгалтерія злагоджено і чітко працює, не вимагаючи при цьому великої кількості ресурсів », - вважає Валерія.
Крім того, важливо розуміти, що важливу роль в кадровому адмініструванні відіграють процеси збору та консолідації даних з різних джерел. У разі великих і територіально розподілених організацій віддати ці процеси на аутсорсинг досить важко, і їх доводиться залишати всередині компанії. Як наслідок, економічна вигода від використання аутсорсингу може виявитися значно нижчою за очікувану або зовсім зійти нанівець.
У будь-якому випадку, одним з ключових факторів аутсорсингового проекту завжди є ефективна взаємодія між співробітниками організації-замовника і фахівцями аутсорсера.
Варіант четвертий (інноваційний): аутсорсинг розміщення ІТ-систем
Останній варіант аутсорсингу слабо освячується в спеціалізованих ЗМІ багато в чому тому, що він лежить на стику HR-процесів і процесів автоматизації підприємства. Справа в тому, що запорукою успішності HR-стратегії сучасної компанії є функціональна HR-система, яка суттєво спрощує всі процеси, пов'язані з управлінням персоналом. Цілком логічно, що цю систему також можна віддати на аутсорсинг.
В даному випадку мова не йде про замовні розробках - в нинішніх умовах написати систему з нуля занадто важко, та й до того ж просто безглуздо. Йдеться про те, щоб віддати на аутсорсинг процеси розміщення HR-системи, її оновлення і техпідтримки. На заході ця концепція надзвичайно популярна - і навіть просувається під власним акронімом SaaS (Software-as-a-Service, програмне забезпечення як послуга).
«Ідея SaaS дуже проста - замість того, щоб розміщувати програмне забезпечення всередині організації, доступ до нього надається віддалено через програму-браузер і веб-інтерфейс, - розповідає Андрій Шабанов, керуючий директор UCMS Group СНД .Андрей Шабанов. - Сенс SaaS (як, втім, і будь-якого іншого типу аутсорсингу) зводиться до зниження витрат, яке досягається за рахунок централізованого розміщення, адміністрування та підтримки HR-систем на стороні аутсорсера. Зрозуміло, що обов'язковою вимогою SaaS є наявність у компанії-замовниками широкосмугового підключення до інтернету ».
Використання концепції SaaS в сфері HR особливо цікаво тим, що воно дозволяє реалізувати так званий «змішаний» тип аутсорсингу, в рамках якого виключається передача інформації між замовником і аутсорсингової організацією. А як ми вже відзначали вище - саме процеси консолідації та передачі даних часто визначають успішність аутсорсингового проекту.
Якщо ідею SaaS ми називали «простий», то сенс «змішаного» аутсорсингу очевидний - навіщо займатися передачею інформації, якщо можна зберігати її всередині однієї і тієї ж системи? Благо, концепція SaaS і її сучасні реалізації цілком дозволяють це зробити. Тим самим, забезпечується максимальна гнучкість для замовника, який може віддавати на аутсорсинг саме ті функції і підфункції, які викликають у нього максимальні проблеми.
Теоретично в процесі змішаного аутсорсингу зазвичай беруть участь три сторони - замовник, компанія-провайдер SaaS-сервісу і компанія-аутсорсер інших функцій. Всі операції при цьому здійснюються в рамках однієї і тієї ж інсталяції системи як фахівцями замовника, так і фахівцями аутсорсера. Звідси виникає основне обмеження даної моделі - для того, щоб її застосовувати, потрібно, щоб замовник і аутсорсер користувалися однією і тією ж системою, реалізованої в рамках концепції SaaS.
Останнє обмеження є досить жорстким і не дозволяє моделі змішаного HR-аутсорсингу швидко набрати популярність на ринку. Тому на практиці використовується інша модель, в рамках якої провайдером SaaS і аутсорсером є одна і та ж компанія. В даний час багато найбільших світових провайдерів HR-послуг (Ceridian, UCMS Group і ін.) Вже пропонують і SaaS-рішення в комплексі з аутсорсингом HR-процесів, що дозволяє замовникам в повній мірі скористатися перевагами змішаного аутсорсингу.
Як вибрати потрібний тип аутсорсингу?
Як невеликий резюме наведемо зведену таблицю (таб. 1) всіх основних варіантів аутсорсингу, які можна використовувати в сфері управління персоналом. Легко помітити, що для практично будь-якої компанії можна знайти саме той тип аутсорсингу, який підходить їй найкраще.
Таб. 1. Порівняльна характеристика типів аутсорсингу в сфері HR. Джерело: UCMS Group СНД
Дозволяє використовувати різні види аутсорсингу навіть в тих випадках, коли їх "пряма" реалізація економічно невиправдана
Обмеженість пропозиції на російському ринку. Решта недоліків моделі залежать від складових частин "змішаного" аутсорсингу
Компанії, які хотіли б оптимізувати витрати на HR, проте пряме використання аутсорсингу не дозволяє це зробити
Однак незалежно від того, який вид аутсорсингу буде обраний вашою компанією, успіх проекту прямо залежить від ряду фундаментальних факторів. Головним з них є кваліфікація провайдера сервісу, а також довіру компанії-замовника до нього. Звичайно, всі умови аутсорсингу будуть прописані у відповідних угодах, однак без довірчих відносин між сторонами успіх проекту неможливий в принципі.
Іншим надзвичайно важливим аспектом при виборі типу і провайдера аутсорсингу є економічна модель співпраці. Ще на етапі попереднього обстеження повинна бути розроблена чітка і реальна модель витрат, яка дозволяла б відповісти на питання про фінансову складову проекту. Цілком можливо, що проведений розрахунок економічної доцільності проекту дозволить компанії по-новому поглянути на власні HR-процеси і в результаті прийняти найбільш ефективне рішення.
Ілюстрація. Коротка схема типів аутсорсингу в сфері HR