Співробітники організацій в силу своїх посадових обов'язків можуть мати допуск і працювати з відомостями, що становлять державну таємницю <10>. Як правило, це працівники державних установ - унітарних підприємств, а також організацій, що виконують роботи за держзамовленням.
В даний час встановлено три ступені секретності відомостей, що становлять державну таємницю (ч. 2 ст. 8 Закону N 5485-1). Розмір надбавок встановлюється співробітникам залежно від ступеня секретності інформації, до якої вони допущені (п. 1 Правил N 573). Узагальнимо ці дані в таблиці.
Розмір надбавки,% від посадового окладу (тарифної ставки)
5 - 10 або 10 - 15 <*>
<*> Надбавка в розмірі 10 - 15% встановлюється для працівників, щодо яких проводилися перевірочні заходи при допуск до інформації, що становить державну таємницю.
Конкретний розмір надбавки (в межах встановленого діапазону) організація визначає самостійно. При цьому враховується обсяг секретних відомостей, до яких допущений співробітник, а також тривалість терміну, протягом якого засекречені відомості зберігають свою актуальність (абз. 3 п. 1 Правил N 573).
Якщо організація виплачує надбавки в розмірі менше встановленого мінімуму, вона може бути притягнута до адміністративної відповідальності за порушення трудового законодавства. Крім того, до адміністративної відповідальності в цьому випадку може бути залучено і посадова особа організації (абз. 10 ч. 1 ст. 165 ТК РФ, ст. 5.27 КоАП РФ).
Чи нараховується надбавка одночасно із заробітною платою (ч. 1 ст. 129 ТК РФ).
На підставі п. 3 ст. 255 НК РФ нарахування компенсуючого характеру, які пов'язані з режимом роботи та умовами праці та проведені відповідно до законодавства РФ, відносяться до витрат на оплату праці для цілей оподаткування.
Однак для цього необхідно дотримуватися таких умов:
1) витрати повинні бути документально підтверджені.
Згідно абз. 7 ч. 3 ст. 21 Закону N 5485-1, п. 3 Роз'яснення N 408н надбавка виплачується на підставі наказу (розпорядження, вказівки) про роботу співробітника з засекреченими відомостями на постійній основі. У такому наказі відображаються такі відомості: посада, П.І.Б. працівника, дата оформлення і номер його допуску до відомостей, що становлять державну таємницю, розмір встановленої надбавки.
В силу п. 3 Роз'яснення N 408н даний наказ необхідно видавати не рідше, ніж один раз на рік, а також:
- при внесенні змін до штатного розпису;
- при внесенні змін до номенклатури посад працівників, які підлягають оформленню на допуск до державної таємниці;
- в разі зміни форми допуску громадян до державної таємниці;
- при прийомі громадян на роботу і їх звільнення.
Таким чином, основним документом, що підтверджує реальність витрат, є оформлений відповідним чином наказ (розпорядження, вказівка).
Відзначимо, що, оскільки необхідність виплачувати працівникам надбавки за секретність встановлена законодавчо, організації не зобов'язані закріплювати такі виплати в трудових і (або) колективних договорах (абз. 1, п. 3 ст. 255 НК РФ). У той же час вважаємо за доцільне зробити це, щоб виключити можливі претензії з боку перевіряючих;
2) надбавка повинна враховуватися у витратах тільки в рамках нормативів, встановлених в Правилах N 573. Вважаємо, що суми перевищення не є економічно виправданими витратами і не зменшують оподатковуваний прибуток.