Хочу написати про можливість Lotus Notes. якої мало хто користується, так як мало хто знає. Вона дуже зручна, коли ви відсутні на робочому місці по кілька днів поспіль (відпустка, відрядження, відгули і т.д.). Як правило людина йдучи в той же відпустку пише лист з повідомленням про це, але тут є свої нюанси. Про те що ви у відпустці можуть забути, або якщо у вас велика компанія або холдинг, то розсилати таке повідомлення на всіх співробітників не завжди прийнятно. У будь-якому випадку Лотус надає можливість автоматичного повідомлення ваших колег про ваш відсутності і ще ряд корисних можливостей. Отже, припустимо, що ми йдемо на тиждень у відпустку. Налаштовуємо Lotus Notes. на панелі дій (див. тут опис елементів головного вікна Lotus Notes) натискаємо на кнопку Сервіс пункт меню Немає на роботі. У вікні (див. Рис. 1) є кілька вкладок, зупинимося на них докладніше.
На вкладці Дати можна вибрати дату початку і кінця відпустки (відповідно Відбуття і Прибуття). Також якщо у вашій компанії активно використовується календар, то можна поставити галочку, щоб у вашому календарі цей час зазначалося як зайняте. Власне вже зазначивши дати можна натиснути на кнопку ВКЛ. щоб включити функцію, яка буде працювати наступним чином. Якщо вам приходить лист від кого б то не було в зазначений період, то відправнику буде автоматично відправлено листа з повідомленням про вашу відсутність з такою-то по таку-то дату. Таким чином кожен відправник буде майже відразу повідомлено про ваш відсутності і зможе відразу ж скорегувати свої подальші дії. Але можна більш гнучко налаштувати відправку повідомлень. Перейдемо на вкладку Текст повідомлення (див. Рисунок 2).
Тут ми можемо змінити тему листа, що і стандартне повідомлення на наше власне. Далі йдемо на вкладку Особливу повідомлення (див. Малюнок 3).
І парочка зауважень.
- Лист з повідомленням про вашу відсутність буде відправлено відправнику тільки один раз - на перший лист. На наступні листи в період вашої відсутності відповідей не буде.
- Після дати зазначеної як дата повернення, вам буде щодня приходити лист з темою "Welcome Back" до тих пір поки ви не вимкнете функцію "Ні на роботі". Це повідомлення також буде містити список всіх людей кому були відправлені повідомлення про вашу відсутність.
- Якщо вам необхідно обов'язково отримати пошту від певних людей коли ви у відпустці або пересилати їх на людину, яка виконує ваші обов'язки в цей період, то потрібно застосувати механізм правил - створити правило, яке буде виконувати таку пересилку, але про це в окремій статті.