Що таке інформаційне перевантаження людей і які її наслідки для продуктивності? Як боротися з інформаційним перевантаженням?
Обсяги інформації, що обрушується на нас всюди, куди б ми не пішли, постійно зростають, і, як наслідок, нам доводиться вбирати і реагувати на величезну кількість непотрібних даних.
Основна проблема полягає в тому, що нам всім доводиться мати справу з інформаційними потоками без будь-якої підготовки і наявності часу! Часто ми зазнаємо труднощів з обробкою цих потоків - нас не покидає відчуття, що ми тонемо в них, щосили намагаючись викроювати час на більш важливі завдання.
Багато хто з нас усвідомлюють, що для того щоб добре виконувати свою роботу, потрібно вміти справлятися з потоком інформації, проте на обробку величезних обсягів даних потрібно все більше і більше часу.
Його нестача призводить до стресу, а іноді - і до повного виснаження (див. Статтю про те, як впоратися з виснаженням від роботи). Згідно з результатами дослідження, проведеного Reuters, дві третини менеджерів мають підвищений тиск, а третина - різного роду проблеми зі здоров'ям, обумовлені інформаційним перевантаженням.
Інформаційне перевантаження є однією з основних причин стресу на роботі. Він, в свою чергу, впливає на всі аспекти нашого життя, оскільки проявляється, серед іншого, у вигляді необґрунтованої тривоги, проблем з короткочасною пам'яттю, зниження концентрації уваги і погіршення навичок прийняття рішень.
Інформаційне перевантаження і методи боротьби з нею
# 1 Візьміть проблему під контроль. Управління інформацією, як і планування часу, вимагає перш за все дисциплінованості. Щоб тримати все під контролем, вам потрібно вирішити для себе, скільки часу ви готові витрачати на її обробку.
Сформулюйте ряд критеріїв, що дозволяє вам фільтрувати їх потік. Навіть якщо випадково ви упустите щось важливе, не хвилюйтеся: дійсно важлива інформація так чи інакше потрапить в поле вашого зору.
Непогано було б позбутися інформації, на яку ви витрачаєте час даремно.
Наприклад, ви можете попросити видалити вас зі списку співробітників вашої компанії, яким розсилаються здебільшого непотрібні електронні повідомлення «для всіх»; направити запит на хороший фільтр спаму в ІТ-департамент або ж попросити надавати вам тільки коротке зведення по занадто довгим протоколам нарад або звітів.
# 2 Раціонально підходите до пошуку інформації. При пошуку інформації пам'ятайте про «принципі Парето»: 20% того, до чого ви отримали доступ, містить 80% необхідної вам інформації.
Зараз на нас обрушується такий потік інформації, що боязнь втратити щось не врахували спонукає нас переглядати нескінченну кількість даних, на що, природно, йде маса часу.
Пам'ятайте, що до появи інтернету людям доводилося приймати рішення в умовах часткової інформованості і це вважалося одним з управлінських навичок. Намагайтеся поряд з придбанням знань розвивати інтуїцію - і те, і інше послужить Вам хорошу службу.
В рамках нового раціонального підходу до пошуку знань виділіть для себе основні місця пошуку інформації та привчіть себе заходити тільки туди. Вам вже відомі якісні сайти, що спеціалізуються на Вашій сфері діяльності, так навіщо ж витрачати час на відвідування чогось ще?
Переглядайте тільки дані, що мають відношення до Вашої роботі, проекту або потенційному рішенням. Не забувайте про принципи планування часу, оскільки вони теж є ефективним засобом боротьби з інформаційним перевантаженням.
У більшості випадків всі необхідні дані Ви черпаєте на декількох основних сайтах, так що не варто витрачати час на пошук нових. Пам'ятайте, що чим конкретніше Ваші пошуки, тим ефективніше вони будуть - більшу частину необхідної інформації Ви отримуєте в перші 10-15 хвилин.
# 3 Навчіться говорити «ні». Намагайтеся не виконувати функцій пошукової машини для тих, кому-то лінь самому це зробити. Якщо Вас просять про щось подібне, відповідайте ввічливо, але в той же час асертивно. якщо Ви і без того завалені роботою, не давайте жодного натяку на те, що можете виконати таке прохання.
# 5Научітесь викидати непотрібне. Майте сміливість викинути паперу з даними або видалити файли, якщо вони Вам вже не потрібні.
Існують такі типові помилки при спробі впоратися з інформаційним перевантаженням.
# 2 ви не розставляєте пріоритети. Визначення ступеня значимості отриманої інформації дозволить вам економити цілі години, і до того ж ви цілком можете делегувати частину роботи по її обробці одному з членів своєї команди, пояснивши, на чому слід зосередитися і що б ви хотіли отримати.
Не забудьте дати своєму колезі чіткі вказівки і призначити термін виконання, але постарайтеся при цьому не посилювати його інформаційну перевантаження!
# 3 Ви ніколи не «відключаєтеся». Невміння «відключитися» від інформаційного потоку може зумовити надмірне напруження і пере-стомлення. У вас може підвищитися кров'яний тиск, погіршаться розумові здібності, ви можете повністю вичерпати свій запас терпіння.
Подібно до того як організму необхідний відпочинок, його потребує і розум - і не тільки під час сну. Практика показує, що застосування таких методик, як медитація або йога, зміцнює здоров'я, покращує пам'ять і стимулює творчі здібності, а також сприяє підвищенню продуктивності і поліпшення самопочуття.
Якщо ж ці методики вас не приваблюють, спробуйте інші розслаблюючі заняття, як то слухання музики, читання або легкі фізичні вправи. Корисно все, що дає можливість розуму трохи відпочити.
Таким чином, інформаційне перевантаження - досить серйозна проблема, поширена в самих різних областях життєдіяльності людини. Щоб підтримувати високу працездатність, вона вимагає пильної уваги, дисципліни і послідовно застосовуваних заходів.