наказом Генерального прокурора
З діловодства в органах І УСТАНОВАХ ПРОКУРАТУРИ
РОСІЙСЬКОЇ ФЕДЕРАЦІЇ
1. ЗАГАЛЬНІ ПОЛОЖЕННЯ
1.1. Інструкція з діловодства в органах і установах прокуратури Російської Федерації (далі - Інструкція) встановлює на єдиній основі систему діловодства в Генеральній прокуратурі Російської Федерації (далі - Генеральна прокуратура), прокуратурах суб'єктів Російської Федерації, прирівняних до них спеціалізованих прокуратурах (далі - прокуратури суб'єктів Російської Федерації ), прокуратурах міст і районів, інших прирівняних до них територіальних та інших спеціалізованих прокуратурах, в наукових і освітніх х установах Генеральної прокуратури.
Надалі Генеральна прокуратура, прокуратури суб'єктів Російської Федерації іменуються "вищі прокуратури", прокуратури міст і районів, інші прирівняні до них територіальні та інші спеціалізовані прокуратури - "районні прокуратури", наукові та освітні установи - "установи".
Головна військова прокуратура і інші військові прокуратури дотримуються вимог цієї Інструкції в частині виконання доручень Генеральної прокуратури, підготовки і оформлення документів, що подаються на підпис керівництву Генеральної прокуратури, а також в частині організації документообігу, що входить в компетенцію органів військової прокуратури. В іншому при веденні службового листування та діловодства вони керуються відповідними наказами Міністра оборони Російської Федерації.
1.2. Інструкція визначає порядок прийому, реєстрації, обліку, перекладу, підготовки, оформлення, розмноження, контролю за виконанням документів, відправки, формування їх у справи, наглядові (наглядові) виробництва, зберігання і використання на паперових та електронних носіях.
1.3. Положення Інструкції поширюються на організаційно-розпорядчі, інформаційно-довідкові документи (додаток N 1), на процесуальні, фінансові та інші документи - тільки в частині, що стосується загальних принципів їх підготовки і виконання, формування та оформлення для здачі в архів.
Порядок поводження з документами, що містять службову інформацію обмеженого доступу, встановлюється окремим положенням, затвердженим відповідним організаційно-розпорядчим документом Генерального прокурора Російської Федерації.
1.4. Діловодство в органах і установах прокуратури Російської Федерації ведеться російською мовою, що є державною мовою Російської Федерації, а також державною мовою республіки, на території якої знаходиться прокуратура або її установа. Порядок використання мов в офіційному діловодстві визначається законодавством Російської Федерації і республік.
Реквізити бланків документів, печаток, штампів та вивісок прокуратур і установ оформляються російською мовою і державною мовою республіки в складі Російської Федерації.
1.5. Загальне керівництво діловодством здійснює один з керівників прокуратури.
Відповідальність за організацію діловодства в структурних підрозділах, районних прокуратурах покладається на їх керівників. Вони забезпечують вивчення працівниками вимог цієї Інструкції та здійснюють контроль за її виконанням.
1.6. Начальник управління документаційного та методичного забезпечення, начальник відділу загальної і особливої діловодства, фахівець (в районній прокуратурі) забезпечує діловодне обслуговування працівників, вживає заходів до вдосконалення діловодства та підвищення кваліфікації прокурорських та інших працівників у цій галузі.
Надалі - керівник служби діловодства.
Керівник служби діловодства вищестоящої прокуратури здійснює методичне керівництво і контроль за станом діловодства в структурних підрозділах та підпорядкованих прокуратурах.
1.7. Безпосереднє ведення діловодства здійснюють фахівці та інші працівники служб діловодства.
Надалі - діловоди.
1.8. Прокурори, наукові та педагогічні працівники, діловоди органів і установ прокуратури несуть відповідальність за виконання вимог цієї Інструкції в частині, що стосується колі їх службових обов'язків.
1.9. Документи і містяться в них відомості не підлягають розголошенню. З цими документами можуть знайомитися тільки працівники, які мають до них безпосереднє відношення. Передача іншому виконавцю справ, незакінчених наглядових і спостережних виробництв, ознайомлення з ними інших посадових осіб, видача їм довідок або відомостей службового характеру, копій документів допускається тільки за вказівкою керівника, який вживає заходів до охорони конфіденційності відомостей і несе персональну відповідальність за їх захист.
Порядок оприлюднення матеріалів прокурорської діяльності встановлюється спеціальними наказами і вказівками Генерального прокурора Російської Федерації, прокурорів суб'єктів Російської Федерації і прирівняних до них прокурорів спеціалізованих прокуратур (далі - прокурори суб'єктів Російської Федерації).
При цьому необхідно:
забезпечувати зважений підхід до відбору матеріалів;
строго керуватися вимогами Конституції Російської Федерації, яка гарантує право кожного громадянина на недоторканність приватного життя, особисту і сімейну таємницю, захист честі і доброго імені, а також міжнародними актами, які забороняють розголошувати будь-яку інформацію, яка може призвести до вказання на особу неповнолітнього правопорушника без його згоди і згоди його законного представника;
оприлюднювати матеріали перевірок в точній відповідності з вимогами федерального законодавства;
забезпечувати ретельну перевірку даних, що готуються для освітлення в засобах масової інформації, стежити за тим, щоб в них не містилися відомості, що становлять державну або іншу охоронювану законом таємницю, а також інформація конфіденційного характеру.
Представником може бути дієздатна особа, яка має належним чином оформлені повноваження від заявника.
Рішення (письмове) про надання громадянину для ознайомлення документів приймає керівник органу прокуратури, структурного підрозділу. Прокурорський працівник, ознайомив громадянина з документами, складає відповідну довідку.
У разі відмови в задоволенні прохання громадянину керівником органу прокуратури, структурного підрозділу дається мотивоване (письмове) роз'яснення з посиланням на статті чинного законодавства, що обмежує його право на ознайомлення з зазначеними документами, матеріалами, наглядовими і спостережливими виробництвами.
вхідний реєстраційний номер документа;
дату передачі відповіді;
інформацію про продовження строку розгляду звернення;
вихідний номер документа.
1.11. При звільненні або тимчасовій відсутності працівника (відпустка, відрядження і т.д.) все що знаходяться у нього невиконані документи, справи згідно з письмовою вказівкою керівника підрозділу, районного прокурора передаються іншому виконавцю через службу діловодства з обов'язковою відміткою в облікових формах.
При звільненні керівника служби діловодства значаться за ним документи, печатки, штампи, бланки, засоби оргтехніки передаються новопризначеному особі за актом, який затверджується керівником відповідного органу.
Порядок прийому і передачі справ при звільненні та призначенні керівника прокуратури та відображення в акті прийому та передачі питань діловодства встановлюється наказом Генерального прокурора Російської Федерації.
2. ОРГАНІЗАЦІЯ ДОКУМЕНТООБІГУ
2.1. Особливості роботи з документами в автоматизованому
інформаційному комплексі "Нагляд"
2.1.1. У Генеральній прокуратурі, прокуратурах суб'єктів Російської Федерації, інших органах і установах прокуратури впроваджена апаратно-програмна інфраструктура "Інформаційна система забезпечення нагляду за виконанням законів в органах прокуратури Російської Федерації" (ісоп), на базі якої функціонує прикладна система - АІК "Нагляд".
АІК "Нагляд" - автоматизований інформаційний комплекс єдиної системи інформаційно-документаційного забезпечення наглядового виробництва органів прокуратури, створений для автоматизації діловодної та наглядової діяльності.
2.1.2. У формуванні баз даних АІК "Нагляд" беруть участь підрозділи Генеральної прокуратури, прокуратури суб'єктів Російської Федерації, районні прокуратури, установи прокуратури. База даних містить інформацію про всіх вхідних, вихідних і внутрішніх документах, всіх кореспондентів (громадян, організаціях), про рух оригіналів та копій документів, виконання документів та доручень, направлення документів у справи, наглядові та наглядові виробництва.
2.1.3. Система АІК "Нагляд" надає можливість працювати з електронними образами документів. здійснювати в базі даних автоматизований пошук документів за різними критеріями, організовувати контроль за виконанням документів і доручень, отримувати звіти по контрольним документам, оперативно отримувати довідку про обсяг документообігу за звітний період.
Електронний образ документа - електронна копія документа, отримана шляхом сканування паперового носія.
2.1.4. Основною одиницею зберігання інформації в АІК "Нагляд" є реєстраційна картка (РК) документа. Вона містить заздалегідь визначений і незмінний набір основних реквізитів документа, а також додаткові реквізити, склад яких може змінюватися.
Робота в АІК "Нагляд" грунтується на принципі однократної реєстрації документа.
2.1.5. Інформаційно-технологічні служби органів прокуратури забезпечують захист інформації на електронних носіях від несанкціонованого доступу, збереження бази даних і функціонування комплексу.
2.1.6. Інформаційно-технологічні служби органів прокуратури забезпечують надання користувачам прав на роботу з документами в АІК "Нагляд". Права можуть надаватися як працівникам служби діловодства, так і прокурорським працівникам.
При наявності прав прокурорський працівник на закладку "додаткові реквізити" заповнює наступні поля РК: "Виконавець" (ПІБ); "Прийняте рішення" (результат розгляду документа), наприклад: "задоволено", "відхилено", "дано роз'яснення"; "Характер звернення" (на підставі заповненої статкарточкі), наприклад: "з питань транспорту"; "Ставлення до основного документа", наприклад: "співвиконавець".
2.1.7. У вищих прокуратурах реєстрація всіх вхідних, вихідних і внутрішніх документів (за винятком документів, що мають гриф "секретно"), введення вказівок по виконанню документа (резолюцій), контроль за виконанням і рухом документів і їх електронних образів, списання документів в електронні справи, наглядові (спостережні виробництва. облік руху виробництв здійснюються в АІК "Нагляд". в районних прокуратурах зазначена система функціонує після завершення процесу оснащення необхідною комп'ютерною технікою, навчання ерсонала, видання інформаційно-розпорядчих документів про впровадження (введення в експлуатацію, застосування в повсякденній діяльності).
Електронні справи, наглядові (наглядові) виробництва формуються з РК документів, електронних образів документів.
2.2. Загальні правила
2.2.1. Прийом, доставка і передача документів здійснюються працівниками діловодних служб. Документи передаються на розгляд і виконання в день надходження. Термінові документи доставляються негайно. У вищих прокуратурах рекомендується передавати документи не менше двох разів на день відповідно до встановлюються графіком, в районних - у міру надходження.
2.2.2. Заяви, скарги та інші звернення, які надходять від громадян, організацій, підприємств та установ, справи, наглядові та наглядові виробництва, інші документи передаються на розгляд і виконання тільки через службу діловодства з обов'язковою відміткою в реєстраційних формах паперових або електронних носіїв. При традиційній (паперової) реєстрації працівниками служби діловодства передача документів з одного підрозділу в інший здійснюється в обов'язковому порядку через цю службу.
Паперовий носій - документ, обліково-реєстраційна форма.
За документи, передані минаючи службу діловодства, її працівники відповідальності не несуть.
В органах і установах прокуратури, де функціонує АІК "Нагляд", кореспонденція реєструється в електронному вигляді, передача документів відбувається безпосередньо між структурними підрозділами минаючи відділ по розгляду звернень. При цьому наголошується напрямок документа в АІК "Нагляд" в "Журналі передачі" і РК в "Журналі пересилання".
2.2.3. При реєстрації вхідних, вихідних і внутрішніх документів в АІК "Нагляд" на документі роздруковується стандартний штамп з системи з унікальним номером (додаток N 3).
2.2.4. Проходження, розгляд і виконання документів засвідчується відмітками про надходження, реєстрації, направлення, порядку виконання, контроль, передачі, списання в справу, які розміщуються на паперовому та (або) електронному носії (АІК "Нагляд"). Всі позначки датуються і підписуються, підпис розшифровується.
2.2.5. Документи передаються, як правило, без розписок, але з обов'язковою відміткою на паперових та електронних носіях.
У Генеральній прокуратурі відповідно до організаційно-розпорядчим документом обмін документами між структурними підрозділами здійснюється під розписку за реєстром, сформованому за допомогою скануючого пристрою.
Перелік документів, що передаються під розписку в інших прокуратурах, затверджується керівниками цих прокуратур.
В обов'язковому порядку під розписку передаються кримінальні та інші справи, матеріали перевірок про адміністративні правопорушення, матеріали перевірок про відмову в порушенні кримінальної справи, матеріали засідань колегії, координаційних нарад, особисті справи працівників органів прокуратури, паспорти, дипломи, посвідчення, свідоцтва та інші особисті документи .
2.2.6. Звернення, їх копії та інші документи передаються з одного підрозділу в інший (в разі неправильної розмітки тощо) через службу діловодства за вмотивованою резолюції (довідці) начальника підрозділу з обов'язковою відміткою в обліково-реєстраційних формах на паперових та електронних носіях.