Як ми писали в попередній статті. СЕД на великому підприємстві - важлива, але далеко не єдина ІТ-система. Безліч спеціалізованих систем забезпечують автоматизацію різноманітних задач управління підприємством: управління виробництвом, запасами, готовою продукцією, фінансами, персоналом і т.д. Причому документи і процеси їх обробки тісно переплетені з більшістю з них, а також пов'язують одні функції з іншими в рамках цих процесів. Тому СЕД повинна мати можливість інтеграції з іншими ІТ-системами для забезпечення ефективної роботи.
Інтеграція облікових записів користувачів
У кожній окремій ІТ-системі підприємства є свій довідник користувачів. На його підставі відбувається аутентифікація користувача при вході в систему, визначення його прав доступу, набору об'єктів, призначених йому для обробки, ідентифікація скоєних ним дій і т.д. Якщо ці довідники не інтегровані між собою, це породжує багато незручностей як для адміністраторів, так і для користувачів: доводиться вручну дублювати одні й ті ж дії з ведення списку користувачів для кожної системи, стежити за синхронністю, боротися з неминучими помилками, пам'ятати і вводити логін і пароль для доступу окремо до кожної системі. Тому інтеграція облікових записів користувачів - неодмінна умова ефективної роботи в середовищі, що включає безліч різних систем. Для підприємств, які використовують ІТ-інфраструктуру Microsoft, що об'єднує механізмом є система облікових записів Windows і каталогу Active Directory. Для СЕД таких підприємств необхідна можливість завантажувати довідник користувачів з каталогу Active Directory, зіставляючи користувачів СЕД з обліковими записами Windows. Користувачі, таким чином, вводять логін і пароль один раз, входячи в Windows, і автоматично отримують доступ до СЕД.
інтеграція довідників
Довідник користувачів - не єдиний, що вимагає інтеграції між різними ІТ-системами. Багато інших довідники також мають «дублерів» в декількох системах. Найчастіше такими довідниками є довідники контрагентів, номенклатури продукції, бюджетних класифікаторів і т.д. Проблема єдиного каталогу для всіх цих об'єктів, єдиної системи нормативно-довідкової інформації добре вирішена в теорії, але на практиці доводиться мати справу з досить клаптикової і різнорідної середовищем. Часто, в кращому випадку, вдається визначитися, яка з ІТ-систем є первинною для того чи іншого довідника. І тоді інші системи, в тому числі і СЕД, повинні мати можливість або звертатися до зовнішніх довідників при заповненні полів своїх форм, або забезпечувати синхронізацію свого відповідного довідника з довідником-першоджерелом.
Інтеграція за документами
Інтеграція з поштою
Інтеграція з файлової системою
Можливість завантаження / розвантаження файлів в / з СЕД необхідна, тому що документи можуть спочатку з'являтися і потім продовжувати своє життя за рамками СЕД. Це може також служити одним з варіантів інтеграції СЕД з іншими ІТ-системами (в тому числі, з іншими СЕД) - через файлообмін. Причому це необхідно як в ручному, так і в автоматизованому режимі, і з деяким «інтелектом». Наприклад, вміння виявляти в певних папках поява цікавлять нас файлів з якихось формальних ознаках, і завантажувати їх. При завантаженні повинна бути можливість реалізації бізнес-логіки обробки цих файлів (прикріплення до потрібних карток документів або завдань, заповнення атрибутів, і т.д.).
Атрибути (метадані документа) при цьому можуть автоматично вилучатися з файлів, з їх властивостей або навіть з вмісту, якщо воно тим чи іншим способом структуровано (поля і іменовані області в файлах офісних додатків, елементи в XML-файлі, та ін.)
Інтеграція з порталом
Портал використовується на багатьох підприємствах для створення єдиного інформаційного простору і персональної інформаційної середовища співробітників. Для підприємств, які використовують серверні технології Microsoft, це, як правило, SharePoint. На ньому засобами самого порталу організовується розміщення різної довідкової інформації (в т.ч. і загальнодоступних бібліотек документів), посилання для доступу до додатків корпоративної ІС, а також відображення найактуальнішою інформації та можливість виконання деяких актуальних дій з цими додатками. Спеціалізована складна бізнес-логіка зазвичай реалізується окремими додатками, інтегрованими з порталом. Система електронного документообігу - якраз такий випадок. Найбільш затребувані механізми інтеграції такі:
- Можливість автоматично завантажувати інформацію з порталу, і, в зворотному напрямку, публікувати її на порталі. В основному, це стосується форм (списків) і бібліотек документів порталу.
- Відображення на сторінках порталу (за допомогою механізму веб-частин) специфічних даних, що містяться в СЕД, і надання елементів управління для виконання дій з ними. В першу чергу, це стосується відносяться до конкретного користувача документів, завдань, відомостей про виконання бізнес-процесів і т.д.
Інтеграція з ERP-системою
Інтеграція СЕД з ERP-системою може включати в себе безліч сценаріїв і використовувати різні механізми. Тут може бути необхідна і інтеграція довідників, і інтеграція з документами, і інтеграція через файлообмін, описана вище. Крім цього, для СЕД і ERP може знадобитися можливість програмного доступу до більшості функцій систем для відображення необхідних даних або запису даних безпосередньо в інтегруються систему. Для реалізації цього необхідна наявність відкритих документованих інтерфейсів прикладного програмування (API) у обох систем, і, в деяких сценаріях, можливість викликати інтеграційний код з екранних форм СЕД і \ або ERP. Зручними є настроюються засоби взаємодії СЕД з ERP, що дозволяють організувати і модифікувати взаємодія без використання програмування (але самі кошти при цьому попередньо розробляються програмістами).
процесна інтеграція
У контексті інтеграції СЕД в ІТ-структуру підприємства доречно говорити про так званої «процесної інтеграції». Це поняття об'єднує різні механізми і можливості інтеграції з різними системами, загострюючи роль СЕД як системи управління бізнес-процесами на підприємстві. Дійсно, сам процес обробки документів - це бізнес-процес. А практично всі документи обробляються в рамках якихось масштабніших бізнес-процесів. Іноді в ході такого процесу задіяні на різних етапах різні документи. У підсумку неминуче СЕД включає в себе властивості і функції системи управління бізнес-процесами. У найпростішому випадку - документнооріентірованнимі процесами, в більш розвинених системах - практично будь-якими. При цьому при виконанні бізнес-процесів задіюється кілька різних ІТ-систем. І якщо СЕД має можливості процессной інтеграції, то вона стає тією сполучною засобом, за допомогою якого автоматизуються бізнес-процеси підприємства, що охоплюють кілька ІТ-систем. Базовий механізм для цього, вибудовування маршруту завдань і відстеження ходу виконання, в розвинених СЕД є. А можливості інтеграції з різними ІТ-системами дозволяють автоматизувати і прискорити багато кроків процесу. Наприклад, процес обробки заявки починається з отримання листа від клієнта, яке автоматично потрапляє в СЕД (інтеграція з поштою) і стартує бізнес-процес її обробки. В ході обробки створюються документи, що запускаються на узгодження. При узгодженні документа потрібно отримати з ERP-системи дані про залишок бюджетних коштів або створити запис про заявку в ERP (інтеграція з ERP) і так далі. На будь-якому підприємстві можна знайти безліч актуальних сценаріїв процессной інтеграції, які можна реалізувати на базі СЕД.
Інтеграційні можливості Docsvision
Docsvision володіє всіма необхідними можливостями по інтеграції в ІТ-структуру підприємства, особливо орієнтованого на технології Microsoft: