Продовжуємо публікувати статті з сайту премії "HR-brand року".
- Почувши слово «Інтранет», необізнана людина, можливо, подумає про помилку - «Напевно, Ви мали на увазі Інтернет?». Насправді ніякої помилки немає. Але що ж таке Інтранет?
Поява цього терміна не стало одкровенням - воно лише об'єднало те, що вже було в тій чи іншій формі: багато компаній до цього часу вже мали щось подібне в своєму активі і успішно цим користувалися.
Де потрібен Інтранет? Чи всім він потрібен? Навіщо він потрібен? На цьому варто зупинитися докладніше.
Як правило, сьогодні Інтранет затребуваний і широко застосовується саме у великих компаніях, де робота персоналу повинна бути чітко організована, де необхідно гарантувати швидкий захищений доступ до будь-якої інформації, необхідної співробітнику, незалежно від його місця розташування. Відповідно, велика увага в цьому випадку приділяється питанням забезпечення безпеки і розмежування доступу. Інтранет в невеликих компаніях і компаніях «сімейного» типу, які не мають філій в інших містах, зосереджених в одному офісі, затребуваний набагато менше, хоча, безумовно, і тут є свої винятки.
Прогнози різних агентств, що займаються маркетинговими дослідженнями, свідчать про те, що обсяг вкладень компаній в Інтранет перевершить витрати на Інтернет-сервери протягом найближчих декількох років, і ця тенденція буде не тільки зберігатися, але і посилюватися. Чому? Відповідь проста - цього вимагають бізнес-реалії. Сучасна організація, яка живе в умовах динамічного розвитку, швидких і частих змін, переросла рамки паперової технології. З одного боку, бізнес вимагає швидкості, чіткості, оперативності, ідеальної комунікації між усіма бізнес-одиницями, збору і збереження всієї накопиченої інформації, яка часто є стратегічно важливим ресурсом для компанії. З іншого боку, бізнесу для успіху потрібно згуртування команди, перетворення працівників у однодумців. Привітання з днем народження, появою на світ дитини, закінченням випробувального терміну і іншим, фотографії з корпоративних заходів, новини, плани компанії - все це дозволяє краще згуртувати колектив (особливо якщо він розосереджений по офісах) і зробити бізнес більш «людяним», «живим ».
Вигоди від використання Інтранета:
- Висока продуктивність роботи співробітників при спільній роботі над спільними проектами.
- Легкий доступ до даних, які необхідні для роботи.
- Гнучкий рівень взаємодії.
- Зручність і легкість розміщення та оновлення даних (наприклад посадових інструкцій, договорів). Звідси - мінімізація кількості помилок, прорахунків, оптимізація робочого процесу, і, як наслідок, підвищення його продуктивності.
- Можливість навчання / консультації на робочому місці.
- Дозволяє втілювати в життя загальну корпоративну культуру.
Проте, було б невірно закінчити матеріал на такий захопленої ноті. Справедливості заради потрібно відзначити, що крім безперечних плюсів, у Інтранета є і мінуси. І перш ніж приймати рішення про створення подібного ресурсу, потрібно зважити всі аргументи «за» і «проти».
Олена Ганьшина, директор зі зв'язків з громадськістю Євразійського банку розвитку (ЄАБР):
- Ефективність використання внутрішнього сайту як засобу зміцнення корпоративного духу компанії, передачі інформації від керівництва до підлеглих, а також зворотного зв'язку сьогодні навряд чи може піддаватися сумніву. Для порівняння можна розглянути приклад друкованої корпоративної газети. Її основні недоліки - порівняно невисока оперативність (як правило, газета виходить раз на місяць) і значні витрати (150-200 тис. Руб. За номер з урахуванням роботи запрошеного журналіста, фотографа і верстальника, але без урахування витрат на доставку тиражу, а вони можуть перевищувати вартість підготовки номера).
Що стосується витрат, то левова їх частка припадає на період створення сайту. Як правило, його розробкою займаються підрядники-професіонали. А ось його підтримку і оновлення повинно бути під силу власної ІТ-службі компанії. Тому в порівнянні з газетою сайт може окупитися вже в перший рік існування.
Андрій Набока, генеральний директор компанії Design Online:
Основне призначення будь-якого корпоративного порталу - забезпечити зручний та оперативний доступ співробітника до необхідних йому матеріалами, а також налагодити ефективне спілкування серед працівників. На жаль, це не завжди виходить, навіть якщо мова йде про дуже просунутому і якісному порталі.
Валерій Зінченко, віце-президент НОМОС-БАНКу:
- Основним завданням внутрішнього сайту є створення єдиного інформаційного простору компанії, що дозволяє співробітникам віддалених підрозділів відчувати себе важливою частиною одного організму.
До ідеологічних цілям, безумовно, відносяться завдання розвитку корпоративної культури організації, пропаганда її цінностей, залучення співробітників у внутрішнє життя компанії. Якщо практичні аспекти інтранету знайомі і зрозумілі будь-якому керівникові, а можливість їх реалізації залежить тільки від ресурсних обмежень (бюджет, наявність / відсутність необхідної ІТ-інфраструктури), то з ідеологічними завданнями ситуація складніша - їх важливість визнає керівництво, але здійснення цих завдань часто впирається в небажання або неготовність формулювати самі ідеологічні принципи, знаходити творчі способи їх впровадження і, найголовніше, планомірно і послідовно їх реалізовувати.
Олена Харитонова, прес-секретар управляючої компанії «Арбат Капітал»:
- Внутрішні інтернет-портали завойовують все більшу популярність не тільки у великих корпораціях, а й у фірмах, які налічують вельми скромну кількість співробітників. На Заході вже давно існує практика впровадження подібних web-серверів. Інтранет як спосіб зберігання і систематизації корпоративної інформації, а також як канал для ділового спілкування співробітників зараз просто незамінний, оскільки в значній мірі сприяє ефективності роботи. Через такі портали деякі компанії досить успішно вирішують управлінські завдання, впроваджуючи систему електронного документообігу. Це дозволяє знизити витрати і заощадити час співробітників, що в результаті сприяє швидкості прийняття бізнес-рішень.
Внутрішній PR без нього також не може обійтися. Інтранет як ніякий інший інструмент дає можливість кожному співробітнику щодня відчувати почуття причетності до однієї команди, до однієї великої справі завдяки залученості у Внутрікорпоративне інформаційне поле. І якщо стратегія розвитку компанії передбачає таку важливу складову, як корпоративні комунікації, то інтранет буде кращим способом підтримки і розвитку корпоративної культури. Перед співробітниками відкриваються можливості спілкування один з одним і з керівництвом без посередників, що в значній мірі знижує психологічний бар'єр, сприяючи відкритого довірчого відношенню до колег.