Одним з найважливіших вимог, що пред'являються до обліку, яв-ляется вимога реальності і точності його показників. Однак при веденні облікових записів (у бухгалтерії) можуть виникнути розбіжності між показниками обліку і фактичним станом майна і фі-нансових зобов'язань. Причинами розбіжностей і невідповідності облікових даних фактичній наявності майна і фінансовим-вих зобов'язань можуть бути:
- природні зміни в майні (усушка, утруска, рас
пиліваніе, вивітрювання і т.д.);
- помилки, яких припускаються при прийомі і відпустці майна (з-
лишки, нестачі, пересортиця і т.д.);
- помилки в обліку (арифметичні помилки в підрахунках, описки
в документах, неправильні записи і т.д.);
- зловживання матеріально відповідальних осіб.
Тому необхідна звірка фактичної наявності майна з обліковими даними, що виробляється за допомогою Инвента-ризації.
Інвентаризація - це один з елементів методу бухгал-терського обліку, що забезпечує достовірність облікових даних шляхом:
1) звірки та документального підтвердження фактичної наявності майна і фінансових зобов'язань з обліковими даними;
2) виявлення откло-нений від облікових даних;
3) прийняття рішень щодо внесення изме-нений в дані бухгалтерського обліку.
Проведення інвентаризації регулюється Законом "Про бухгал-Терском обліку та звітності" та Методичними вказівками по інвентаризації майна і фінансових зобов'язань.
Проведення інвентаризації обов'язково у наступних випадках:
- при зміні власника або реорганізації організації;
- при ліквідації організації;
- перед складанням річної звітності;
- при зміні керівника організації або іншого матеріально відповідальної особи;
- при встановленні фактів розкрадань, інших зловживаючи-ний майнового характеру, псування, втрати майна або з інших причин (пожежа, стихійне лихо);
- за рішенням контролюючих, судових та інших уповнова-чинних на той органів.
Інвентаризації поділяються на сле-дмуть види: повна, часткова, суцільна, вибіркова, планова, позапланова, необхідна, повторна, контрольно-перепроверочная, перманентна.
Повна інвентаризація охоплює все майно, як при-належне організації, так і прийняте на відповідальне збер-ня, в переробку та інше, а також всі права і зобов'язання організації. Таку інвентаризацію проводять один раз на рік перед складанням річного звіту. Її називають річний (обязатель-ної) інвентаризацією.
Часткова - це інвентаризація, що охоплює окремі види майна організації: основні засоби, продукцію, ма-теріали, грошові кошти і т.п.
Суцільна інвентаризація охоплює перевірку всього без винятку готівкового майна, пред'явленого конкретним матеріально відповідальною особою.
Вибіркова - це інвентаризація, при якій перевіряють тільки деякі (на вибірку) цінності у конкретного матері-ально відповідальної особи.
Планова - це інвентаризація, проведена відповідно до плану роботи бухгалтерії організації.
Позапланова - це така інвентаризація, яку проводять раптово, без попереднього плану, з ініціативи адміністра-ції організації, за сигналами працівників (або громадян) про зло-вживання матеріально відповідальної особи і т.п.
Необхідна інвентаризація проводиться при зміні матеріально відповідальних осіб, після стихійних лих, при переоцінці матеріальних цінностей, крадіжці.
Повторна інвентаризація проводиться у разі, коли виникли сумніви не тільки в якості проведеної інвентаризації, а й в тому, що матеріально відповідальна особа заздалегідь знав термін початку інвентаризації та підготувався до неї.
Контрольно-перепроверочная інвентаризація проводиться період інвентаризації або відразу ж після її закінчення. Він охоплює не менше 10% перевірених цінностей. У разі ви явища розбіжностей керівник організації вимагає письмові пояснення від осіб, які проводили раніше інвентаризацію, і від матеріально відповідальної особи. При виявленні фактів приписок, пропусків цінностей або ж інших зловживань ру-никами розпускає таку комісію і ставить питання про при-потяг винних до відповідальності. Негайно призначається інвентаризаційна комісія для проведення повторної інвентарних-тарізаціі.
Перманентна (безперервна) інвентаризація проводиться відповідно до внутрішнім планом роботи бухгалтерії в тече-ня календарного року за окремими видами майна на различ-ні дати.
Порядок інвентаризації визначається організацією в її облік-ної політики.
Кількість інвентаризацій на рік, а також конкретні дати їх проведення встановлюються в календарному плані інвентарі-заційного роботи, який щорічно складається головним бухгалтером і затверджується керівником організації при створенні ін-вентарізаціонних комісій. Ці відомості не підлягають разгла-шенням.
В організаціях створюються постійно діючі інвентарі-заційного комісії в складі:
• керівника організації (його заміни);
• представників служби внутрішнього аудиту, незалежних аудиторських організацій.
При великому обсязі робіт проведення інвентаризацій воз-покладається, як правило, на робочі інвентаризаційні комісії, які виконують покладені обов'язки під керівництвом постійно діючих комісій.
Умовно інвентаризацію можна розділити на три етапи:
Інвентаризація проводиться в присутності матеріально відповідь-ного особи в такій послідовності:
• перед початком інвентаризації членам робочих комісій вручається наказ про проведення інвентаризації, а председате-лям комісій - контрольний пломбір (друк). У наказі встановлені терміни початку і закінчення інвентаризації. Повинен бути повний склад членів інвентаризаційної комісії.
• комісія складає оперативний план проведення інвентарних-тарізаціі. Для цього вона попередньо вирішує, які види майна необхідно перевірити в натурі; у яких мате-риально відповідальних осіб, кого з фахівців організа-ції необхідно залучити до проведення інвентаризації;
• голова комісії проводить інструктаж з особами, при-потяг для проведення інвентаризації, з питань порядку і техніки її проведення, оформлення результатів, термінів початку і закінчення;
• на місцях інвентаризації члени комісії пропонують мате-риально відповідальним особам рознести в книги (картки) складського обліку всі прибуткові та видаткові документи і скласти звіт з виведенням залишків на момент інвентаризації. На звіті та доданих до неї документах голова комісії робить напис до інвентаризації і ставить свій підпис і дату.
• комісія перевіряє ваговимірювальні прилади, бере у матеріально відповідальної особи розписку про те, що їм пред'явлені всі документи по операціях з інвентаризують-руемой цінностями. У розписці обов'язково вказується, що до початку інвентаризації всі прибуткові та видаткові документи на майно здано в бухгалтерію або пере-дані комісії і все що надійшли цінності, оприбутковані, а вибулі списані за видатками.
Основний етап інвентаризації полягає у фактичному знятті залишків. Члени комісії закривають і опечатують всі місця зберігання цінностей, що підлягають інвентаризації. Потім приступають до перевірки їх шляхом зважування, вимірювання, пере-рахунку і т.п. Виявлення, підрахунок і опис майна в натурі називається зняттям залишків.
Якщо перевіряються цінності знаходяться на різних складах, то все складські приміщення, за винятком того, де в даний момент проводиться інвентаризація, замикаються, опечатуються або пломбуються. Члени комісії несуть відповідальність за правильний підрахунок залишків майна.
Результати зняття натуральних залишків узагальнюють в інвентарних-тарізаціонних описах. який складають не менше ніж в двох екзем-Пляра. Помилки і неправильні записи в них виправляють пу-тем закреслення неправильного і написання правильного тексту (цифри). Виправлення засвідчуються підписами всіх учасни-ків інвентаризації та матеріально відповідальними особами.
Кожна сторінка опису нумерується. В кінці сторінки циф-рами і прописом виводиться загальний підсумок натуральних одиниць, за-писаних по сторінці незалежно від одиниць виміру ценнос-тей. Після закінчення записів прописом вказується кількість заповнених рядків, тобто число порядкових номерів внесених най-менованіем товарно-матеріальних цінностей. Кожна сторінка і опис в цілому підписуються всіма учасниками інвентаризують-ції. До інвентаризаційним описам додаються акти обмірів і розрахунки.
В інвентаризаційних описах не допускається залишати неза-нання рядки. В останніх листах описів незаповнені рядки прокреслюються. На майно, що перебуває на відпові-ном зберіганні, орендоване або отримане на переробку, з-представляються окремі описи. В кінці опису матеріально відповідальна особа дає розписку про те, що пред'явлені для перевірки всі цінності, що інвентаризація проведена в його присутності правильно, претензій до інвентаризаційної комісії у нього немає і перераховане в опису майно прийнято на відповідальне зберігання.
Правильно оформлені дані інвентаризації передаються в бухгалтерію організації для виведення остаточних ре-татів.
По котрі вступили інвентаризаційним описам в бухгалтерії, складаються порівняльні відомості. в які записують тільки ті цінності, за якими виявлені розбіжності. Порівняльні відомості повинні бути підписані членами інвентаризаційної-ної комісії і матеріально відповідальними особами.
Про всі виявлені розбіжності матеріально відповідальні особи дають інвентаризаційної комісії докладні письмові пояснення (в термін 2-3 дні). На підставі цих пояснень комісія визначає порядок і способи регулювання виявлених розбіжностей.
Рішення інвентаризаційної комісії фіксують в прото-колі, де приводять докладні відомості про причини і винуватців нестач і втрат і визначають заходи для прийняття по відношенню до винних осіб. Протокол засідання інвентаризаційної комісії затверджує керівник організації, який виносить остаточне рішення.
Результати інвентаризації повинні бути відображені в обліку і звітності того місяця, в якому була закінчена інвентаризація, а по річної інвентаризації - в річному бухгалтерському звіті.
- надлишки майна і грошових коштів оприбутковуються на підприємстві;
- біологічні втрати майна (продукції, товарів) в результаті зберігання в межах норм природних втрат враховують за напрямками її використання, тобто в іздер-жках виробництва або обігу;
- недостачі матеріальних цінностей, грошових коштів та іншого майна, а також псування понад норми природного убутку відноситься на винних осіб або за рахунок прибутку підприємства.
Для списання недо-стачо і псування понад норми природного убутку необхідно мати рішення слідчих чи судових органів, що підтверджують відсутність винних осіб, або відмова на стягнення шкоди з винних осіб, або про факт псування цінностей, отримане від відділу тех-ного контролю або відповідних спеціалізованих організацій.
Відшкодування заподіяної шкоди провадиться винними чи-цями не за тими цінами, за якими вони враховуються в поточному обліку, а за діючими продажними цінами. Тому сума, під-лежить стягненню з винних осіб, завжди буде більшою за ту, по якій значиться в обліку майно.
Слід зазначити, що взаємний залік надлишків і недостач в результаті пересортиці може бути допущений тільки у вигляді ис-ключення:
- за один і той же період, що перевірявся,
- у одного і того ж особи, що перевіряється,
- по товарно-матеріальних цінностей од-ного і того ж найменування в рівних кількостях.
Виявлені недостачі і втрати від псування цінностей враховуються на рахунку 94 «Нестачі і втрати від псування цінностей».