Історія розвитку секретарської справи.
Багатовіковий досвід російської державності сформував апарат цивільних чиновників, в якому секретарям відводилося далеко не останнє місце.
Зрозуміти особливості роботи сьогоднішнього секретаря неможливо без розгляду її витоків, які пов'язані з розвитком системи державних установ. Секретарська служба почала розвиватися в наказах XVI-XVII ст.
Глибокі перетворення державного апарату проводив Петро I.
Адміністративна реформа розпочалася зі створення Ближньої канцелярії, попередниці Сенату - вищої урядової установи з судовими, адміністративними та законодавчими функціями.
З 1704 року найважливіші державні функції виконує кабінет і особиста канцелярія царя. У царювання Петра I кабінет-секретар Макаров, на думку історика С.М. Соловйова, був "людина без думки, без голосу, але могутній за своїм наближенню до государя, все вельможі звертаються до нього з повагою, розраховуючи на прихильність государя, коли йому буде доповідати Макаров". Функції його були не дуже зрозумілі. До кабінету надходили рапорти від дипломатичних представників. Особливу групу справ кабінету представляли чолобитні. Після смерті Петра I кабінет був скасований.
Основним законодавчим актом, що регулює діяльність державного апарату Російської Імперії став Генеральний регламент 1720 р закріпив єдині принципи роботи всіх ланок державного апарату, норми документування та організації діловодства, розподіл посад усередині установи, функції чиновників, в тому числі секретарів.
Секретар колегії доповідав справи до слухання, вів облік "вершинних" і "невершінних" справ, зберігав друк колегії (канцелярії).
Глава 29 "Генерального регламенту" називалася "Про секретарському управлінні", в якій вперше записувалося вимога про чемності секретаря. Збереження документів - також "піклування" секретаря.
Секретар приходив на роботу раніше за інших членів колегії, "лінощі і недогляд" каралися штрафами, більш серйозні проступки каралися ще суворіше, аж до "позбавлення живота і пожитків".
За Петра I був складений моральний кодекс "Юності чесне зерцало", в якому описувалися основні вимоги до секретаря: привітність, покора і чемність.
У 1722 році був прийнятий "Табелі про ранги" - закон, за яким служба була розділена на цивільну та військову. "Табель" складався з 14 класів або рангів чиновників. Найбільш високий ранг - 5-й був привласнений таємного кабінет-секретарю (ця посада була віднесена до придворної службі; а інші посади ставилися до громадянської службі.). До 6-му рангу були віднесені таємні радники канцелярії Іноземної колегії, обер-секретар Сенату. Рангом нижче йшли обер-секретарі Військовій, Адміралтейської, Іноземної колегій. Обер-секретарі інших колегій, секретарі Сенату ставилися до 8-му рангу.
9-й ранг включав архіваріусів при обох державних архівах, сенатських протоколи засідань, і перекладачів. Звернемо увагу на те, що створення державних архівів передбачалося Генеральним регламентом, але до моменту підписання Табелі вони ще не існували. Це в черговий раз демонструє, що Табель створювався з урахуванням Генерального регламенту і не тільки констатував вже існуючі посади, а й припускав можливі. До речі, посад обер-секретарів в штаті більшості колегій не було. І ще одне зауваження. До цього ж 9-му рангу ставилися "професори при академіях" (поки що теж не відкритих) і "лікарі всяких факультетів". Важко сказати, чим було викликано включення цих посад в один клас, перебільшенням чи значимості одних, або навпаки, але це дає можливість припустити, що освіта канцелярських чиновників, досвід їх роботи можна було співвіднести з рівнем з'являється наукової інтелігенції.
До 10-му рангу ставилися секретарі інших колегій, перекладачі і протоколісти Військової, Адміралтейської і Іноземної колегій. 12-й і 13-й ранги включали секретарів в надвірних судах і канцеляріях в губерніях і провінціях.
Службовець, який отримав чин до восьмого класу, стає спадковим дворянином, з дев'ятого до чотирнадцятого класу давало тільки особисте дворянство. Секретарі ставилися за посадою до четвертого класу, і, отже, займали високе місце в служилої бюрократії. Цивільний колезький секретар відповідав військової посади командира полку.
З 1763 роки відбувається відродження кабінету його імператорської величності. У імператриці Катерини II було багато довірених осіб як кабінет-секретарів: Безбородько, Єлагін, Теплов. Все це були люди обдаровані: крім чиновників серед них були письменники і поети, які зробили "легкий склад в канцелярські справи" (Р. Г. Державін).
З 1763 року була введена посада статс-секретарів, основний обов'язок яких полягала в "прийомі прохань на найвище ім'я". На цю посаду призначалися на основі рекомендаційних листів і високого покровительства. За "Табелі про ранги" вони ставилися до четвертого розряду зі зверненням "Ваше превосходительство", мали високу платню, одноразові виплати, іменні пенсії, нагороджувалися орденами, медалями, знаками. Кабінет мав великі фінансові кошти, на які будувалися маєтки, палаци, цивільні споруди, тюрми і т.д. на ім'я государині.
Робота з проханнями регламентувалася інструкціями, де було визначено чіткий порядок поводження з проханнями. Вони подавалися особисто в кабінет, частіше поштою. Іноді відважних сановників ( "під Куверт") - з підписом ( "у власні руки"), часто разом з рекомендаційними листами. Більшу частину прохань передавали статс-секретарю в Сенат "для вирішення за законами". Багато питань, викладені в проханнях на найвище ім'я, вирішувалися поза чергою в залежності від покровительства знатних осіб. Швидкість розгляду питання нерідко залежала від особистості подавця. Є резолюція Катерини II на прохання шведського посла: "Не баритися на нашу російському звичаю, як за старих часів, чужі щоб не відали".
Канцелярія статс-секретарів була хорошою школою чиновницької служби, через неї пройшли видні державні діячі. Згодом багато ставали сенаторами. Канцелярія кожного статс-секретаря була автономна. У штаті було ще два-три секретаря. Це були освічені люди, знали мови, були розумні і вміли схоплювати суть питання. Були також молоді люди із знатних прізвищ для "кур'єрських посилок в чужі краї". У Росії їх функції полягали в перевірці фактів, викладених в проханнях. Становий склад подавачів прохань - дворянство, іноземні посли, торгові люди. Селяни за скарги на своїх поміщиків посилалися в Сибір.
Два рази на тиждень о восьмій ранку у Катерини II була аудієнція зі статс-секретарями. Приватне листування Катерини II також проходила через їхні руки. Статс-секретарі були членами численних комісій про іноземні поселеннях, про заворушення в Малій Росії, готували проект закону "Про заснування губернії". Архіви статс-секретарів - цінне історичне джерело з вивчення політики абсолютизму в Росії.
У місцевих органах управління секретарям належала головна роль в присутності. Секретарі по кожному надійшов справі становили доповідні записки, за якими приймалися рішення.
В кінці XVIII століття існували допомоги щодо складання документів, якими користувалися секретарі. Поряд з статутними правилами вони включали елементи правовідносин службовця і держави, діловий і "паркетний" етикет.
Реорганізація центрального апарату і створення міністерств відповідало інтересам Російської монархії XIX століття. Ієрархічний принцип все більше пронизував систему органів управління. Це проявляється і в організації державної служби на основі петровської "табелі про ранги" і на основі "Положення про Міністерствах".
"Установа міністерств" 1811 року строго встановило структуру міністерств і "образ провадження справ". Міністерства були представлені департаментами, радою міністра, спільними присутствиями департаментів, канцеляріями.
Значення секретаря на початку XIX століття дещо змінюється. Сувора регламентація порядку проходження документів по інстанціях вимагала суворого розподілу обов'язків між чиновниками всіх рівнів управління. Кожна справа розглядалася з точки зору важливості відбуваються в них питань, наявності резолюцій вищих чиновників, нагальних та секретних. Кожному питання відповідав чиновник, що займає певну ступінь в системі органів управління.
Відповідно до "Загальним установою міністерств" багато функцій секретаря виконувалися відповідно товаришами міністра, директорами департаментів.
Досить чітко функції секретарів видно у відділеннях департаментів, губернських присутності. Причому в канцеляріях були три рівня секретарської служби: обер-секретар, секретар, помічник секретаря.
Робота секретарів регламентувалася інструкціями, що містять перелік обов'язків по роботі з документами. Складання документів XIX століття проходило етап жорсткого регламентування: склад інформації, послідовність викладення питань, резюме, що полегшувало роботу секретарів. Крім того, "ревізія справ" поклала на секретарів додаткові обов'язки по контролю за виконанням документів.
XIX століття по частині просування секретарів на високе службове місце мало відрізнявся від XVIII. Блискучу кар'єру зробив блискучий російський реформатор М. М. Сперанський, пройшовши за чотири роки шлях від домашнього секретаря знатного вельможі до видного сановника Російської імперії.
Рядові секретарі канцелярії несли всю тяжкість величезного діловодства, вони обслуговували табельну чиновництво за маленьку зарплату.
У другій половині XIX століття нові структури управління (банки, трести, синдикати, спеціальні органи нагляду, комітети, комісії, ради) зажадали залучення на державну службу великого числа чиновників, в тому числі секретарів.
У період розквіту російської імперії посаду секретаря при дворі або при високих особах мали право займати особи дворянського походження. Більш демократичною і відкритою для різночинців професія стала лише в XIX столітті. У 1840 році з'явилися перші особисті секретарі у керівників Путилівського і Невського заводів в Петербурзі, а представники професії набули нового статусу - помічників в бізнесі. Секретарі супроводжували своїх патронів в ділових поїздках і на відпочинку, відповідали на листи і прохання, приймали відвідувачів - в загальному, в більшій мірі займалися тим, що зараз прийнято називати "зв'язками з громадськістю".
У 1868 році в Харкові були створені спеціальні курси підготовки секретарів. З'являється техніка, яка спрощує роботу: розмножувальні апарати, друкарські машинки, стенографія. З 1884 року стали виходити спеціальні журнали - "Вісник контор і канцелярій", "Бюлетень конторника" та інші.
Велике місце в організації секретарської служби протягом багатьох років займали питання службового етикету, взаємини з начальником, мистецтво оволодіння хорошими манерами. Наука вивчати характери і пристосовуватися до них давалася не кожному. Тональність відносин, стиль роботи і стиль життя визначався умовами, що створюються в кожному конкретному закладі, розмірами платні і самим духом часу.