Історія архівів бере свій початок з часів виникнення писемності у древніх людей. Археологи знаходять найдавніші сховища глиняних табличок, розкопуючи міста і поселення.
Саме слово «архів» в перекладі з грецької мови означає «палац правителя», а також «присутствене місце». Як бачимо, зборам документів надавалося значення, на рівні державної ваги. А документ - письмове свідоцтво тих подій, які відбувалися в певну історичну епоху. Будь-яке історичне дослідження просто неможливо без вивчення документів, тому стає зрозуміло, чому так важливо зберегти документи.
Архів - це і є сховище документів, проте не просто склад, а збереження документів в певному порядку. Якому? Зараз розглянемо.
Сучасний архів - це солідна наукова установа, де зібрані і зберігаються документи. Співробітники архіву мають певну кваліфікацію для роботи (наприклад, московський Історико-архівний інститут готує фахівців спеціально для роботи в архівах). Тому документи в архіві зберігаються в строго визначеному порядку, і якщо знадобиться якийсь документ, знайти його буде легко і досить швидко.
Коли-небудь сучасні документи так само, як і стародавні, потраплять в історію архівів майбутнього покоління людей. Тому завдання сучасників - зберегти документи в цілості й схоронності. Для цього в архівних установах підтримується постійна певна температура і вологість повітря. Найцінніші документи працівники архіву перезнімають на плівку, в результаті виходять мікрофільми за кожним документом. Зберігаються вони окремо, адже якщо в разі непередбаченого лиха оригінали будуть пошкоджені і знищені, залишаться копії документа.
Архівні документи зберігаються за чітко визначеними законами і правилами, які стосуються як кожної країни окремо, так і всього міжнародного співтовариства.