Існує думка, що ведення позабалансових рахунків - робота необов'язкова. Але якщо так поступати, то інформація про те, яке насправді майновий стан підприємства, буде неповною і недостовірною. У статті розповімо, як проводиться інвентаризація позабалансових рахунків, як її правильно зробити і оформити.
Необхідність ведення позабалансових рахунків
Дані про майно, облік якого ведеться за балансом, дають можливість коректно оцінити всі активи підприємства. Без цієї інформації жодна аудиторська фірма не зможе представити позитивний висновок. Повний облік майна прийде на допомогу не тільки підприємству, але і податківцям, що інспектує його діяльність. Наприклад, фіксуючи на рахунку 001 дані про взяті в оренду основні засоби, завжди можна обгрунтувати витрати на їх ремонт.
Інформація, що відбивається на позабалансових рахунках
Підприємство має право використовувати одинадцять ЗС, передбачених в законодавчому порядку. Їх сукупність умовно розділяється на такі блоки (групи):
- фіксація цінностей, якими підприємство не володіє, але тимчасово ними користується або зберігає;
- контроль над проведенням господарських операцій певного виду.
Облік на ЗС відбувається за допомогою спрощеної системи бухгалтерських заміток: будь-яка операція фіксується лише за дебетом або за кредитом певного рахунку.
Ведення ЗС не варто вважати простою формальністю. Коли на підприємстві відсутній відображення об'єктів, що знаходяться за балансом, відомості про склад майна некоректні. Тим самим порушується принцип достовірності та повноти обліку. За подібну недбалість передбачений штраф. Платити його повинен керівник з власної кишені. Мінімальна сума - 5 тис. Руб.
Особливості інвентаризації активів на позабалансових рахунках
Інвентаризацією називають форму контролювання того, в якому стані знаходиться майно і зобов'язання підприємства, яке їх фактичну наявність. Слід зіставити дані, що містяться в обліку, з реально існуючими. Без результатів інвентаризаційної роботи ніяк не обійтися, коли прийде час складання річного звіту.
Відмінні риси інвентаризаційного процесу такі:
- Організація часто не має достовірні дані про те, яка вартість позабалансового майна. Подібною інформацією повинен володіти орендодавець, або доведеться скористатися незалежною оцінкою. Тому важливо в договорі оренди відзначати окремим пунктом вартісне вираження об'єкта. Не важко буде записати її в відповідний ЗС і перенести в інвентаризаційний опис.
- Коли основні засоби орендуються або ж беруться з метою зберігання, потрібно скласти на них окремі описи. Не можна, щоб вони плуталися серед активів власних. В описах слід відзначати всі документи, що підтверджують прибуття ОС на підприємство.
- Деякі види активів оцінити майже неможливо, наприклад, цінні папери, бланки суворої звітності (БСЗ). Тому на ЗС вони відображаються за умовною вартістю. Інвентаризує БСО за видами, місцями зберігання та особам, відповідальним за їх цілісність. Такі особливості потрібно вказати в обліковій політиці.
- На позабалансові активи необхідно скласти окремі порівняльні відомості і зафіксувати результати проведеного контролю в інвентаризаційних описах.
Необхідність в інвентаризації не стосується ВП. Для них цей контроль - не обов'язок. Але скористатися прийомами і методикою інвентаризації активів ІП мають повне право.
Проводки, що відображають результати проведеної інвентаризації
На завершення інвентаризаційних робіт підсумкові акти підписуються:
- Кожним членом комісії.
- Працівниками, на яких покладена матеріальна відповідальність.
Контроль може пройти гладко і не виявити ніяких розбіжностей. Але виявлення надлишкового майна або нестачі активів, що значаться на ЗС - явище цілком можливе. Подібні факти відображаються відповідними бухгалтерськими нотатками:
Директор Молотов Р. Ю.
Главн. бухгалтер Проніна А. О.
Голова комісії Малин Н. Д.
Встановлені надлишки матеріалу А зараховані пересортицею, а недостача за матеріалом Б списується на витрати (з урахуванням пересортиці).
Важливо! При наявності пересортиці, можна зарахувати між собою надлишки і недостачі. Працівники, відповідальні за збереження активів, зобов'язані надати пояснення, написані власноруч.
Коли виникає необхідність в інвентаризації по забалансових рахунках
Інвентаризацію майна слід проводити:
- Передаючи активи в суборенду, продаючи або викуповуючи їх.
- Перед тим, як приступити до складання річного звіту.
- Коли встановлено розкрадання, псування активів.
- При надзвичайних ситуаціях, причиною яких стали екстремальні умови, стихійні лиха.
- Коли підприємство ліквідується або реорганізується.
- Якщо відбувається зміна відповідальних осіб. Прикладом може бути прийом на роботу нового касира. Попередній працівник повинен передати справи, а комісія в той же день проводить інвентаризацію каси. Під відповідальністю касира знаходиться не тільки рух готівки, але і зберігання бланків суворої звітності. Їх облік ведеться на позабалансовому рахунку 006.
Приклад основної частини необхідної опису наведено нижче:
Інвентаризаційний опис ЦБ і БСО № ________
Особливості інвентаризації позабалансових рахунків в бюджетних організаціях
У бюджетному обліку існує набагато більше ЗС - 30. Крім того, установи можуть додатково вводити ще, якщо це допоможе зібрати необхідні дані для ведення об'єктивного управлінського обліку. Ведеться він по так званій, «простій системі», яка передбачає відображення:
- цінностей надійшли;
- гарантій отриманих або виданих.
- видалення цінностей;
- погашення тих зобов'язань, які були забезпечені гарантіями.
Кореспонденція ЗС відсутня. Відображення операцій на них відбувається в залежності від того, що сталося з об'єктом обліку. Виробляються записи, що відображають його збільшення (надходження) або зменшення (вибуття). Інвентаризація забалансових рахунків проводиться в порядку, описаному вище.
Важливо! Тільки комісія може прийняти рішення, наприклад, про списання з рахунку 04 заборгованість неплатоспроможних дебіторів.
Топ 5 найбільш популярних запитань
Питання №1. Наскільки довго потрібно зберігати накази про інвентаризацію?
Вони зберігаються постійно, оскільки є наказами з основної діяльності.
Питання №2. Що робити, якщо хтось із членів комісії не зміг з поважних причин брати участь в інвентаризації?
Необхідно додатковим наказом замінити його іншим працівником.
Питання №3. У наказі про інвентаризацію підпис працівника, матеріально відповідальної, має бути присутня?
Всі співробітники, згадані в наказі, повинні з ним ознайомитися обов'язково. Підпис, яка це засвідчує, ставиться на наказі або в окремому аркуші ознайомлення.
Питання №4. При оформленні результатів інвентаризації допущена помилка. Як її виправити?
Неправильний запис потрібно закреслити і над нею написати правильну. Ніяких підчищень не допускається. Виправлення обов'язково необхідно завірити підписами кожного члена комісії та особи, матеріально відповідальної.
Питання №5. Касир переходить на іншу роботу. Як провести інвентаризацію каси?
Вона проводиться в тому ж порядку, як будь-яка інвентаризація. Наказом призначається комісія, яка визначає фактичну наявність всього, що зберігається в касі:
- грошових коштів і документів (поштових марок, проїзних квитків, оплачених путівок на санітарно-курортне лікування);
- акцій, сертифікатів, векселів;
- БСО.
Все фіксується в Відомості результатів і Акті, які підписуються членами комісії і касиром, залишає посаду.
Наявність якісного позабалансового обліку є обов'язковим для всіх юридичних осіб, і правом для ВП. Передбачено законодавчо проведення інвентаризації ЗС. Її правила і терміни нічим не відрізняються від подібної процедури для власних активів підприємства, хоча і має деяку специфіку.
Оцініть якість статті. Ми хочемо стати краще для вас: