Розібратися в засобах колективного використання БД програми Access легко. Спочатку потрібно помістити файл з вашої БД в таке місце, до якого у всіх є доступ - наприклад, в папку з загальним доступом на вашому комп'ютері або (що ще краще) в папку на серверному комп'ютері в мережі вашої компанії. Тепер усім, хто хоче використовувати БД, просто відкрийте її файл.
Звучить, просто, чи не так? Але не поспішайте. Перш ніж реорганізовувати роботу цілої компанії, орієнтуючи її на єдиний файл БД, слід врахувати кілька чисел. Можливі такі індикатори, що свідчать про те, що багато користувачів підтримка Access вам підійде.
| Не більше 40 осіб одночасно користуються БД. Кількість користувачів, що одночасно звертаються до БД, - це ключовий момент. Ви можете використовувати одну й ту ж саму БД спільно з сотнями користувачів, за умови, що всі вони не будуть откриватьету БД одночасно.
Це число (40) - осмислена рекомендація, а не залізне правило. Деякі гуру Access проектували БД, які могли витримувати від 90 до 100 одночасних користувачів. Але без серйозних (і складних) оптимізаційних заходів ви дуже скоро впретеся в цегляну стіну.
Це число (15) - рекомендація з перестраховкою. Якщо різні користувачі вносять зміни в абсолютно різні таблиці, можливо, вам вдасться проштовхнути і більше одночасних коригувань. З іншого боку, якщо всі захочуть змінити кілька одних і тих же записів, ви можете потрапити в аварійну ситуацію і раніше. Якщо сумніваєтеся, спробуйте.
| Структура БД змінюється нечасто. Іншими словами, ви не плануєте регулярно змінювати структуру таблиць, додавати нові поля або коригувати зв'язку між таблицями. В ідеалі слід остаточно відкоригувати свої таблиці, а потім пропонувати БД для спільного використання. Для отримання найкращих результатів тільки одній людині слід доручити роль головного розробника таблиць, який в разі необхідності відповідає за зміну структури БД.
| Різні користувачі мають намір працювати з різними таблицями. Якщо всі, хто користується вашою БД, виконують одну і ту ж задачу (і звертаються до однієї і тієї ж таблиці), у вас будуть проблеми. Але якщо один користувач підтримує каталог товарів, ще п'ять вводять замовлення, а шостий реєструє їх відправку, ви в набагато кращій ситуації. Незважаючи на те, що всі користуються однією і тією ж БД, їх робота не перекривається.
| Ваша БД не є критично важливою. Дані завжди важливі. Але якщо ви забезпечуєте роботу компанії, що займається електронною комерцією, за допомогою Web-сайту, який функціонує 24 години на добу, вам не уникнути хоча б короткочасних труднощів. На жаль, програма Access не може гарантувати такого роду стабільності. Хоча подібні ситуації трапляються рідко, раптові мережеві проблеми або збій комп'ютера в момент, коли користувач вносить зміни, можуть з великою часткою ймовірності пошкодити вашу БД.
Всім шанувальникам програми Access слід виконувати регулярні копіювання своїх БД протягом дня. Для автоматизації цього процесу можна застосовувати засоби планування (наприклад, Планувальник завдань ОС Windows).
Не буде перебільшенням сказати, що багато користувачів БД Access - основне рішення для багатьох маленьких компаній. Але якщо ви ознайомилися з обмеженнями програми і вирішили, що Access не зможе задовольнити ваші потреби, саме час перейти на більш потужний програмний продукт, наприклад, SQL Server. (He панікуйте -
доступна безкоштовна версія, і ви можете керувати вашими даними в звичному інтерфейсі Access.) Ви дізнаєтеся про SQL Server в главі 20 і про SharePoint Server в главі 21.