Як ефективно управляти змінами проекту

2 крок: Оцінка наслідків

Чи є необхідність для кожного, навіть незначного зміни займатися оцінкою наслідків внесення змін? Так, це потрібно робити завжди. Інша справа, хто цим займається? У багатьох організаціях це робить спеціально створена Рада з управління змінами. Однак менеджер проекту може і самостійно прийняти рішення про необхідність зміни проекту, якщо наслідки будуть незначними. В такому випадку, повинні бути чіткі критерії, за якими можна визначити необхідність розгляду змін на Раді з управління змінами або в іншому вищому органі управління проектом. Такими критеріями є зміни базових термінів, вартості, раніше затверджених результатів проекту.

Всебічна оцінка наслідків внесення змін передбачає вирішення таких питань:
  • Яка вигода буде отримана від внесення змін?
  • Які ризики пов'язані з проектом, якщо реалізувати запропоновані зміни? Які ризики чекають, якщо відмовитися від змін?
  • Коли поданий запит на зміну? Якщо запит надійшов на самому початку проекту, то зміни, швидше за все, не зроблять сильного впливу на проект, але якщо проект вже виконано на 70%, то зміни призведуть до переробок, а можливо і до перенесення термінів.
  • Як зміни вплинуть на результати проекту, проектні документи, терміни, бюджет, ресурси та інші аспекти проекту?

А як бути, якщо запит на зміну надійшов від самого замовника? Пам'ятаючи про те, що замовник завжди правий, може бути, необхідно негайно виконати зміни? Зовсім ні, потрібно в повній відповідності з формальною процедурою внесення змін перевірити вплив змін на параметри проекту і повідомити замовнику результати. Якщо рішення про зміни приймає Рада з управління змінами, можна запросити замовника на нараду, де буде прийнято рішення про затвердження або відхилення поданого запиту на зміну.

Деякі зміни настільки великі, що представляють собою «проект» в проекті. Одна лише оцінка наслідків внесення змін може вилитися в серйозне дослідження, результати якого слід документувати та представити Раді з управління змінами.

3 крок: Ухвалення рішення про зміну

Рішення за поданими запитами на зміни приймає Рада з управління змінами. Часто в складі такого ради можна бачити замовника. Зрідка виникають ситуації, коли надходить два взаємовиключних запиту на зміни, так що доводиться вирішувати, який із запитів вибрати, щоб усунути конфлікт.

За запитами, що розглядаються Радою з управління змінами, можуть бути прийняті різні рішення:
  • затвердити;
  • затвердити при виконанні специфічних умов;
  • відхилити;
  • відправити на доопрацювання.
Недостатньо затвердити зміни, важливо визначити терміни, за які потрібно виконати зміна і закріпити відповідального за реалізацію зміни. Також важливо довести до відома зацікавлених осіб інформацію про те, яке саме рішення прийнято. Отже, потрібно подумати про наступних питаннях:
  • Яким способом буде поширюватися інформація про прийняті рішення?
  • В якому вигляді буде доводитися інформація про відмови (причина відмови, формат документа)?

Схожі статті