Напевно, одне з найголовніших правил щодо того, як економити час, полягає в його правильному розподілі з урахуванням власної активності протягом усього дня. Хтось більш активний вранці, іншим вдається зробити набагато більше ввечері. Виходячи з цього, ви повинні спланувати всі свої справи.
Як розподілити свій час?
Для початку сядьте і напишіть список справ, які вам потрібно зробити за певний період (годину, день, тиждень). Весь список можна відсортувати, враховуючи їх важливість і ступінь терміновості. Фахівці радять ділити все обов'язки і завдання на чотири таких ступеня:
- Ступінь терміновості 1 - зробити сьогодні до 6 вечора;
- ступінь терміновості 2 - зробити до 6 вечора, але завтра;
- ступінь терміновості 3 - зробити до кінця цього тижня;
- ступінь терміновості 4 - зробити до кінця наступного тижня.
Крім цього, кожна ступінь може включати ряд підгруп з декількома завданнями. Кожне завдання ми позначаємо відмітками 1-5 (або більше, в залежності від кількості справ), де 1 - найважливіше і термінове, 5 - те, що може почекати до кінця дня / тижня.
Як розподілити час правильно і встигнути все за короткий період? Для цього достатньо просто почати з найважливіших справ. Незначні справи в разі катастрофічного браку часу можна залишити на завтра. Якщо вас підтискають терміни, деякі пункти можна поміняти місцями, оновлюючи список щовечора.
Багато також намагаються розподілити всі дії по групах:
При складанні плану і його впровадження в життя дуже важливо залишати так званий резерв - близько 5%. Він потрібен для випадків, коли один з процесів застопорився або на рішення задачі знадобився більший період, ніж ви розраховували. Ніколи не залишайте виконання завдання на півдорозі і переходите до наступного пункту тільки тоді, коли закінчили з попереднім.
Інші способи економії
Є також супутні способи економити час. Що це означає? Вони служать лише доповненням основного наміченого плану і сприяють його швидкому здійсненню.
Чим більше ви заощадите, тим більшим буде перехідною відрізок, протягом якого ви зможете встигнути багато дрібних справ: полити квіти, почитати газету, позайматися іноземною мовою, помити посуд і т.д.
Кажуть, що немає нічого гіршого, ніж чекати і наздоганяти. Так ось, припиніть чекати зустрічі або дзвінка. Очікування дуже вимотує і вам просто не вистачить часу на все інше. Чи не прислухайтеся до кроків або звучанню мелодії. Використовуйте цей проміжок максимально продуктивно.
Програми, які допомагають економити час
Список таких програм включає:
Додатки пропонують покрокове створення планів на день, інтеграцію зі списком контактів, багаторівневі цілі і складні взаємозв'язки, засоби відстеження ефективності використання, рівні пріоритетності, синхронізацію з додатками на робочому столі і багато іншого.
Отже, якщо ви будете поєднувати справи і застосовувати нові технології, займетеся самодисципліною і ліквідовуєте моменти простою, почнете розвивати свої професійні навички та визначте пріоритети, позбудетеся від подразників, не будете лінуватися, то, як економити час стане для вас найлегшою і здійсненним завданням.