Як написати замовлення на поставку товару або послуг для англомовних партнерів?
Лист-замовлення, як правило, пишеться на офіційному бланку компанії, з обов'язковим зазначенням дати і номера замовлення. Розміщення замовлення починається зі складання: а) супровідного листа, яке по-англійськи називається coveringletter. де покупець підтверджує умови платежу, доставки, знижок, вимоги до упаковки; б) самого замовлення, який розміщується на спеціальних бланках, по-англійськи - purchaseorderform.
Мета написання PO - покупець зобов'язаний надати продавцю детальну інформацію для здійснення подальшого продажу і поставки товару / послуг. Причому цей лист є не тільки важливим комерційним і юридичним документом, а й носить строго звітний характер, а отже, має бути складено з граничною точністю і увагою до найменших деталей. Правильно складений PO, з одного боку, передбачає виконання певних умов з боку покупця відповідно до домовленостей, що стосуються цін, кількості, поставки, платежів і т.д. і з іншого - захищає продавця на випадок, якщо покупець передумав придбати товар або захоче змінити умови замовлення.
У разі виявлення хоча б однієї помилки замовлення анулюється.
Перш ніж перейти до супровідного листа і оформлення замовлення, познайомимося зі словами і виразами, які допоможуть вам в темі:
Перевірте, як ви запам'ятали ці фрази і вирази.
1. Оплата, методи оплати.
2. Терміни та умови доставки.
3. Упаковка (опис і те, що важливо враховувати при упаковці).
Please find our enclosed Order No A40763 for 54 PC boards.
Please find enclosed our order No.RS 43971 for men's spectacles in assorted designs and colours.
1. Оплата. В цьому розділі листи підтверджуються умови оплати і обговорюються знижки, які ви готові або не готові прийняти.
We agreed that payments would be made against monthly statements.
We would like to confirm that payment is to be made by Letter of Credit.
We would like to thank you for the 5% quantity discount.
We have decided to accept the 10% discount you offered and terms of payment viz. documents against payment.
Ми лише нагадаємо, що всередині ринку методи платежів визначаються ступенем довіри між продавцем і покупцем. Найчастіше використовується відкритий рахунок або оплата авансом. При здійсненні експортно-імпортних трансакцій оплата зазвичай здійснюється проти документів (умова оплати товару, згідно з яким покупець здійснює платіж ні до отримання самого товару, а при передачі йому товаророзпорядчих (відвантажувальних) документів, зазначених в договорі купівлі-продажу) або акредитивом (documentary letter of credit або documentary collection or sight draft).
We would like to confirm that your payment is to be made by a Letter of Credit which we have already applied to the bank.
This is interest (відсоток) due to delayed payments order invoice No. 4603.
As soon as we have received your advice (зд. Сповіщення) we will send a banker's draft to your office.
Our bank has forwarded the relevant documents and sight draft for $ 2,362.50 to the City Bank.
2. Терміни та умови доставки. У цій частині листа вказується спосіб доставки і умови перевезення товару:
Також вказується назва судна (ім'я перевізника), час відправлення і терміни прибуття судна з товаром.
We advise delivery by road to avoid constant handling of the consignment.
We would like to advise you that your order No. B3418 has been shipped on SS Manitoba and should reach you within the next ten days.
Please, remember that only air freight will ensure prompt delivery.
3. Рекомендації по упаковці. Тут даються основні рекомендації по упаковці товару і запобіжні заходи при його пересиланні.
Each unit must be individually wrapped and packed in straw.
We would like our consignment to be shipped in wooden crates and marked clearly with their name and the word "fragile".
Please, make sure that the consignment of fabrics is wrapped carefully in tissue paper and packed securely and sent to our main depot at the above address in Moscow.
Супровідний лист має стандартне закінчення, де висловлюється побажання подальшої співпраці або дається нагадування про те, що ви сподіваєтеся на більш конкретні кроки з боку вашого партнера, як-то: нові замовлення або додаткову інформацію.
We would appreciate delivery within the next four weeks and look forward to your acknowledgement.
We are sure you will be pleased with the consignment and look forward to your next order.
If there is any further information you require, please contact us.
If the goods sell as well as we hope, we shall send further orders in the near future.
Щоб у вас склалося більш конкретне уявлення про цей вид письма - covering letter, пропонуємо вам один з варіантів.
Russian Oil Fat Company
building 2, # 19, Sergei Makeev str. Moscow, 123 100 tel / fax (495) 206 0435, 206 0819
Canadian Food Ingredients Ltd
23888 River Road
Maple RIDGE, 387
Dear Mr. Goodman,
Please find attached an order № 10003 for four food items.
Thank you for your discount of 5%, although as your regular customer we hope to receive better terms next time.
Please, make sure that the food ingredients are packed carefully and securely and sent to our main depot at the above address in Moscow.
We have been dealing with you on a cash against documents basis for over a year and we would like to use the same terms of payment this time as well.
Please send us any further correspondence relating to shipment or payment to our main office with att: Sergey Mikhailov.
1 / AppData / Local / Temp / msohtmlclip1 / 01 / clip_image001.gif "/> Yours Sincerely,
Після супровідного листа складається замовлення POform. В офісах великих і малих використовують різні форми і види PO. Ми виділимо три основних. це:
1. Electronicpurchaseorder - замовлення в електронному вигляді, який ви знайдете в інтернеті. Він відповідає міжнародним стандартам електронного обміну даними.
2. Single-usepurchaseorder - бланк замовлення разового застосування або використання. Цей тип замовлення, як правило, використовується в офісах, де займаються роздрібною торгівлею. Single-use PO дозволяє відстежити рух замовлених товарів від продавця до покупця і отримання кожного із зазначених в PO найменувань.
3. Blanketpurchaseorder - загальне замовлення як договір продажу певних товарів / послуг без остаточного уточнення його кількості і асортименту в момент підписання угоди. Така форма замовлення зазвичай використовується компаніями і організаціями для відстеження руху відправлених грошей за виконаний проект або інші послуги. Використовується дана форма також тоді, коли товар виготовляється під специфічні потреби та вимоги покупця.
Наприклад, особливий дизайн машини.
Зразки PO можна знайти і в Microsoft Templates, і на багатьох сайтах, що спеціалізуються в складанні ділових листів, наприклад: Business-in-a-Box.
Один із загальноприйнятих зразків бланка, який ви можете скопіювати з нашого журналу і використовувати в своєму офісі, виглядає наступним чином:
Purchase Order Form
[Your Company Logo] Purchase Order
[City. ST.ZIP Code]