Стандартний робочий день, як відомо, триває 8 годин з перервою на обід. Одні встигають за цей час переробити масу справ, а інші не встигнуть прийти на роботу, як тут же тягне в сон, потім хочеться поїсти, а потім вже і пора йти додому, а в результаті нічого толком і не зробив. Сучасному поняттю «тайм-менеджмент» присвячено багато книг, адже запорука успішної роботи - це досконале вміння управляти своїм часом. Розглянемо деякі правила або навіть підказки, слідуючи яким ви зможете встигати за день переробити масу справ і піти додому в піднесеному настрої.
Отже, розглянемо їх:
1. Пишіть собі список справ на кожен день. Так, ви будете знати, що вам залишилося, яке діло краще перенести, а яке зробити в першу чергу. Якщо справа велика, то його можна структурувати по етапах, запишіть їх і дотримуйтесь кожному етапу. Можете також збоку написати скільки часу вам знадобитися на кожен і намагатися дотримуватися цих коротким тимчасовим рамкам.
2. Такі непомітні, на перший погляд, справи як перевірка пошти часом забирають дуже багато часу. Створіть собі правило перевіряти пошту, наприклад, 2 рази на день в чітко призначений час: о 10.00 та о 16.00. І робити це не більше 10 хвилин.
3. Якщо вам необхідно зосередитися - усамітнюйтеся. Якщо немає можливості зробити це в окремому кабінеті, то створіть собі комфортне робоче місце, для того, щоб вас ніхто не зміг відволікати через дрібниці від написання важливого звіту.
4. Якщо ви керівник, то проблема планування часу повинна турбувати вас набагато більше. При проведенні наради визначайте його точні часові рамки. Напишіть собі список питань, які необхідно розглянути на нараді і відзначайте ті, які вже розглянули. Не звалювати всю роботу на себе, з думкою що «ніхто не зробить це краще за мене», навчитеся перерозподіляти обов'язки, доручаючи частина роботи іншим. Перевірка пошти, дзвінки до клієнтів, робота з паперами, оформлення документів - все це можна доручити своїм помічникам.
5. Встановлюйте пріоритети. Навчіться відрізняти важливі і першорядні справи від тих, які не так сильно важливі. Виступаючи на нараді з доповіддю, не затягуйте мова. Виділіть тільки основні моменти тезисно, так вони будуть зрозумілі і почуті всіма вашими колегами.
6. Золотий час - це ранок. Як правило, всі плани на день руйнуються саме вранці через терміново виникли, непередбачених обставин. Тому взятися за справи потрібно відразу ж вранці, не відволікаючись на плітки за чашкою кави з колегами. Такий бойовий запал з ранку дає прилив енергії на весь день і дозволяє до вечора вже розгребти все робочі завали, що накопичилися раніше.
7. Ранок, звичайно, продуктивний час для роботи, так. Але необхідно також враховувати і свої особливості. Як відомо - люди діляться на «сов» і «жайворонків». Багато творчі люди здатні до продуктивної роботи саме ближче до ночі, а ось вранці їх ніяк не можна розворушити. І якщо ви належите до «сов» або ваш підлеглий - «сова», то враховуйте це в роботі і якщо людина все встигає, але тільки виробив свій власний ритм роботи, не потрібно е го переучувати і насильно примушувати перейти на ваш графік.
8. Порядок вашого робочого місця потрібно намагатися дотримуватися завжди. Для того, щоб не витрачати на роботі по кілька годин, на розподіл паперів на ті, які треба викинути і ті, які важливі.
9. Снідайте! Почуття голоду значно знижує працездатність і здатне повністю заповнити ваші думки бажанням поїсти, а не важливими справами, список яких ви склали ще в першому пункті!