Найважливіше - правильно підібрати команду. Наприклад, розробкою сайту у нас займаються щонайменше 7 людей: креативний і арт-директор, дизайнер, верстальник, розробник, копірайтер і менеджер. Залежно від складності проекту, ми залучаємо додаткових фахівців, годинник яких теж необхідно правильно розподілити. Ризики є завжди. Ми намагаємося закладати в півтора-два рази більше часу, оскільки у клієнта можуть з'явитися додаткові побажання.
На етапі складання графіка допомагає календарний план. Це може бути Excel-таблиця, де розписані найближчі місяці по днях і кожен етап за сегментами. Можна відобразити проект в діаграмі Ганта. Складна штука, вимагає дуже багато зусиль. Іноді на ведення діаграми Ганта потрібен мало не окремий людський ресурс. Великі компанії це практикують, коли необхідно прогнозувати завантаження співробітників.
Ми намагаємося побудувати графік таким чином, щоб бюджет виправдовував терміни. Тому що рентабельність проекту залежить від них безпосередньо. Чим довше затягується проект (через клієнта або власних недоробок), тим сильніше падає його маржинальність.
У графіку ми завжди вказуємо орієнтовні дати оплати, це допомагає в комунікації з клієнтом. Він розуміє, коли ми переходимо до наступного етапу робіт. Таким чином, прострочень і заборгованостей бути не повинно, оскільки в рамках графіка всі ці платежі чітко розписані. Найголовніше: команда, календарний план, кошторис і контроль.
Що робити, якщо клієнт зриває терміни
Для того, щоб слідувати графіку, пропишіть етапи затвердження (не більше трьох робочих днів). Якщо клієнт додає правки, не зациклюйтеся на одному етапі, поясніть йому важливість переходу до наступного кроку. Якщо з'являються нові цікаві ідеї - фіксуйте їх. Доробки краще робити вже на етапі розвитку проекту, оскільки може знадобитися розширення бюджету і часу. Клієнт, як правило, погоджується, якщо пояснити йому, що його ідеї не будуть забуті.
Людина до вас прийшов за рішенням, тому ви зобов'язані говорити йому, як краще, а не він вказувати, що і коли робити. Якщо бездумно виконувати кожне бажання клієнта - виходить зовсім не те + зриваються терміни.
На першому етапі важливо все розжувати замовнику - від графіка до проектної документації. Все скласти, презентувати і обговорити, інакше він пробіжить по документам і забуде.
Як правильно розподіляти ресурси
Діаграма Ганта виявляє, чи є у людини (розробника або дизайнера), на якого ти ставиш проект, вільний час на даний момент. Вона вміє перевіряти кожен раз статуси, визначає, чи є у співробітника ресурси. Це корисно компаніям від 30 чоловік, коли багато проектів йде паралельно.
Ми ведемо 3-4 проекту одночасно, тому нам досить звичайних графіків. Розуміємо, які етапи перетинаються, де необхідні додаткові зусилля і мотивація.
Прораховуємо проект, представляючи його у часовій шкалі по годинах кожного співробітника - скільки він витратив на певне завдання. Ось цей годинник формують кінцеву кошторис. Грубо кажучи, 32 години розробника в проекті буде коштувати Х рублів. З цих цифр складається бюджет, він максимально прозорий. Прописані ресурси, які будуть витрачені на реалізацію кожного етапу проекту. І тут важливо правильно прорахувати собівартість години.
Коли я тільки починав бізнес, був упевнений, що бюджет складається з години співробітника, помноженого на два. 50% - це заробіток за все агентства. Згодом зрозумів, що в бюджет входять і інші витрати - оренда офісу, обладнання, купівля ліцензійних програм і безкоштовні обіди.
Інструменти для менеджменту проекту
У нас був період, коли ми використовували 3 СRM-ки для ведення одного проекту. Розробникам потрібна була платформа, яка виявилася незручною менеджерам і дизайнерам, тому для них була окрема система. А клієнт сидів взагалі в третій, в наших він би загубився.
Зараз ми намагаємося максимально спрощувати взаємодію всередині компанії. Знайшли платформу, яка враховує побажання різного роду фахівців.
Є функція, яка дозволяє контролювати собівартість проекту. По одному кліку можна дізнатися, скільки ресурсів витрачено. Таким чином, кожен співробітник бачить, наскільки успішний проект, де потрібно «дотиснути». Коли є прозора кошторис, ти кажеш «Хлопців, закінчуємо проект, в бюджеті залишається 20% надприбутки, тому 10% ділимо на команду». Відмінна мотивація виходить. Кожен починає намагатися.
Відкриті бюджети - це дуже важливо. Чим більше ви приховуєте, тим менше у команди можливостей вплинути на результат проекту. Коли працює єдина система, кожен може вплинути, привнести від себе щось. Це, напевно, в менеджменті одна з основних речей, до якої радив би прагнути.
Ідеальний менеджер проекту - як знайти?
Менеджер - сполучна ланка між клієнтом і командою, дуже важливо, щоб він розумів клієнта і вмів донести його вимоги до команди. Погано, якщо співробітник необдумано кидає інформацію, не обробляючи її.
У менеджера повинно бути бачення результату. Якщо він не контролює потік вимог, а команда отримує завдання, які потрібно переробляти - це впливає на проект. Співробітник повинен підтверджувати статус самого агентства в очах клієнта і добре розуміти команду. У різних членів команди свою мову - з дизайнерами потрібно говорити тільки повітряними термінами, емоційно, з розробникам вибудовувати системну спілкування. Ставити завдання тільки в наказовому способі, де чітко вказано що, коли і як потрібно зробити. Іншими словами, чітко формулювати завдання.
Дуже складно зрозуміти на співбесіді, наскільки кандидат розуміє всі ці нюанси, тому необхідно дати тестове завдання. Поставити конкретну задачу і спостерігати, як менеджер її вирішить. Відразу все стане ясно - чи застосовує він в роботі ті техніки, про які так довго розповідав на співбесіді.
Раніше я думав, що єдине завдання менеджера - це контроль. Зараз розумію, що знання технологій, практик і правильна комунікація - теж дуже важливі речі.