Сторінка 1 з 2
До витрат, пов'язаних з роз'їзним характером роботи, відносяться:
- витрати на проїзд;
- витрати по найму житлового приміщення;
- додаткові витрати, пов'язані з проживанням поза місцем постійного проживання (добові, польове забезпечення);
- інші витрати, зроблені співробітниками з дозволу або з відома роботодавця.
Встановлення роз'їзного характеру робіт
Розміри і порядок відшкодування цих витрат, а також перелік робіт, професій, посад працівників, яким встановлено роз'їзний характер робіт, встановіть колективним договором, угодами, локальними нормативними актами. Наприклад, наказом керівника організації, Правилами трудового розпорядку.
Про це сказано в статті 168.1 Трудового кодексу РФ.
Відомості про роз'їзному характері робіт внесіть в трудовий договір з працівником (ч. 2 ст. 168.1, абз. 8 ч. 2 ст. 57 ТК РФ). Детальніше див. Як оформити прийом співробітника на роботу.
Ситуація: чи можна встановити роз'їзний характер робіт співробітнику бухгалтерії
Так можна. Якщо його робота передбачає періодичні поїздки в банк, податкову інспекцію, фонди і т. Д.
Ситуація: чи повинна організація зареєструвати відокремлений підрозділ за місцезнаходженням співробітника, якщо він працює в іншому місті. Робота має роз'їзний характер
Відповідь на це питання залежить від того, чи забезпечує організація співробітника стаціонарним робочим місцем. Роз'їзний характер роботи співробітника в даному випадку не впливає на наявність або відсутність обов'язки по реєстрації відокремленого підрозділу.
За загальним правилом організація повинна встати на податковий облік за місцезнаходженням кожного свого відокремленого підрозділу (п. 1 ст. 83 НК РФ).
Підрозділ вважається відокремленим, якщо воно володіє двома ознаками:
- територіальна віддаленість від організації;
- наявність хоча б одного обладнаного стаціонарного робочого місця.
При цьому стаціонарним робочим місцем є робоче місце, створене на термін більше одного місяця. Про це сказано в пункті 2 статті 11 Податкового кодексу РФ. Робоче місце вважається обладнаним, якщо для співробітника створені всі умови, необхідні для виконання трудових обов'язків. Крім того, робоче місце повинно перебувати під прямим або непрямим контролем організації-роботодавця (ст. 209 ТК РФ).
Таким чином, якщо зі співробітником укладено трудовий договір, але при цьому організація не створює і не обладнає для нього стаціонарне робоче місце, то підстав для постановки на податковий облік за місцем виконання робіт в організації не виникає. Якщо ж організація забезпечує співробітника стаціонарним робочим місцем, то у неї утворюється відокремлений підрозділ, яке слід зареєструвати в податковій інспекції.
Суму компенсації витрат співробітникові, якому встановлено роз'їзний характер робіт, відобразіть на рахунку 73 «Розрахунки з персоналом за іншими операціями».
При нарахуванні компенсації зробіть запис:
Дебет 26 (44, 08 ...) Кредит 73
- нарахована компенсація витрат, пов'язаних з роз'їзним характером роботи.
Виплату компенсації відобразіть так:
Дебет 73 Кредит 50
- виплачена компенсація витрат, пов'язаних з роз'їзним характером роботи.
Такий порядок випливає з Інструкції до плану рахунків.
Документальне підтвердження витрат
Ситуація: чи можна виплатити компенсацію за роз'їзний характер робіт авансом
Співробітникам, яким встановлено роз'їзний характер робіт, організація відшкодовує витрати, пов'язані зі службовими поїздками. Розміри і порядок відшкодування цих витрат організація встановлює самостійно у внутрішніх документах (ст. 168.1 ТК РФ).
Таким чином, організація має право прописати в своїх внутрішніх документах умова про те, що компенсація за роз'їзний характер роботи виплачується авансом.
При цьому таку операцію слід розглядати як видачу грошей під звіт.
У бухобліку розрахунки з працівниками, пов'язані з видачею підзвітних сум, відбивайте з використанням рахунку 71 «Розрахунки з підзвітними особами» (Інструкція до плану рахунків).
У момент видачі готівки під звіт в бухобліку зробіть проводку:
Дебет 71 Кредит 50
- видано працівникові гроші під звіт на оплату витрат, пов'язаних зі службовими поїздками.
На дату затвердження авансового звіту зробіть проводку:
Дебет 26 (44, 08 ...) Кредит 71
- відображена компенсація витрат за роз'їзний характер роботи (на підставі авансового звіту).
Приклад відображення в бухобліку виплати компенсації за роз'їзний характер роботи з каси авансом
Видачу грошей під звіт бухгалтер «Гермеса» відбив проводкою:
Дебет 71 Кредит 50
- 5000 руб. - видано працівникові гроші під звіт на оплату витрат, пов'язаних зі службовою поїздкою.
Колесов провів в рейсі два дні і після повернення з поїздки подав до бухгалтерії авансовий звіт на 5000 руб. і доклав виправдувальні документи (шляховий лист, рахунок з готелю, звіт про виконане завдання і т. п.).
Бухгалтер в обліку зробив наступну проводку:
Дебет 44 Кредит 71
- 5000 руб. - відображена компенсація витрат за роз'їзний характер роботи (на підставі авансового звіту).
ПДФО та страхові внески
Витрати, пов'язані з роз'їзним характером роботи, виникають у співробітника в зв'язку з виконанням посадових обов'язків. Суми, виплачені як компенсація цих витрат, доходами співробітників не є. Такий висновок випливає з частини 2 статті 164 і статті 168.1 Трудового кодексу РФ.
Тому незалежно від системи оподаткування, яку застосовує організація, сума документально підтверджених витрат, пов'язаних з роз'їзним характером роботи, не обкладається:
Ситуація: чи потрібно унормувати добові, пов'язані з роз'їзним характером роботи, для цілей обчислення ПДФО в тому ж порядку, що і для відряджень
Суми відшкодування співробітнику додаткових витрат, пов'язаних з проживанням поза місцем постійного проживання (добові) при роз'їзному характері роботи не обкладаються ПДФО в повному обсязі, встановленому організацією. Тобто в розмірі, який передбачений локальними нормативними актами (наприклад, наказом керівника, колективним договором) або трудовим договором.
Умова про звільнення добових від ПДФО в межах 700 руб. за кожний день перебування у відрядженні, встановлене пунктом 3 статті 217 Податкового кодексу РФ, в даному випадку не застосовується. Адже службові поїздки співробітників, постійна робота яких має роз'їзний характер, відрядженнями не визнаються (ст. 166 Трудового кодексу РФ).
Організація повинна компенсувати витрати співробітникам, якщо їх постійна робота має роз'їзний характер. Це випливає з положень статті 168.1 Трудового кодексу РФ. Однак слід враховувати, що надбавка до зарплати за роз'їзний характер роботи і компенсація, пов'язана з роз'їзним характером роботи, - не одне й те саме.
Компенсація - це грошова виплата, спрямована на відшкодування витрат, пов'язаних з виконанням трудових обов'язків (ст. 164 ТК РФ). Тобто роботодавець відшкодовує понесені і документально підтверджені витрати. Розмір компенсацій і порядок їх відшкодування організація повинна прописати в колективному договорі або іншому локальному акті. Зокрема, організація повинна затвердити:
- перелік співробітників, яким належить виплата компенсації витрат;
- розмір компенсації;
- порядок відшкодування витрат (перелік і терміни надання авансових звітів, необхідних для відшкодування витрат).
Якщо ж співробітнику встановлена надбавка до зарплати за роз'їзний характер роботи, то компенсаційною виплатою вона не є, оскільки в даному випадку людині не відшкодовуються фактично понесені ним витрати. Така надбавка представляє собою доплату до заробітної плати за особливі умови праці.
Аналогічні висновки підтверджуються:
Порядок розрахунку інших податків залежить від того, яку систему оподаткування застосовує організація.
Організація зобов'язана відшкодовувати витрати тим співробітникам, робота яких має роз'їзний характер (ст. 168.1 ТК РФ). Тому суму компенсації можна врахувати при розрахунку податку на прибуток (як економічно обґрунтовані витрати). При цьому роз'їзний характер роботи співробітника потрібно підтвердити документально. Це випливає з пункту 1 статті 252 Податкового кодексу РФ.
Ситуація: за якою статтею витрат при розрахунку податку на прибуток можна врахувати витрати на компенсацію витрат співробітникам з роз'їзним характером роботи
Однозначної відповіді на це питання законодавство не містить. Позиція контролюючих відомств також неоднозначна.
З точки зору трудового законодавства відшкодування співробітникам витрат, пов'язаних з роз'їзним характером робіт, не входить в систему оплати праці, а являє собою компенсаційну виплату, гарантовану законодавством (ст. 164, 168.1 ТК РФ). Тому при розрахунку податку на прибуток таку суму потрібно включити в інші витрати, пов'язані з виробництвом і реалізацією (подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ). Правомірність такого підходу пояснюється наступним.
Трудовий кодекс РФ виділяє два види компенсаційних виплат. Один з них об'єднує компенсації, пов'язані з особливими умовами праці. Такі виплати відповідно до статті 129 розділу VI «Оплата і нормування праці» Трудового кодексу РФ є елементами оплати праці. Другий вид компенсацій визначений статтею 164 розділу VII «Гарантії і компенсації» Трудового кодексу РФ. Відповідно до положень цієї статті такий вид компенсацій є грошові виплати співробітникам в відшкодування витрат, пов'язаних з виконанням ними трудових обов'язків. Зазначені суми не входять в систему оплати праці. Відшкодування співробітникам витрат за статтею 168.1 Трудового кодексу РФ відноситься саме до такого виду компенсацій (передбаченому розділом VII «Гарантії і компенсації» ТК РФ). Тому ці суми при розрахунку податку на прибуток слід враховувати в складі інших виробничих витрат.
Який з вищевикладених позицій віддати перевагу, організація може вирішити самостійно. При можливості віднесення витрат одночасно до декількох груп витрат Податковий кодекс РФ надає організації право вибору варіанта їх обліку. Це випливає з пункту 4 статті 252 Податкового кодексу РФ. Однак у зв'язку з виходом більш пізніх роз'яснень Мінфіну Росії податкові інспекції під час перевірок, швидше за все, будуть керуватися саме ними.
Головбух радить: при розрахунку податку на прибуток визначитися зі статтею витрат по оплаті витрат співробітників, чия робота має роз'їзний характер, важливо, зокрема:
- для формування регістрів податкового обліку за видатками (ст. 313 і 314 НК РФ);
- для розподілу витрат на оплату праці, якщо вони включені організацією до складу прямих витрат (п. 1 ст. 318 НК РФ);
- для списання витрат на окремі види добровільного страхування співробітників в зменшення оподатковуваного прибутку, оскільки ліміт обліку таких витрат залежить від розміру витрат на оплату праці (п. 16 ст. 255 НК РФ).
Тому якщо організація несе витрати на добровільне страхування співробітників, то суми оплати проїзду доцільно відносити на витрати з оплати праці (ст. 255 НК РФ).
Якщо витрати на оплату праці включені організацією до прямих витрат, то вартість проїзду співробітників краще списувати за статтею інших виробничих витрат (подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ).