Кожне поховання, вироблене на території кладовищ Одінцовського району, згідно обласному законодавству реєструється уповноваженим органом місцевого самоврядування в сфері поховання та похоронної справи в Книзі реєстрації поховань (поховань урн з прахом).
У Книгу реєстрації також вноситься запис про відповідальну особу, яка бере на себе обов'язок виконувати догляд за місцем поховання, містити надмогильні споруди і зелені насадження в належному стані, а також має право встановлювати надмогильні споруди і при дотриманні встановлених санітарних норм і правил вирішувати підпоховання в могилу родичів раніше померлого. Здійснення поховань або установка пам'ятника, огорожі без згоди відповідального за поховання є незаконними. Уповноваженим органом на кожне місце поховання видається посвідчення про поховання відповідального за місце поховання, відповідно до записів у Книзі реєстрації поховань, які підтверджують факт поховання померлого на конкретній ділянці кладовища, із зазначенням відомостей про поховання (похованих), відповідальну особу за місце поховання, номера дільниці .
Посвідчення про поховання видається в день подання заяви про оформлення місця поховання; копії паспорта або іншого документа, що посвідчує особу заявника з додатком оригіналу для звірки; копії свідоцтва про смерть з додатком оригіналу для звірки; копії документів, що підтверджують родинні зв'язки з померлим, з додатком оригіналів для звірки; копії довідки про кремацію з додатком оригіналу для звірки в разі поховання урни з прахом після кремації.
При наявності поруч двох і більше поховань оформлення посвідчень про поховання проводиться при поданні документів щодо всіх померлих родичів, похованих на даному місці.
Перереєстрація поховань з одного відповідальної особи на інше може проводитися як після смерті відповідального за поховання, так і при його житті. Перереєстрація місця поховання носить заявний характер і здійснюється в день звернення на підставі заяви із зазначенням причин перереєстрації. Зміна відповідального за місце поховання проводиться за згодою чинного відповідальної особи на користь іншого громадянина, який в письмовому вигляді пише заяву про готовність узяти на себе права та обов'язки відповідального за місце поховання.
До заяви додаються: посвідчення про відповідний похованні (у разі відсутності посвідчення про поховання надаються свідоцтва про смерть на кожного похованого на даній ділянці); копія паспорта або іншого документа, що посвідчує особу заявника, на яке зареєстровано поховання (з поданням оригіналу для звірки); оформлена відповідно до законодавства Російської Федерації довіреність на вчинення дій по перереєстрації поховання, копія паспорта представника (з поданням оригіналу для звірки) в разі, якщо заява подається представником особи, на яке зареєстровано поховання; копія паспорта або іншого документа, що посвідчує особу особи, на яке здійснюється перереєстрація поховання (з поданням оригіналу для звірки); копії документів, що підтверджують факт спорідненості із заявником, або похованим (з поданням оригіналу для звірки), якщо проводиться перереєстрація родинного поховання.
При перереєстрації поховань вносяться відповідні зміни до Книги реєстрації поховань (поховань урн з прахом) і в посвідчення про поховання.
Спори, що виникають у зв'язку з перереєстрацією поховань, вирішуються в судовому порядку.
Всі перераховані вище послуги надаються безкоштовно.
Оскільки документи видаються тільки родичам або на підставі довіреності, Служба районних кладовищ не може самостійно запитувати і отримувати необхідну інформацію з РАГСів і архівів.
Якщо не вдається документально підтвердити родинні стосунки, зробити це можна в судовому порядку.
Законом Московської області «Про поховання та похоронну справу в Московській області» не встановлені конкретні терміни, протягом яких відповідальний повинен оформити посвідчення про поховання.