юрист, провідний спеціаліст з правових питань Центру розвитку кадрових технологій, досвід роботи в сфері правового консалтингу 8 років, експерт журналу
До чого ж буває прикро, коли працюєш на совість і, здавалося бути всюди панує порядок але ось приходить перевірка перевірка ГИТ знаходить нічого більш «страшного», ніж відсутність сургучною друку або пломби на книзі-облік руху трудових книжок і вкладишів до них! Здавалося б, книга прошита, пронумерована, навіть печатка стоїть. І все одно. штрафують.
Що необхідно знати про книгу обліку руху трудових книжок
Правила передбачають обов'язок роботодавця по веденню і встановлюють вимоги до оформлення ще однієї облікової форми - книги обліку руху трудових книжок, тобто прибутково-видаткової книги по обліку бланків трудової книжки, вкладиша до неї, а також дублікатів трудової книжки (пп. 40 і 41 Правил). Ця книга теж повинна бути пронумерована, прошнурована, завірена підписом керівника організації та скріплена сургучною печаткою або опломбована. А ось вести її зобов'язана бухгалтерія, а не кадри!
Що робити, запитаєте ви, щоб зауважень і штрафу уникнути? Звичайно ж, виконувати всі вимоги закону. Але спочатку доведеться в них розібратися.
Опломбування книги обліку руху трудових книжок
Головне завдання пломби на книзі обліку руху трудових книжок - захист від несанкціонованого розкриття. Відверто кажучи, ми цілком розуміємо таких «порушників»: дана вимога Правил не надто виправдано, особливо якщо вести мову про проставлення сургучною друку.
Незручність 1. Треба спочатку роздобути сургуч для опломбування книги обліку руху трудових книжок. Це, в общем-то, не проблема, його можна придбати в магазинах, що продають канцелярські товари, або на пошті попросити. Складніше визначити, яким чином і де розтопити цей сургуч, при цьому примудритися не обпектися самому і не влаштувати пожежу.
Незручність 2. Треба виготовити спеціальну металеву (латунну) друк для сургучу, яким буде проводитися опломбування книги обліку руху трудових книжок. Погодьтеся, все це досить трудомістким.
Незручність 3. Не можна не відзначити і те, що сургучна друк об'ємна, при її наявності заповнювати книгу обліку руху трудових книжок незручно; більш того, сургуч легко пошкодити, і в підсумку з часом друк розсипається. На думку більшості кадровиків, і з цим не можна не погодитися, цілком би вистачило просто поставити відбиток печатки, але що поробиш - до постанови Уряду РФ не посперечаєшся!
І все ж рішення проблеми є. У Правилах написано, що книга обліку руху трудових книжок і вкладишів до них повинна бути «скріплена сургучною печаткою або опломбована».
Що ж таке «пломба»? Відповідно до словника С.І. Ожегова пломба - це бляшана пластинка або сплюснутий шматочок свинцю або іншого пластичного матеріалу, яким опечатують (опломбовують) різні предмети, товари, приміщення. Слово «пломба» походить від латинського «plumbum» - свинець. Чи означає це, що пломба обов'язково повинна бути свинцевою? Поспішаємо вас порадувати -вовсе немає. Час диктує свої умови, і сучасні пломби можуть виготовлятися з різних матеріалів. Головне завдання пломби - захист від несанкціонованого розкриття книги обліку руху трудових книжок.
Додаткові відомості про опломбування книги обліку руху трудових книжок
Найбільший інтерес з метою опломбування книги обліку руху трудових книжок, на наш погляд, представляють плівкові пломби. Силове навантаження у них невелика, але ж ми ж не вагони пломбуємо :). Головне - це індикаторна здатність таких пломбувальних пристроїв. Плівкова пломба може бути виконана на одношаровому або багатошаровому плівковому носії з нанесеним на одну зі сторін клейовим шаром. На поверхні і в матеріалі пломби виконані ідентифікаційні написи і знаки. Зазвичай такі пломби мають індивідуальний номер, що не, крім цього на них, за бажанням замовника, можуть бути нанесені логотип компанії, графа для проставлення дати опломбування та підпису особи, його здійснив. Про розтині такої пломби буде свідчити напис, яка проявляється на пломбі при спробі її відклеїти.
Зручність використання подібного виду пломби полягає ще і в тому, що вона плоска, тому не створює перешкод при заповненні книги обліку руху трудових книжок і вкладишів до них і в порівнянні з сургучною печаткою або свинцевою пломбою більш стійка до пошкоджень.
З огляду на, що Правилами не встановлені конкретні вимоги до пломби, якою слід опломбовувати книгу обліку руху трудових книжок і вкладишів до них, роботодавець може самостійно вибрати вид такої пломби. Головне, щоб вона володіла всіма необхідними властивостями!
Читайте в цьому місяці