Підкажіть, як правильно організувати діловодство в школі. Як правильно вести реєстрацію наказів? Відповідно до календарного роком або навчальним роком? Або можна накази по особовому складу та основної діяльності вести по календарному році, а накази по навчаються - по навчального року?
За загальними правилами накази реєструються порядковими номерами в межах календарного року (в освітніх установах - в межах навчального року). Причому всі накази: по основній діяльності організації, з кадрових питань, по адміністративно-господарських питань реєструються окремо і зберігаються в окремих справах.
Подробиці в матеріалах Системи Кадри:
1.Ответ: Як реєструвати документи, що надійшли в кадрову службу
Як зареєструвати документ, що надійшов в кадрову службу
Правила реєстрації й індексування документів детально описані в пункті 3.2.1 ГСДОУ, затвердженої наказом Головархіву СРСР від 25 травня 1988 р № 33.
Необхідність в реєстрації
Для чого потрібна реєстрація документів, що надходять в кадрову службу
Реєструвати документи необхідно для того, щоб:
- забезпечити облік документів і контроль їх виконання;
- полегшити пошук документів, створити організаційно-пошукові системи;
- забезпечити збереження документів.
Крім того, багато видів документів, що створюються в організації, набувають юридичну силу лише після реєстрації. Наприклад, наказ керівника організації починає діяти з моменту реєстрації. А лист отримує офіційний характер тільки після того, як йому присвоєно вихідний реєстраційний номер.
Документи для реєстрації
Які документи, що надходять в кадрову службу, потрібно реєструвати
Документи реєструються незалежно від способу їх доставки, передачі і створення. Тобто реєструвати потрібно не тільки традиційні паперові документи, а й ті, що отримані по факсу, електронної пошти та інших каналах зв'язку.
Реєстраційні номери (індекси) потрібно проставити на наступних документах:
- на вхідних (крім додатків до них);
- на вихідних (крім додатків до них) і їх копіях, які залишаються в справах організації;
- на внутрішніх і додатках до них.
На відповідях на листи зазвичай проставляється ще й реєстраційний індекс отриманого документа.
Популярні питання
При цьому, реєструвати потрібно не всі документи, а тільки ті, які вимагають обліку, виконання і використання в довідкових цілях (розпорядницькі, планові, звітні, бухгалтерські, фінансові та т. П.). Як правило, не реєструють:
- вітальні листи та телеграми;
- документи, що надсилаються для відомості (повідомлення про засідання, наради, програми заходів і т. п.);
- документи, які не потребують виконання і відповіді;
- малоцінну переписку по господарських, адміністративних, кадрових питань;
- листи з позначкою «особисто».
Перелік реєстрованих і нерегістріруемих документів можна закріпити у внутрішніх документах організації, наприклад в інструкції з кадрового діловодства.
Як індексувати (нумерувати) документи, що надходять в кадрову службу
При реєстрації документів відбувається їх індексація. Тобто кожному документу потрібно присвоїти певний номер і умовне позначення (індекс). Індекси необхідні при пошуку, обліку та систематизації документів. Протягом року реєстраційний індекс не повторюється.
Реєстраційний індекс складається з:
- порядкового номера документа в межах певного масиву (наприклад, окремо нумеруються накази по основній діяльності і з особового складу, договори, інструкції і т. п.);
- умовного позначення структурного підрозділу (у структурного підрозділу може бути як буквений - «до», «ок», «о / к», так і цифровий індекс).
Наприклад, у наказу про прийом співробітника на роботу може бути номер 134-к, де 134 - порядковий номер документа, а «до» - позначення структурного підрозділу.
Крім того, в реєстраційний індекс часто входить номер справи за номенклатурою. У відповіді на лист реквізити індексу розташовуються в зворотній послідовності: наприклад, в номері 08-11 / 144 першим йде цифровий індекс структурного підрозділу - 08, потім через дефіс номер справи за номенклатурою - 11, від якого похилою рискою відокремлений порядковий номер документа - 144.
Питання з практики: за яким принципом присвоюються літерні індекси наказам по особовому складу
У невеликих організаціях зазвичай не розбивають накази по особовому складу на окремі масиви, а використовують один буквений індекс для всіх наказів - «до», «ок» або «лс».
У великих організаціях з великим штатом співробітників для різних кадрових наказів встановлюються різні літерні позначення. Наприклад, «п» - прийом на роботу, «від» - відпустку, «до» - відрядження. Тоді і цифрова нумерація в межах кожного масиву наказів буде своя.
Які реєстраційні форми можна використовувати для реєстрації документів, що надходять в кадрову службу
Реєструвати документи можна:
- в спеціальних реєстраційних журналах;
- на картках (дані про документ записуються на спеціальну картку, яка потім поміщається в картотеку).
З повагою і побажанням комфортної роботи, Катерина Зайцева,
експерт Системи Кадри
Петиція від всіх кадровиків Росії
У Трудовому кодексі є прикрі прогалини, які ускладнюють роботу кадровикам, хоча нічого не варто їх усунути.
Анонси майбутніх номерів