Як організувати волонтерську акцію

Для чого компанії потрібно волонтерство?

Волонтерські активності, як і будь-які інші, повинні вписуватися в загальну стратегію КСВ (якщо ваша компанія вибрала основним напрямом допомога в отриманні освіти, то логічно, що і волонтери будуть займатися тим же). Волонтерська допомога також може вимагатися установам або територіям, які знаходяться в безпосередній близькості від офісу або виробництва компанії.
Деякі компанії вважають, що волонтерство - це активність, яка виконується співробітниками виключно в неробочий час. Заздалегідь проговорите зі своїм відділом HR, як ви позиціонуєте волонтерство в компанії і на яких умовах воно проводиться.

Звичайно, співробітники можуть брати участь і в інших волонтерських активностях, що не ініційованих компанією і, відповідно, виходять за рамки її стратегії КСВ. Компанія може надати комунікаційні ресурси для анонсів волонтерських акцій - інтранет або інформаційні ТВ-екрани.

Чи готові ви допомагати?

Оскільки волонтерство вимагає безпосередньої участі співробітників, необхідно дуже чітко розуміти, що саме вони готові робити. Для цього можна провести опитування. Ось приклад такого опитування:

1. Чи доводилося вам брати участь у волонтерських акціях?
- Так
- Ні

2. Якщо так, то в яких?

3. Який вид активності для вас важливіше? (Можливо кілька варіантів відповіді)

- Проведення майстер-класу
- Прибирання території
- Проведення нескладних ремонтних робіт
- Читання книг пацієнтам дитячої клініки
- Інше

4. Скільки часу ви готові витратити на волонтерство захід?

- Кілька годин в будній день
- Кілька годин у вихідний день
- Цілий день (будній)
- Стільки, скільки буде потрібно

5. Чи готові ви бути координатором волонтерської активності?

- Якщо так, вкажіть своє ім'я.

Підсумки опитування послужать відправною точкою для підготовки волонтерської акції. Якщо будуть віддані переваги відразу декільком видам активностей, спробуйте організувати їх все, але в різний час. Волонтерські акції можуть влаштовуватися незалежно від інших подій в компанії, а можуть бути об'єднані в тиждень волонтерства, наприклад.
Добре, коли тематика волонтерських акцій збігається із загальною стратегією КСВ. Але вони можуть бути і не пов'язані безпосередньо. У будь-якому випадку важливо, щоб компанія підтримувала ініціативи співробітників. Вона може бути різною: співфінансування, надання організаційного ресурсу, якесь інше сприяння.

З точки зору організації процесу правильно, коли лідером волонтерської акції стає найдосвідченіший і зацікавлений волонтер в компанії (той, хто активно веде волонтерську діяльність за межами роботи, має досвід організації волонтерських акцій), а колеги з відділу по персоналу, зв'язків з громадськістю або корпоративним питань надають йому підтримку. Але ця ситуація швидше є винятком, і на практиці зазвичай вся організаційна робота лягає на співробітників вищеназваних відділів. Лідеру волонтерської акції потрібно буде допомогти вибрати партнерів, зібрати групу волонтерів і організувати їх підготовку. Також потрібно курирувати логістику, організовувати необхідні комунікації всередині компанії: інтранет, розсилки, листівки і т. Д.

Виберіть партнерів

Отримавши побажання співробітників, чим би вони хотіли займатися, спробуйте знайти ті організації або установи, яким потрібен цей вид допомоги. Якщо ваші співробітники висловили бажання провести прибирання території, в залежності від вашої стратегії КСВ ви можете вибрати конкретну форму і місце проведення такої акції. Наприклад, ваша компанія дбає про навколишнє середовище, тоді ви можете запропонувати допомогу найближчого заповіднику або природному парку. Це можна зробити, або безпосередньо зателефонувавши в парк, або звернувшись в профільну НКО, що займається екологічними проектами, за інструкціями і контактами. Якщо ви проводите подібну акцію вперше, краще заручитися підтримкою профільної організації.

Інтернати, лікувально-профілактичні установи - складніші партнери, так як доступ в них часто буває обмежений. Найпростіший і розумний шлях - зв'язатися з профільними НКО, які працюють з такими установами, і запропонувати свою волонтерську допомогу. Тут можна подивитися інформацію про різні благодійні фонди, що спеціалізуються на вирішенні різних проблем.

Визначившись з партнером, ви можете домовитися про дату проведення волонтерської акції, необхідній кількості волонтерів, необхідному інвентарі та підготовки волонтерів. Також обов'язково уточніть, чи буде партнер залучати власних волонтерів і хто буде курирувати акцію з його боку. Це дуже важливо, оскільки допоможе в оперативному вирішенні питань в ході акції.

Необхідно проговорити з партнером, яка конкретно допомога буде потрібна від ваших волонтерів і в якій кількості ви можете приїхати. Іноді установа (наприклад, приміщення фонду) може фізично не вмістити більше певної кількості людей. Вам важливо дізнатися:
- у скільки ви повинні приїхати на місце проведення волонтерської акції і почати роботу;
- що потрібно привезти з собою (якщо мова йде про прибирання території - інвентар, пакети для сміття, якщо про читання книг - книги, частування до чаю і так далі);
- у скільки закінчиться акція? Якщо вона тривала за часом, чи буде можливість визначити приміщення, де співробітники зможуть пообідати і відпочити. Ви заздалегідь повинні продумати і те, як волонтери будуть добиратися до місця проведення акції.

Якщо акція проходить в межах населеного пункту, де розташований офіс компанії, співробітники можуть скористатися особистим чи громадським транспортом. Якщо вам належить виїзд за межі вашого населеного пункту, краще організувати загальний трансфер туди і назад. У дорогу візьміть з собою воду і фрукти / печиво, а на місці організуйте обід, якщо тривалість акції більше 3 годин. Волонтерство має бути пов'язане з приємними емоціями.

проінформуйте співробітників

Якщо мова йде про проведення акції, де є потреба у додатковому інвентар (прибирання і т. П.), Обов'язково вкажіть, що компанія займається всіма організаційними питаннями. Регулярно нагадуйте про проведення акції. Ви можете анонсувати акцію за 2 тижні до її проведення, потім ще раз через тиждень і фінально - напередодні.
Окремі повідомлення про плановані тренінгах та деталі акції направляйте вже зареєструвалися волонтерам.

Підготуйте волонтерів

Якщо велика частина ваших співробітників ніколи не брала участь у волонтерських акціях, буде корисно провести для них тренінг. Це може зробити НКО, з якої ви співпрацюєте, або незалежна НКО.

Якщо ви плануєте проводити акцію для дітей або дорослих з важкими захворюваннями або дітей з особливостями розвитку, тверезо оцініть сили і готовність ваших колег. Перед такою акцією (якщо, зваживши всі за і проти, ви розумієте, що вашій команді волонтерів це під силу) тренінг потрібно провести обов'язково: щоб підготувати співробітників до емоційної і психологічному навантаженню і в результаті не нашкодити ні їм, ні дітям.
При організації акції краще звернутися в НКО, що працює з цими людьми. Кращі тренери - досвідчені волонтери фонду-партнера або ЛПУ, або профільні психологи.

Простіший варіант - запропонувати допомогу установі у вигляді прибирання території, палат або ігрових кімнат (якщо це можливо), оформленні приміщень (наприклад, під керівництвом художника розмалювати стіни в палатах).