За матеріалами форуму.
- Добрий день, шановні секретарі та офіс-менеджери!
HELP! Прошу вашої допомоги, і підтримки!
Я недавно влаштувалася на роботу офіс-менеджером, і до цього знати не знала, і думати не думала, що колись буду працювати в цьому напрямку) Нічогісінько не знаю ... але дуже хочеться не впасти в бруд обличчям, і показати себе з кращого боку ! Керівник дав мені перше завдання - закупити канцтовари на кілька відділів. Нічого пояснювати не став, сказав - вирішіть цю проблему самі і по-своєму (Підкажіть, будь ласка, хто як вирішує, чи вирішував це питання у себе в організації. Як краще все це справа організувати? З чого почати? Як взагалі зібрати з людей замовлення на канцтовари? І які документи потрібні в процесі? Так хочу виконати всі на відмінно ... не зганьбитися. Дівчата, допоможіть.
СПАСИБІ ЗАЗДАЛЕГІДЬ!
- Як варіант, попросити відділи дати вам заявки на канцтовари (залишаєш їх у себе), потім формуєте загальну зявку (плюс для себе, начальства і загальної огртехніки) зв'язуєтеся з фірмою, отримуєте рахунок, оплачуєте, а потім роздаєте по відділах згідно із заявками.
По нормальному повинен бути наказ про те хто в відділах дає заявку на канцтовари, хто формує кінцеву заявку і терміни закупівлі канцтоварів
- Віра, ось приблизний план дій:
1. для початку потрібно дізнатися, як здійснювалася закупівля канцелярії до цього моменту. Найпростіше дізнатися це в бухгалтерії, адже якщо закупівля проводилася через якусь фірму, в бухгалтерії повинні бути платіжки.
2. необхідно з'ясувати на яку саме суму Ви можете розраховувати.
3. сповістити співробітників про прийом заявок на покупку канцелярії.
4. підготувати зведену заявку, вклавшись в виділені кошти
5. зробити замовлення
- Можна з керівником, а краще пройтися по відділах і запропонувати співробітникам самим залишити найбільш необхідну їм канцелярію. А все, що залишилося перенести на наступний раз
- У нас сума не обмежена, іноді директор на свій розсуд щось викине, а потім все одно докуповує. Якщо це постійна ваша обов'язок, то краще щоб був, а то з кого будете заявки трясти.
- Так, дійсно, краще з співробітниками обговорити всі. заодно і познайомлюсь з усіма ближче. на канцелярської, так би мовити, хвилі
Анастасія Олександрівна, а як цей наказ скласти, Ви часом не підкажете? Може я десь можу шаблон знайти?
- Я зараз відділена від ОК, але постараюся дістати
- Якось так
ТОВ «Ля-ля-ля»
НАКАЗ
Дата №
Про забезпечення канцелярським товарами
Для своєчасного забезпечення співробітників ТОВ «Ля-ля-ля» канцелярськими товарами
наказую:
1. В термін до ___ в кінці кожного кварталу подавати заявки на придбання канцелярських товарів ______________ (уповноважена особа)
2. Відповідальними за формування заявок по підрозділам призначити наступних працівників:
3. ___________ (уповноважена особа) проводити формування єдиного списку канцелярських товарів і фоформленіе рахунки для бухгалтерії, і проводити відпуск канцелярських товарів згідно з поданими заявками.
Директор Підпис О.О. кульбаб
ознайомлені:
- Спасибі, Анастасія Олександрівна!
- Ой, Супер!
Зараз же накажу Наказом. А то, у нас до цього не було такого документа в організації
- У нас робиться так: раз на місяць ми здаємо заявку у довільній формі (але природно за підписом начальника відділу) на ім'я людини, який займається закупівлею канцтоварів. Потім згідно з цією заявкою отримуємо (за списком звіряємо). Якщо, наприклад, у вас не вистачило коштів на задоволення всіх запитів, ви можете в цій же заявці зазначити те, чого в цьому місяці закупити не вдалося, і перенести на наступний місяць. Заявки ці рекомендую не викидати, тому що в спортних ситуаціях вони вам знадобляться, тим більше що вони можуть служити підставою для відмови в покупці чого-небудь (наприклад, в минулому місяці це вже закуповували, то ви можете сміливо відмовити на підставі небезмежні бюджету на канцтовари, і купити запитувана в наступному). Успіхів!
- А у нас в компанії я організувала закупівлю канцелярії по іншому. Виділила невелику підсобку, в якій зберігається мінімальний запас канцелярських запасів. У разі, якщо буде потрібно щось терміново, в бруд особою не впадеш, і завжди є все. А приймати заявки від співробітників вважаю недоцільним, тому що народ може захотіти купити шкіряну візитницю, або щоденник зі стразами, наприклад. Також рекомендую мати мінімум двох постачальників товарів. І бажано таких, щоб працювали без передоплати. Таким чином можна не залежати від швидкості оплати рахунку бухгалтерією.
- Ще рекомендую, щоб відділи свої заявки готували до певного числа, який ви можете самі встановити. Це називається планування.
- Доброго дня, теж поділюся інфою!
Я то працюю в цій сфері давно, але зі 100% упевненістю скажу, що нюансів вистачає в кожній новій компанією. Так у нас нині це відбувається так.
Я розсилаю всім співробітникам бланк замовлення по ел. поштою, в листі, бажано вказати терміни в які співробітники повинні його заповнити і здати / відправити назад.
Потім збираєш все в один замовлення і відправляєш в компанію з якою ви працюєте. Це вже Комус, Алекс і Ко, Росел і т.д. де дешевше, я намагаюся відправити відразу в кілька, щоб потім порівняти ціни. З цієї фірми вони надсилають назад рахунок. Якщо бух-я його згодна оплатіть- дзвониш і просиш відвантаження, якщо немає - викреслювати деякі пункти. Ну і т.д.
Я постійно щось забуваю, або завжди чогось бракує, завжди є ті чи інші проблеми. Але куди без них ..
Намагаюся записувати все що приходить в голову, на всякий випадок, раптом допоможе.
Ось так. Рада служити.
Цікавий досвід всіх і дуже корисний ..
- Колеги! Підкажіть, чи є ще компанія надійна, як Комус, але дешевше?
- У нас раніше був договір з Комуса, але порівнявши прейскурант цін з Метро (Офісний світ) перейшли до них. Плюсів з'явилося більше. Можна заздалегідь замовити, що треба і приїхати за вже зібраної кошиком, все помацати, погортати. Чекати кілька днів замовлення не потрібно, та ще постійні акції в Метро теж залучають. Ось на днях закупили співробітникам презенти на Новий рік, - планінги та датовані щоденники від хорошої фірми Nazareno Gabrielli зі знижкою. Папір дешевше, ніж в Комусе. Зручно, що наш менеджер із закупівель практично всі потреби офісу там же вирішує.
- Добридень! Керівник замовив ежедневнік.думаю його щоденник повинен відрізнятися від інших))). У компанії, яка поставляє канцтовари немає презентабельних.Подскажіте, як у вашій організації відбувається закупівля для руководітеля.Спасібо.
- У нас керівники самі вибирають по каталогу що вони хочуть. А якщо немає нічого підходящого у нашого основного постачальника канцелярії, то дивимося каталоги інших фірм
- Спасибі, Касатка.автоматіческі питання напрошується - послугами яких компаній пол'зуетесь, акромя Комус, Прагматик
- Ну у нас основний постачальник Галілей. Решта - як доведеться.
- У мене питання: хто де купує канцелярію? І хто-небудь сотруднічад з "Глобал трейдинг"?
- У свій час купувала у них не сподобалася оперативність доставки, могли виставити рахунок а товару в наявності у них немає. Зараз купуємо PaperPen все оперативно і вчасно, ціни не кусаються.
Анонси майбутніх номерів