Є моменти, які ви повинні знати ще до зустрічі і нюанси, які необхідно опрацювати і підготувати. Запам'ятайте: йти на ділову зустріч без підготовки, все одно що заздалегідь приректи її на невдачу. Щоб не вдарити в бруд обличчям, зверніть увагу на наступне.
1. Мета і завдання переговорів
Вирушаючи на ділову зустріч, ви повинні чітко розуміти її мета. Чого ви хочете досягти в кінцевому результаті і конкретно на даному етапі переговорів? Які завдання повинні бути вирішені і які питання з'ясовані? У вас обов'язково повинен бути заготовлений список і того, і іншого. Тримайте в голові підготовлений сценарій ділової зустрічі, знайте її структуру і тактичний хід переговорів і намагайтеся не попрощатися від нього.
2. Самооцінка
Уявлення про власної важливості грає велику роль у вашій поведінці під час переговорів. Адекватна і тверда самооцінка дозволить вам вести себе впевнено і спокійно, а переговори (з вашого боку) будуть конструктивними і взаємовигідними.
Занижена самооцінка проявляється в невпевненості в собі, і відповідно, на переговорах така людина буде себе вести скуто. При необгрунтовано завищену самооцінку людина всіма способами намагатиметься повернути розмову тільки на свою користь. Природно, і в першому, і в другому випадку, ні про які конструктивних переговорах не може йти й мови.
Звичайно, виробити адекватну самооцінку за день до важливої зустрічі неможливо. Це формується роками і залежить від багатьох факторів. Але і випускати з виду той факт, що самооцінка впливає на хід переговорів і як наслідок на їх результат, не можна.
Виробленні нормальної самооцінки сприяє спілкування з великою кількістю людей, для яких ви має певне значення і які завжди скажуть вам правду в обличчя, якою б вона не була. І цими людьми не можуть бути ваші начальники, підлеглі або партнери. У них завжди буде привід бути з вами нещирими, для власної вигоди.
А ось ваші друзі, родичі, близькі люди - це ті, які своїми об'єктивними думкою зможуть сформувати у вас природну самооцінку. Якщо ви адекватно сприймаєте самі себе (НЕ занижуючи і не завищуючи своїх здібностей), то і кожні ділові переговори будуть проходити на належному рівні.
3. Стиль переговорів
У загальному вигляді стиль ведення переговорів поділяється на емоційний і раціональний. Щоб правильно підготуватися до зустрічі, ви повинні заздалегідь знати, до якого з них більш схильний ваш партнер.
Якщо другий учасник зустрічі воліє раціональний стиль поведінки, то ви повинні побудувати схему переговорів так, щоб на самому початку він мав можливість оцінити всі вимірні показники бесіди. Обговоріть спочатку те, що можна порахувати або будь-яким чином кількісно визначити. А вже після цього переходите до більш абстрактних понять.
Ваш партнер схильний до емоційного спілкування? Значить саме на емоціях і слід зробити акцент. Якщо такій людині ви приємні, то вам не складе особливих труднощів переконати його в своїх ідеях і думках. Якщо ж ви не викликаєте довіри спочатку - то переконати його буде практично неможливо. Ваше завдання - зробити все, щоб з самого початку розташувати до себе співрозмовника і зробити вашу розмову максимально комфортним для нього в психологічному плані.
Постарайтеся зібрати максимум інформації про майбутнє співрозмовника до початку переговорів. Однак знати про те, що ви їм цікавилися, він не повинен. Коли у вас на руках буде будь-яка інформація про його інтереси, цілі і мотиви, можливо, для вас відкриються нові відомості про те, як він сам бачить майбутні переговори.
Цілком ймовірно, що він володіє не зовсім точними даними про потенційній операції або зовсім має намір вас обдурити. Якщо ви про це дізналися заздалегідь, ні в якому разі не показуйте своєї обізнаності і не натякайте на те, що ви «в курсі». Це тільки посилить хід переговорів. Використовуйте своє таємне знання як спосіб повернути розмову в свою користь. Адже людина може змиритися з багатьма речами, але тільки не з тим, що будь-хто інший розумніші або більш обізнаними його.
4. Тривалість
Заздалегідь варто визначити місце, час і тривалість зустрічі. Часто трапляється, що по закінченню заздалегідь обумовленого часу поза увагою залишаються кілька питань, які потрібно обговорити. Партнери починають обговорювати їх в поспіху, отже, втрачають зосередженість і уважність до деталей.
Тривалість зустрічі залежить від того, скільки питань підлягає обговоренню. Орієнтовно - для одного обговорюваного питання цілком вистачить сорока хвилин. Затягувати бесіду теж не варто, так як співрозмовники зациклюються на одному і тому ж, і далі складно прийти до адекватного рішення. Якщо час минув, а рішення так і не прийнято, краще перенести переговори і продовжити на наступний день (або через кілька днів).
Міняти місце проведення зустрічі теж корисно - зміна обстановки посприяє новому свіжому погляду на речі.