Запишіться на БЕЗКОШТОВНИЙ СЕМІНАР по діловому листуванні!
Моя робота - постійне написання листів і відповідь на них. Нерідко питання не вдається вирішити одним листом, і починається! Тонни кореспонденції, 50 вхідних щоранку. І все, щоб вирішити ерундовое питання! А вирішити питання дзвінком можна - не залишається документального сліду. Маячня? Ні, корпоративні вимоги. А вірніше, вимоги галузі. Уникнути цього можна, але можна значно зменшити кількість листів. Для цього треба зрозуміти як правильно писати листи.
Як мене вчив Віктор П. питання має вирішуватися в один лист.
Як цього досягти? Досить дотримуватися кількох простих правил написання листів.
Ніхто не вимагає, щоб ви або хто-небудь інший беззаперечно виконував це керівництво для пише листи. Однак дотримання його призведе до того, що ви і ваше оточення станете набагато більш злагоджено в своїх діях, так як узгодженість завжди народжується із загальноприйнятих правил дії.
Будь-яке управління починається з комунікації, тому вдосконалення комунікації покращує управління.
2. Використовуй прийнятну для співрозмовника форму звернення. Фамільярність і гордовитість ніколи не приносили успіху, зате повагу і визнання - завжди приносять позитивний результат.
3. Намагайся в одному листі обговорювати не більше трьох питань. Чи не перевантажуй свого співрозмовника зайвою інформацією або подробицями, що не відносяться до справи.
4. Не допускай іносказань, натяків або того, що можна зрозуміти двояко. Якщо ж ти повідомляєш свою думку, напиши: «Моя думка», якщо ж повідомляєш факт, вказуй час, місце, подія, учасників та іншу точну інформацію.
5. Уникай спроб висловити в листі свої емоції. Букви залишають поза передачею почуттів, їх можна відчути тільки при особистому спілкуванні.
6. Пам'ятай завжди про те, що твій лист можуть прочитати всі (і навіть ті, кого ти в листі лаєш або проти кого верзеш змова). Будь конструктивний і доброзичливий, думаючи про те, щоб твої пропозиції приносили користь усім людям. Саме такий підхід приносить найбільший результат в спілкуванні між людьми.
Відповідати на листи:
2. Якщо в листі є іносказання, натяки або те, що можна зрозуміти двояко, обов'язково постав проясняють питання, інакше твоя відповідь може бути зовсім не в тему.
3. Не обіцяй допомоги і не має на увазі можливість її надання, якщо для тебе нереально її надати.
4. Ніколи не обривай одного разу розпочатого спілкування, ні за яких нібито очевидних для тебе обставинах. І не вступай з співрозмовником на доказ своєї правоти; тобто ніколи не відповідай на несвідоме спілкування несвідомим спілкуванням.
5. Проявляй до співрозмовника інтерес і симпатію навіть якщо він, на твою думку, відчуває до тебе негативні емоції. Так як друковані літери залишають поза передачею емоцій пише, дуже легко додумати те, чого може бути і немає.
6. Підтримуй зі співрозмовником двостороннє спілкування: питання - відповідь - підтвердження.
7. Прагни надавати співрозмовнику ту ігрову роль, яку він бажає мати. Чекаючи від людини, що він повинен бути тим, ким ти бажаєш, ти тим самим вводиш себе і його в оману.
8. Не виправдуй свої помилки, будь вони реальні або уявні, а відкрито і конструктивно розберіться зі співрозмовником і відновите ОРС. Пам'ятай, що задоволення від взаємини дуже часто має пріоритет над досягненням заявленої мети.
9. Завжди прагни допомогти, на рівні реальності співрозмовника. Надаючи допомогу так, як ти вважаєш правильно надавати допомогу, можна принести шкоду, а не допомога.
10. Завжди старайся відповісти на лист швидко: протягом двох діб. Якщо з якихось обставин ти не можеш відповісти в цей термін, повідом причину і вкажи термін, коли напишеш відповідь.