Як спланувати робочий день так, щоб встигнути якомога більше і результат був максимальним? Це питання найчастіше задають собі керівники, адже їх головне завдання - забезпечити результат. І хоча у рядових співробітників теж часто багато роботи, але вони виконують те, що їм кажуть. А ось керівник мислить інакше - він сам ставить перед собою завдання, і їх завжди багато, тому що він ніколи б не керував своїм департаментом, компанією, бізнесом, якби був байдужий до того, що відбувається навколо. Тому багато керівників намагаються провести важливу зустріч самі, проконтролювати виконання поставлених завдань самі, написати ділові листи самі і т. Д. І т. П. Так і виходить, що саме керівникам часто дня не вистачає на рішення навіть найважливіших завдань.
А робиться це просто.
Крок 1. Для початку випишіть все, що вам потрібно виконати сьогодні. Пишіть результатами - так коротше, простіше сконцентруватися на задачі і немає обмеження в способах її виконання. Пишіть не тільки робочі завдання - планувати варто все.
Крок 3. Тепер розставте пріоритети за принципом АВС:
А - завдання, які дуже важливі, їх потрібно виконати саме сьогодні, і зробити це можу тільки я;
В - завдання, які дуже важливі, їх потрібно виконати саме сьогодні, але зробити це може хтось інший. Такі завдання делегуйте і відразу ж поруч запишіть ім'я відповідального за виконання;
З - завдання, яке може почекати (для неї бажано відразу підібрати час, коли ви будете її виконувати в інший день), або ж ця не ваша задача, або це завдання, від якої ви цілком можете відразу відмовитися.
Крок 4. З усіх завдань типу А виберіть п'ять, максимум сім штук. Вибирайте їх за принципом: «Якщо я виконаю ці п'ять завдань, то все одно буду вважати, що день прожитий не дарма, і я буду пишатися результатами». Здорово допомагає не розпорошуватися. Вже п'ять завдань за день ви виконати зможете, і якщо ви правильно визначили пріоритети, то ці завдання дадуть максимальний результат.
Крок 5. Вам потрібно закладати час на непередбачені обставини між завданнями. Так у вас з'явиться вільний час перекусити, подумати, підготуватися, доробити, проконтролювати, доїхати без запізнень і виконати ще купу дрібних справ, які не ввійшли в п'ять пріоритетних завдань типу А.
Перераховані п'ять кроків планування робочого дня - це основа. Але до неї є безліч невеликих секретів. На планування потрібно витрачати не більш п'ятнадцяти-двадцяти хвилин щоранку. А ввечері обов'язково підводити підсумки. тільки не викреслювати завдання, а ставити поруч з ними плюси або галочки (це скарбничка ваших результатів, а не того, що залишилося невиконаним). До слова, невиконані завдання потрібно або викреслити, якщо вони втратили актуальність, або перенести на той день. коли знайдете для них час.
Якщо з якоїсь причини щось днем пішло не так - проведіть оцінку ситуації і чесно дайте собі відповідь на чотири питання:
- Що я хотів отримати?
- Що я отримав?
- Як я це отримав?
- Що я тепер буду робити по-іншому?
Зробіть висновки. щоб більше не робити подібних помилок, і спокійно набирайтеся сил перед наступним робочим днем.
Також увечері бажано «вивантажити» всі ваші ідеї з приводу завтрашнього дня в планувальник. Чи не оцінювати час і пріоритети, а просто записати все, що прийшло в голову. Це дозволить не забути важливі моменти і дасть можливість спокійно відпочити, а не мучитися безсонням від того, що ви щось можете забути або вас щось турбує - нехай за вас турбується і пам'ятає планувальник.
Але найголовніше, мабуть, навіть не це. Вся справа в тому, що часто люди оцінюють пріоритетність завдання за принципом «що голосніше кричить», «горить», «турбує», «здається» і т. П. А планування може принести дійсно серйозні результати тільки в разі, коли ви знаєте точно , якими мають бути ці результати.
Тому запам'ятайте: планування дня починається з формування списку необхідних результатів в довгостроковій перспективі майбутнього. Чому саме так?
Уявіть собі, що вам життєво важливо потрапити з пункту А в пункт Б. А тепер уявіть, що в дорозі вам щось заважає - перешкоди, бар'єри, відволікання. Але з чим би ви не зіткнулися в дорозі - ви все одно будете рухатися до мети. Щось може затримати, щось змусить змінити маршрут або знайти новий спосіб пересування. Важливим є те, що ви точно знаєте, куди йдете, і тоді ніякі зміни не зможуть збити вас з наміченого шляху.
Тому перше, що необхідно зробити кожному поважаючому себе керівнику і тим більше власнику бізнесу, - це скласти список результатів в перспективі не менше року, а краще п'яти і навіть десяти років. Це ваше бачення розвитку департаменту, компанії, бізнесу. І це база для прийняття щоденних рішень. А також це основа для того, щоб бачити навколо можливості. Якщо ви точно знаєте, що хочете вийти на міжнародний ринок, наприклад, вже в наступному році, ви ніколи не пройдете мимо вдало підвернулася зустрічі, пропозиції, партнерства. Якщо ви не знаєте, чого хочете досягти, і не встановили терміни досягнення мети, - ви пропустіть такі можливості, просто проігнорувавши їх або не помітивши. Тому почніть зі списку цілей і визначення хоча б приблизних термінів їх досягнення. Навіть цього може бути достатньо для того, щоб, складаючи план робочого дня, фокусуватися на результатах і правильно розставляти пріоритети. Ще добре включати в свої щоденні плани завдання, які безпосередньо будуть впливати на досягнення мети в майбутньому.
А щоб спростити собі задачу, варто навчитися стратегічному плануванню, яке дозволяє врахувати різні напрямки життя і роботи, і прив'язати ваші цілі і довгострокові плани до щоденного планування. Тобто спочатку цілі, потім, на їх основі, - план на десять років, з цього плану вийняти цілі, яких потрібно досягти в цьому році, з плану одного року вийняти завдання місяця, з плану місяця - завдання дня.
І не забувайте, що кожному керівнику життєво необхідне вміння ефективно делегувати важливі завдання, при цьому не втрачаючи в якості одержуваних результатів. І тоді планування дня стане для вас по-справжньому простим, зручним і практичним способом отримувати високі результати і задоволення від роботи.