Якщо організація займається наданням послуг з перевезення вантажів, то перш ніж виставити рахунок на оплату, потрібно заздалегідь заповнити ряд деяких обов'язкових документів. На підставі заповнених документів вводиться інформація в рахунок-фактуру. При внесенні даних в рахунок-фактуру необхідно бути гранично уважним, також при формуванні призначення платежу і заповненні відомостей про послуги, що надаються при вантажоперевезення.
1.Предварітельная необхідно скласти договір на перевезення вантажу, цей документ є комерційним і оформляється при оплаті автомобільних послуг, морських послуг, залізничних та повітряних послуг, що надаються перевізником. Договір може складатися на перевезення якогось певного вантажу з одного пункту в інший або ж договір може бути складений на довгострокове співробітництво. Документ повинен мати дату теперішнього часу. Тому варто проставляти дату і номер документа, і завіряти його за допомогою підписів і печаток.
2.Стоіт оформити заявку на надання послуг з перевезення вантажу. Тільки на підставі вашої заявки, яка в свою чергу прикріплюється до основного договору, проводиться надання послуг та подальших розрахунків. Після того як перевезення буде здійснена, вам необхідно буде заповнити товарно-транспортну накладну у формі
1-Т. Це документ підтверджує доставку вантажу до місця призначення, товарно-транспортна накладна складається в 4 примірниках, ці екземпляри розраховані по одному на вантажовідправника, водія, замовника і вантажоперевізника.
3.Також необхідно скласти рахунок-фактуру для подальшої оплати послуги за перевезення вантажу. Якщо організація не є платником ПДВ, то рахунок виставляється звичайний, із зазначенням всіх необхідних реквізитів обох сторін. Рахунок-фактуру необхідно складати протягом 5 днів з дня перевезення замовлення.
4.Необходімо заповнювати всі наявні рядки в рахунку-фактурі. Поставте дату і номер виписки документа на оплату. У рядках 2, 2а та 2б необхідно вказати відомості про вашу організацію, які відповідають реєстраційними документами. Потім варто вказати дані замовника і реквізити, на підставі яких потім виставляють рахунок.
5.Виставьте рахунок на оплату перевезення. Для цього варто передати один екземпляр товарно-транспортної накладної замовнику.