Моя робота пов'язана з інформацією. Іноді у мене складається відчуття, що я в ній буквально тону, вона захльостує мене з головою. Як впоратися з наростаючим потоком інформації і навчитися ним керувати?
Пропонуємо вашій увазі кілька порад, які допоможуть вам не потонути в морі інформації. У кожної людини за час роботи виробляється особливий стиль, своя система роботи. Багато в чому вона залежить від характеру або звичок людини. Є люди педантичні, ретельно планують свої плани і методично їх виконують, є менш акуратні, вони люблять вирішувати свої проблеми переможним наскоком. Ми не будемо їх порівнювати - все визначає результат.
Але все-таки, коли ви відповідаєте за роботу довгострокових і дорогих проектів, ви повинні бути впевнені, що все йде гладко.
Підряднику заплатили ту суму, яка йому належить за контрактом, надано саме те обладнання, яке було зазначено в договорі, а гостей розмістили саме в тих номерах, які ви їм підібрали.
Для того щоб досягти такого результату, вам необхідно навчитися працювати з інформацій, управляти її потоками, щоб ви отримували рівно стільки відомостей, скільки вам потрібно, а в вашому «архіві» залишалися дійсно цінні документи і їх не доводилося відкопувати з-під купи зайвих паперів . Вам необхідно вибудувати свою систему роботи з інформацією і чітко її дотримуватися.
Можливо, поради, що допомагають одній людині, не підійдуть іншому. Але є два універсальних правила, які добре б враховувати всім.
По-перше, система роботи з інформацією повинна бути зручна саме вам, людині, який нею користується.
При виборі оптимального методу роботи з інформацією пам'ятайте про технічні вимоги прийнятих у вашій організації або конкретно у вашому відділі.
По-друге, нова методика повинна забезпечувати не тільки оптимальне зберігання і пошук інформації. Вона повинна включати процедури, які спрощують вашу роботу. І не завжди для цього необхідно купувати дорогі програмні продукти, закуповувати нову техніку і взагалі входити в витрати. Почніть з малого. Шляхи для вирішення інформаційних проблем найчастіше є в старих, здавалося б, добре знайомих вам рішеннях, які просто треба пристосувати до нових завдань.
Наприклад, замість того, щоб заводити нову документацію на кожен проект, створіть в комп'ютері типові шаблони документів, включаючи варіанти типових презентацій, договори з готелями, меню обідів і т.д.
Документуйте всі процедури. Тоді у вас нічого не пропаде і не загубиться. Якщо у вас зафіксовано, де зберігаються ті чи інші документи, а папери знаходяться в повному порядку, то в разі вашої відсутності колеги легко знайдуть потрібну інформацію і не відкличуть вас з відпустки.
Секретарі, які мають великий досвід роботи з інформаційними даними, кажуть, що так само важливо знайти способи скорочення кількості створюваної інформації. Це дасть вам можливість з легкістю управляти їй.
Уважно ставтеся до створення документів. Робота на комп'ютері породжує ілюзію легкості управління документацією. На практиці це призводить до її безконтрольного зростання. Ви створюєте нескінченну кількість електронних варіантів листів, наказів і т.п. документів і зберігаєте їх під першими прийшли в голову назвами. Підсумок - через рік ви не в змозі пригадати, який варіант наказу або проекту був останнім. Добре, якщо у вас є підписаний оригінал, а якщо ні?
Будьте уважні, не звертатися з електронною інформацією: структуруйте її, краще, якщо структура ваших папок в комп'ютері буде збігатися зі структурою організації діловодства на підприємстві. Заведіть певну систему іменування файлів. Не створюйте більше одного варіанту документа і в назві файлу вказуйте, коли був створений цей варіант. Окремо зберігайте затверджені документи.
Якщо вам доводиться працювати з електронною поштою керівника - відбирати потрібні листи, виділяти важливі місця в повідомленнях - немає необхідності кожного разу доповідати шефу про свої дії або створювати окремий документ. Досить в кожному листі над заголовком зробити запис про свої дії червоним шрифтом.
Як би ви не вирішили організувати свою роботу з інформацією, необхідно щоб це було не хвилинною примхою, тільки тоді створена вами система буде працювати. Багато в чому ви повинні змінити свій спосіб життя. Зробіть дисциплінований і упорядкований стиль роботи своєю звичкою.
Технологія може бути не тільки благом, а й стати вашою ... головним болем. Багато хто стикався з проблемою вивчення нової комп'ютерної програми або складної техніки типу сучасного багатофункціонального офісного ксерокса. Основна проблема полягає в тому, що ця діяльність часто відволікає нас від основної. Замість того щоб працювати, ви думаєте про те, що означає та чи інша клавіша. Іноді виявляється, що програма або пристрій настільки перевантажене функціями, що без інструкції ви не можете виконати навіть найпростішу операцію. Звичайно, коли програма освоєна, все виявляється легко - але ж ви витратили свій час і нерви.
Щоб змусити технологію працювати для вас (замість того, щоб самому працювати на технологію), важливо вибрати правильний інструмент для роботи і знайти кращий спосіб застосувати передову технологію до своєї проблеми. Так ви заощадите час (і навіть гроші) замість того, щоб витрачати його на вивчення нової програми. Ні в якому разі не треба поспішати за модою і ставити новітні версії програмних продуктів, прагнути швидше оновити офісну техніку. Зачекайте. Поговоріть з фахівцями - дізнайтеся, чи з'явилися в нових програмах функції, які суттєво спростять вашу роботу і виправдають час, витрачений на вивчення. Для цього постарайтеся максимально точно визначити свої потреби. Поспілкуйтеся зі знавцями не тільки на роботі, загляньте в Інтернет.
Визначте програми, які ви використовуєте постійно, функції, які застосовуєте найбільш часто. Зробивши це, спробуйте створити шаблони для повторюваних операцій і організувати їх так, щоб з ними було легко працювати. Тоді, якщо вам буде необхідно створити документи для нового проекту, ви просто відкриєте шаблонні форми і заповніть їх.
Інший спосіб заощадити час, навпаки, полягає в тому, щоб інвестувати його в ретельне вивчення додатків. Багато програм, включаючи бази даних, типу Access або Word, при їх повноцінному використанні можуть серйозно спростити вашу роботу.
Можливо, що необхідні вам функції ви знайдете в уже знайомих програмах, просто треба їх вивчити трохи глибше.
Наприклад, багато професійних адміністратори використовують Excel не тільки для роботи з обчисленнями, а й як базу даних. Це має свої переваги - наприклад, якщо ви не вивчали MS Access, але добре знаєте Excel, ви вже зберегли свій час.
Ви повинні оцінити всі вигоди програми і складності процесу вивчення. Необхідно враховувати особливості кожної програми.
Так, Excel дуже хороший для роботи з цифрами, але не зовсім підходить для створення бази робочих контактів.
Часто виникають такі ситуації: певний програмний продукт ви в своїй роботі не застосовуєте, але начальник просить вас допомогти йому щось знайти в цій програмі або попрацювати в ній.
Виділіть час для вивчення цієї програми. Можна піти на спеціальні курси або домовитися про допомогу з IT-відділом вашої компанії. Хоча, як правило, другий спосіб менш ефективний, оскільки серед співробітників таких відділів досить рідко зустрічаються терплячі люди, готові спокійно наставляти новачків.
У роботі нам суттєво допомагають спеціалізовані програми - так звані менеджери записів, які можуть збирати інформацію незалежно від того, замітки чи це, зроблені від руки, запис на диктофоні, параграф, надрукований в Word. Це програми типу OneNote, Evernote, Golden Note. Вони дозволяють збирати різні замітки, які ви робите на роботі. Звичайно, вам доведеться витрачати час на їх внесення в програму, але в перспективі це буде його економити.
Адже часто буває, що ви пам'ятаєте важливість інформації, яку ви черканул на замітку, пам'ятайте, коли і для кого це зробили, але абсолютно не пам'ятаєте, занесли ви це в блокнот (який залишився на дачі), записали "на листочок" або наговорили на диктофон!
Крім зберігання такої інформації, ці програми, особливо OneNote, передають інформацію в інші додатки і навпаки. Наприклад, ви можете взяти інформацію про контакти, яка знаходиться в OneNote, і передати її в Outlook.
Програми типу OneNote допомагають структурувати інформацію і, перш за все, уникнути дуже серйозної проблеми: зберігання важливих даних на різних носіях і в різних місцях. Не дуже зручно, якщо вас просять терміново скласти документ за результатами конференції, і ви кидаєтеся збирати листки паперу, блокнотики, шукайте аудіокасети, потім намагаєтеся згадати порядок, в якому все записували і т.д. Набагато зручніше відразу після заходу, коли все ще свіжо в пам'яті, ввести записи в комп'ютер.
Змінити усталений стиль роботи складно, іноді і взагалі неможливо, але слідувати правилам роботи з інформацією так само обов'язково, як правилам вуличного руху! Адже вона забезпечує наш успіх в справах.
Анонси майбутніх номерів