Борис Саботовіч, СЕО S Media Link
За більш ніж дванадцятирічний досвід мені не раз доводилося вдаватися до такого нехитрого інструменту, як «латання дірок». Думаю, що цей термін всім відомий, але все ж почнемо з визначення.
Латання дірок - це спроба вирішити проблему в короткостроковому інтервалі особою не завжди на неї відповідним і часто дуже завантаженим своїми власними завданнями. Причина як правило проста - проблема термінова і важлива, а підібрати на неї фахівця прямо зараз немає ніяких, принаймні видимих, шансів.
Є думка, що латання дірок - це перше з зол. Прихильником цієї думки може бути тільки теоретик, так як на практиці повністю уникнути цього явища вдається дуже небагатьом, якщо в принципі таке можливо.
Що робити, коли потрібно терміново замінити людину
Тут в свою чергу я б розділив на ситуації:
- коли людина захворіла
- звільнився або потрібно терміново його звільнити.
Форс-мажорної є тільки перша ситуація - хворіють люди несподівано і, як правило, раптово. Досить змістити терміни, попередньо домовившись з клієнтом, або знайти людину, яка готова понаднормово попрацювати над завданням. В здоровому колективі народ легко розуміє проблему і допомагає її вирішити. Це найлегший і правильний випадок латання дірок. Суть проблеми і термін повернення співробітника нам відомі. Досить надихнути і переконати співробітника в важливості вирішення завдання і значущості його праці для компанії.
У другому випадку, коли людина йде з компанії, про це, як правило, вже відомо заздалегідь. Немає проблем домовитися про гнучку дату звільнення - як тільки завдання або проект будуть виконані. Так само у нас є як мінімум два тижні, щоб підібрати йому заміну. У більшості випадків цього достатньо, але якщо ж часу не вистачає, ми повинні кинути всі сили на закриття даної вакансії строго в термін. Тут якраз виникає спокуса поставити людину на тимчасову роботу, поки завдання з підбором нового співробітника не вирішиться.
У цьому моменті ми потрапляємо в першу і головну пастку латання дірок: потрібно ставити жорсткий кінцевий термін роботи співробітника, який заміщає звільненого колегу. Термін повинен бути беззаперечним і безповоротним. Як правило - це 2-3 тижні, згідно з досвідом нашої компанії. Це найголовніша проблема будь-якого латання дірок. На практиці бажання швидко, хоч і в короткостроковому інтервалі вирішити проблему завжди більш привабливо, ніж усвідомлення важливості проблеми найму нового співробітника.
- пріоритетність завдань для служби підбору персоналу;
- зміну пріоритетів при наборі;
- детально опрацювати та узгодити кінцеві терміни з усіма зацікавленими особами (адже хтось завжди може бути не згоден із запропонованим терміном або його обґрунтуванням).
Мій досвід показує, що прийнявши низку таких рішень, погодивши і обґрунтувавши терміни з усіма учасниками процесу, ми все одно можемо зіткнутися з ситуацією невдоволення її учасників. Щоб запобігти конфліктні ситуації, обов'язково потрібно придумати план «Б», на випадок невдачі з пошуком і адаптацією нового співробітника.
Основні рекомендації, щоб уникнути конфліктних ситуацій в майбутньому і проблем в процесі «латання дірок»
- Чітко формуємо коло учасників процесу «латання дірок».
- Ясно змальовує коло завдань.
- Формуємо конкретне рішення проблеми, при якому питання «латання дірок» вважаємо закритим.
- Завжди ставимо кінцевий термін.
- Завжди маємо план «Б» на випадок, якщо не досягаємо задуманого рішення проблеми.
- Чи не використовуємо фахівця повторно після дедлайну, або переводимо його на постоянку на даний функціонал.
- Вдаємося до латання дірок тільки в крайньому випадку. Пам'ятаємо, що тим самим ми витрачаємо сили і енергію наших цінних співробітників.
- Чи не використовуємо недосвідчених або безвідповідальних співробітників для вирішення проблем.
Трохи про заміну фахівця
Як я вже говорив раніше, заміна фахівця в процесі латання дірок повинна робитися на кращого, а не рівнозначного і тим більше гіршого співробітника. Це легко підтвердити простими твердженнями:
- Термін виконання завдання буде жорстким і обмеженим. Поставивши людину, яка не вміє працювати з жорсткими дедлайнами, ми піддаємо себе ризиків виходу за рамки обумовлених термінів, що призведе до невдоволення взаємодіючих фахівців і клієнта.
- Фахівцю необхідно час, щоб вникнути в поставлену йому завдання. І чим молодша фахівець, тим більше часу йому необхідно, що знову ж таки призведе до зриву термінів.
Прекрасно розумію, що знайти вільного не завантаженою роботою досвідченого фахівця практично неможливо. Кращий спосіб виходу з положення - це мати фахівців високого класу готових вирішувати поставлені завдання латання дірок як частину своїх посадових обов'язків разом з іншими, не менш важливими завданнями, такими як:
- навчання та наставництво співробітників;
- атестація фахівців;
- розробка стандартів і оптимізація циклів робочого процесу;
- контроль компетенцій і якості роботи.
Краще бути готовим заздалегідь до вирішення несподіваних і непередбачених проблем закладених в ваших бізнес-процесах, ніж постійно стикатися з проблемою пошуку компетентного фахівця на заміну.
Хотів би підкреслити головну думку моєї розповіді:
- Латання дірок - це крайній захід і вдаватися до неї треба дуже обережно і тільки при гострій необхідності.
- Завжди ставимо кінцевий термін заміни або підключення нового співробітника на термінове завдання. Бажано його озвучити не тільки співробітнику, але й ще кільком членам команди. Тоді буде менше спокуси порушити первісну домовленість.
- Після латання дірок проблема не вирішена, поки вона не буде вирішена системно.
- Завжди маємо план «Б» якщо буде зрив обумовлених термінів.