Матеріальні запаси підприємства використовуються для забезпечення ритмічної роботи і правильної організації виробничого процесу. Згодом вони поступово приходять в непридатність, і виникає необхідність їх списання. Робити це треба відповідно до загальноприйнятих правил. Для таких цілей спеціально розроблений документ, який так і називається акт про списання матеріальних запасів.
Основні поняття
Всі матеріальні запаси, які беруть участь в процесі виробництва, діляться на: виробничі і товарні. Одні забезпечують безперебійну роботу, а другі являють собою готовий товар і призначені для відправки споживачеві. Деякі з них з непередбачених причин стають непридатними і відповідно вибувають із загального числа. Документом, який відображає подібний факт і є акт про списання матеріальних запасів. Крім самого виробництва, його наявність має особливе значення для бухгалтерії.
Акт про списання матеріальних запасів служить засобом для здійснення окремих бухгалтерських проводок. Вони потрібні для того, щоб вести облік всіх матеріалів, що підлягають вибуття. Складається акт про списання матеріальних запасів зазвичай після проведення інвентаризації. Вона може бути плановою (щомісячної, квартальної або головою) або раптової. Причину визначає керівник даного підприємства. Він же призначає комісію, яка буде обстежувати наявні на виробництві запаси.
форма документа
Бланк документа виглядає наступним чином:
- У верхній частині листа по центру вказано його назву, номер і дата складання.
- Далі повідомляються дані про саму організацію. Справа знаходиться таблиця із зазначенням коду документа по ОКУД.
- Нижче перераховується склад комісії, а також номер наказу або розпорядження, на підставі якого вона діє. Тут же зазначена причина, по якій проводиться перевірка.
- Далі йде таблиця, в яку необхідно буде зібрати всю інформацію. У ній конкретно розписано рух кожного матеріалу із зазначенням кількості, суми і мети.
- Завершує розрахунки загальна сума списання.
- Після цього комісія робить свій висновок.
- В самому кінці всі члени разом з головою ставлять свої підписи.
Акт передається в бухгалтерію, де фахівець, який веде матеріали, робить свої відмітки.
Документальне оформлення списання
Базовою основою для списання матеріалів є такі документи:
- планова калькуляція,
- звіт, про кількість вироблений за конкретний період продукції,
- звіт про використання запасів.
На підставі отриманих даних потім складається акт списання матеріальних запасів. Бланк в цьому випадку можна брати стандартний або використовувати власну заготовку.
Форму такого документа розробляють фахівці бухгалтерії. Вони намагаються врахувати в ній всі особливості процесу виробництва на даному підприємстві. Така заміна не забороняє законом, так як затверджений вид бланка носить лише рекомендаційний характер. В іншому форма - цілком довільна. Найголовніше, щоб в ній були враховані основні моменти:
- Реквізити акт і дані про наказ, на підставі якого він складений.
- Обов'язково вказати дату і місце проведення перевірки.
- Повний перелік учасників комісії.
- Всі дані про матеріали, що підлягають списанню.
- Причини списання. Тут треба вказати, що пішло на виробництво, а що прийшло в непридатність або стало шлюбом в результаті збою або недогляду співробітників.
- Підрахунок загальної собівартості матеріалів для списання.
- Підписи учасників.
Зазвичай такий акт на підприємстві стверджує керівник. Тільки після цього він використовується бухгалтерами для здійснення проводок.