В даний час будь-яка, навіть молода і невелика, компанія дотримується певної бізнес-культури, частиною якої є організація ділового заходу. При цьому цілі такого заходу зовсім різні: це може бути і прийом делегацій, і свято всередині колективу, і діловий захід, і проведення тренінгу, і організація семінарів, і навіть корпоратив на природі.
Природно, організація одного з таких заходів прямо залежить від його специфіки. Але в будь-якому випадку діловий захід має нести лише позитивні наміри, свого роду, панацея від офісної депресії.
Будь-яке діловий захід має проходити цікаво і невимушено. Для цього необхідно добре підготуватися, щоб не склалася напружена атмосфера.
Головне, від чого залежить успіх будь-якого заходу - це вибір місця його проведення. Якщо це діловий захід невеликого масштабу (зустріч делегації, ділові переговори, підведення підсумків роботи відділу або компанії), то найкраще підійде конференц-зал.
Якщо ж оренда конференц-залу виявиться недостатньою для проведення деякого виду заходів (проведення тренінгу, організація семінарів, проведення свята величезним колективом заводу), то можна вдатися до допомоги більш вільного приміщення: концертний зал, актовий зал або конференц-зал з наявністю великого простору.
У разі організації свята або знаменної події, можна організувати корпоратив на природі, на яхті, в готелі, будинку відпочинку, турбази, або навіть у себе в офісі, попередньо подумавши про його оформленні.
При виборі місця проведення корпоративу слід належну увагу приділити не тільки зовнішнім виглядом приміщення, але і його географії. Воно не повинно бути віддалене від міста або робочого місця. Якщо ж цього уникнути неможливо, то варто подумати про доставку співробітників до цього місця (прокат автомобілів, оренда мікроавтобуса, оренда автобусів).
Важливе значення відіграє технічне оснащення. Обов'язково треба перевірити його працездатність до початку корпоративу. Освітлення повинне бути достатнім для проведення заходу, а звуковий супровід чітко злагоджено. Іноді найдорожче захід може бути зіпсовано постійно мерехтливої лампочкою або накладками в фонограмі з музикою.
Наступний важливий крок у підготовці - це складання плану. Бажано розписати діловий захід аж до хвилин і ролей: хто виступає, коли виступає, хто за ким, час паузи, тексти і монологи, розподілені по учасниках і т.д.
Банкет - це невід'ємна частина будь-якого корпоративу. Звичайно, можна обійтися і без неї, але насправді відмінно складене меню відповідним чином позначиться на продовженні ділових відносин. Організація фуршетів повинна бути складена з урахуванням переваг запрошених на банкет.
Якщо, наприклад, це зустріч делегації іноземних представників, то варто зробити упор на білоруські національні страви, при цьому не забуваючи про тих, кому вони не припадуть до смаку (таким чином для японців підготувати суші, для французів - еклери і т. д.). Іноді обслуговування банкетів не вписується в конференц-зал (все-таки справа стосується їжі!). У цьому випадку проведення банкетів переноситься з конференц в банкетний зал.
Якщо захід прийняло вид «корпоратив на природі», то в самий раз скористатися послугою «кейтеринг» - виїзне обслуговування різного роду заходів. Кейтеринг-компанії допоможуть організувати банкет в рамках самого заходу.
Якщо ви вирішили скористатися послугами спеціальних компаній, що займаються організацією ділових заходів, попросіть у них диски із записом їх попередніх робіт. Якщо можливо, спробуйте відвідати один з організованих ними корпоративів. Таким чином, ви зможете приблизно уявити, в силах чи цієї компанії поєднати діловий характер майбутнього заходу і святкую обстановку проведення.
Але яким би не було приміщення для заходу і банкетний стіл, головне, щоб кожна дрібниця цього дня викликала посмішку і приємні спогади у кожного учасника.