Звіти служби внутрішнього контролю / аудиту, з одного боку, - єдиний формальний документ, що дозволяє оцінити якість роботи співробітників зазначених служб. З іншого боку, акти проведених перевірок є важливою частиною управлінської звітності, що дозволяє керівництву банку і його власникам оцінити адекватність банківських операцій затверджених регламентів або обмеженням значень ризик-апетиту. У статті представлені основні підходи і вимоги до оформлення актів перевірки співробітниками служб внутрішнього контролю / аудиту, наведені зразки звітів.
Е.М. Російських, АКБ «ТПБК» (Москва), начальник служби внутрішнього контролю
Якщо йдеться про планову перевірку, то вказується план роботи на певний період. Якщо перевірка позапланова, то вказується документ, на основа- нді якого дана перевірка проводиться.
У звіті рекомендується вказувати масив вивчених і (або) перевірених документів (операцій), а в якості доказів виявлених недоліків або порушень додавати копії документів або використовувати скріншоти.
Якщо в ході проведення перевірки виявлено три і більше однотипних порушень, то в звіті за підсумками перевірки вони фіксуються як «систематичні».
Відсутність стандартизованого підходу до формуляру звіту породжує у співробітників служб внутрішнього контролю як творчий політ фантазії при їх написанні та оформленні, так і множинні ризики, які, як правило, призводять:
- до втрати тих чи інших даних, що містять важливу інформацію, - як наслідок, втрачається суть формованого звіту;
- некоректного викладу порушення - як наслідок, рекомендацій по їх усуненню;
- неефективного прийняття рішень - як наслідок, необ'єктивного сприйняття інформації як з боку керівництва, так і з боку керівників перевірених підрозділів.
На закінчення ще раз підкреслимо, що результати проведеної перевірки з усіх питань програми перевірки підлягають документуванню. Докази і інші відомості, отримані в ході контрольно-перевірочних заходів по тій чи іншій темі, відповідним чином фіксуються. Як вже зазначалося вище, способи фіксації, так само як і способи оформлення результатів перевірок, можуть бути різні.
Документування результатів також може мати кілька способів найменувань. Найбільш популярними і часто зустрічаються є:
- акт за результатами перевірки служби внутрішнього контролю / аудиту;
- звіт за результатами перевірки служби внутрішнього контролю / аудиту;
- висновок за результатами перевірки служби внутрішнього контролю / аудиту та ін.
Як приклад зі складання звіту професійного документованого результату пропонуємо розглянути форму звіту про перевірку, проведену службою внутрішнього контролю (див. Додаток «Приклад заповнення форми звіту про перевірку службою внутрішнього контролю»).
Запропонована нами форма звіту і приклад її заповнення не є еталоном стандартизації. Кожен керівник служби внутрішнього контролю / аудиту приймає самостійне рішення про те, як структурувати звіт, які матеріали в нього включати, як оформлювати результати перевірок. Але необхідно пам'ятати про те, що завжди приємніше працювати з документом, в якому простежується лінія професіоналізму як у змісті, так і в оформленні.