Тоді для початку лови трохи теорії:
Щоб домогтися успіху в плануванні, необхідно грамотно робити 4 речі: розставляти пріоритети, оцінювати часові витрати на виконання завдання, розподіл завдань на гнучкі і жорсткі, делегування завдань. А тепер детальніше:
- розставляння пріоритетів - поділи всі завдання на 3 групи: ключові (позначу їх буквою А), важливі (В), що не важливі (С). А - це ті завдання, для вирішення яких тебе найняли на роботу, за них тобі платять. Якщо керівник розпливчасто їх окреслив, доможися конкретного формулювання. В - завдання, які потрібно виконувати, але вони не принесуть твоїй компанії відчутної вигоди. С - по суті, не потрібний мотлох, старайся такі завдання взагалі не вписувати в щоденник.
- оцінка витрат часу на виконання завдання - старайся реально дивитися на речі, і завжди закладай часовий запас. Наприклад, якщо ти впевнений, що виконаєш завдання за 1 годину, заклади додатково 10 хвилин на її виконання (тобто в сумі вийде 70 хвилин). А якщо ти не впевнений, що за годину впораєшся, то закладай додатково до 50% часу від твоєї оцінки «здається, напевно, може бути, я зроблю це за ...» (тобто разом 90 хвилин). Важливо, що не плануй більше 70% свого робочого часу, тобто якщо ти працюєш по 8 годин на день, то сума витрат часу за твоїм завданням в день повинна становити 5,5 годин, а 2,5 години це недоторканний запас. Практика показує, що завжди знайдеться щось або хтось, і буде віднімати твій час понад план.
- розподіл завдань на гнучкі і жорсткі - гнучкі завдання не прив'язані до конкретного часу виконання, тобто зробити протягом дня або підготувати до завтра. Жорсткі, навпаки, закріплені за конкретним часом, наприклад, зустріч з клієнтом о 12:30 або навчання менеджерів о 15:00.
- делегування завдань - доручати завдання іншим людям. Наприклад, ти був у відрядженні з колегою, домовся, щоб він писав звіт про відрядження. Чи не тягни все на собі, скинь все, що тільки можна. При цьому обов'язково встанови контрольні точки, щоб перевіряти наскільки якісно і своєчасно справляється людина з довіреною йому завданням.
Озброївшись новими знаннями на практиці розглянемо, як правильно вести щоденник:
1). Розділи сторінку щоденника на дві рівні частини. У лівій половині (навпроти часу) записуй жорсткі завдання, в правій гнучкі.
2). Запиши всі завдання від першої особи. Тобто не "купити хліб», а «купую хліб». Це психологічний прийом, спробуй, допомагає на рівні підсвідомості дотримуватися наміченого плану.
3). Поруч з кожним завданням проставити час, відведений на її виконання. Це і є оцінка тимчасових витрат. Зручніше час проставляти в дужках. Пам'ятаєш, в сумі повинно вийти не більше 70% робочого часу, при 8-годинному робочому дні - не більше 5,5 годин. Все, що перевищує цей ліміт, терпи на наступні дні.
5). Відзначай виконані завдання галочкою або плюсом. Це піднімає бойовий дух і дозволяє пишатися собою.
6). Важливі невиконані завдання терпи на наступний день.
7). Плануй вечорами нові робочі дні.
Розібрався? Щоб все склалося в єдиний пазл, подивися фото щоденника, який ведеться за описаною системі.