1. Розділіть список на три частини: «обов'язково», «потрібно» і «хочеться».
Почніть складати список з трьох пунктів: 1) що ви повинні зробити (невідкладне і важливе); 2) що зробити бажано (це важливо для ваших довгострокових цілей); 3) що ви по-справжньому хочете зробити. Це допоможе дотримати баланс між короткостроковими і довгостроковими цілями і включити в список щось, що вас радує.
2. Ведіть окремі списки в електронному вигляді і на папері.
Всі ми хочемо забути про папір, але якщо ви заведете окремий паперовий список справ, він доповнить той, що ви ведете на комп'ютері. У цифровій список можна звалювати взагалі всі важливі для вас справи, а паперовий тоді буде списком справ на кожен день. Це допоможе зосередитися і не перевантажуватися.
Не робіть список занадто довгим. У повсякденному списку прагнете до такої структури: одну велику справу, три середніх і п'ять маленьких, які ви можете виконати за день. Альтернативою може служити правило 3 + 2: три великих і два маленьких справи.
4. Видаляйте все і переписуйте список.
Зі списком справ важко управлятися, якщо в ньому є завдання, які вам, може, взагалі не знадобитися виконувати. Щоб не витрачати час даремно, переглядайте свої зобов'язання: щодня пишіть новий список (можна спиратися на попередній) і включайте в нього тільки те, що потрібно зробити, а не те, що ви хотіли б зробити. Інакше він перетвориться не те в список ваших мрій, не те на кладовище для задач.
5. Перетворіть свій список справ в історію.
Подумки уявіть собі свій список і перетворите свій план дій в історію, в розповідь про свій день. Ця техніка не тільки мотивує закінчити справи, але і зміцнить пам'ять і привнесе більше осмисленості в ваш графік.
6. Заведіть окремий список дрібних справ.
Навіть коли список справ добре організований і в ньому правильно розставлені пріоритети, все одно нас періодично наздоганяє прокрастинація. На такі моменти, коли у вас недостатньо енергії, варто завести окремий список справ, які «добре було б зробити». Це справи, які можна зробити в будь-якому настрої - навести порядок на столі або почитати професійні журнали.
7. Викресліть одна справа.
Іноді потрібно просто сказати немає. Коли завдань занадто багато, нам не вистачає простору для креативності, відпочинку або просто для роздумів. Якщо ваш список виглядає захаращені і переповненим, не соромтеся видалити якесь із своїх зобов'язань.
8. Додавайте приємні завдання для додаткової мотивації.
Завжди добре, коли вас щось підштовхує закінчити справи. Таким імпульсом може бути заохочення: наприклад, якщо ви виконали 10 найважливіших справ, можна подрімати хвилин десять. Можна відсортувати завдання в списку, прив'язавши до кожної щось приємне або якусь нагороду. Це краще мотивує.
9. Метод Уоррена Баффета.
Хочете по-справжньому розставити пріоритети? Дотримуйтесь порад Уоррена Баффета: запишіть топ-25 речей, які ви хочете зробити в майбутньому. Потім виберіть 5 найважливіших, а решта додайте в список «уникати будь-яку ціну». І всі ваші справи в щоденному списку повинні бути якось пов'язані з пунктами з топ-5.
10. Замість списку складіть розклад.
Список справ дозволяє відстежувати справи, які нам потрібно зробити, але незавершені завдання в довгому списку мучать нас і роблять нещасливими. Може бути, тоді замість списку варто запрограмувати всі свої завдання і за допомогою сервісу організувати нагадування по електронній пошті. Наявність дедлайнів допомагає більше встигати (адже в цьому основний зміст списку). Деяким людям простіше справлятися зі справами, коли над ними не висить список.
