Що ще крім грамотного розподілу ролей додає ефективності групової роботи? Уважність і залученість всіх учасників, здатність слухати один одного, вести конструктивне обговорення.
У цьому пості я поділюся кількома лайф-Хакамі, які особисто мені не раз допомагали провести дискусію більш ефективно.
1. говорить штучка (talking piece)
Ви здивуєтеся, наскільки сильно такий банальний прийом впливає на здатність учасників слухати один одного, говорити по черзі, не перебиваючи. Сенс лайф-хака дуже простий: лідер зустрічі вибирає який-небудь предмет і оголошує, що тільки та людина, у якого в руках ця штучка, може говорити.
У моїй практиці роль говорить штучки виконувала м'яка іграшка. Відповідно, щоб передати слово, треба передати іграшку. Учасники зустрічі зазвичай досить швидко приймають правила гри і самі осаджують порушників, коли ті пориваються говорити без іграшки в руках.
Удвічі приємно використовувати цей лайф-хак, тому що він провокує фан і поява кумедних традицій.
На моїх очах часто учасники зустрічі намагалися відібрати або заховати іграшку, щоб залишити останнє слово за собою. Зрозуміло, жартома.
Або, наприклад, у нас в Improve з'явилася така форма висловлювання як "потриматися за свиню" - ми використовуємо зелену свиню з Angry Birds як говорить штучки, і якщо одна людина ділиться своєю думкою зі свинею в руках, а інший учасник хоче додати додатковий аргумент до його висловом, то він просто торкається до неї і швидко додає пару слів, "не передаючи хід" і не перебиваючи. У той же час популярний вислів "підкласти свиню" набуло нового змісту: дати слово, змусити висловитися.
Також я помітила, що майже завжди в групі, яка вже мала справу з промовистим штучкою раніше, люди починають застосовувати її самі, без директиви лідера зустрічі. Під час палкої дискусії при перших ознаках "перебивання" хто-небудь з учасників обов'язково скаже: "так, без свині тут не обійтися".
«П'ятники» в Improve Group: п'ятничне подія-чаювання, де кожен підрозділ ділиться новинами та досягненнями за тиждень. А свиня - всьому голова!
2. Спеціально відведений куточок
Часто на зустрічах люди йдуть в сторону від основного обговорення, занурюються в деталі або їм приходять в голову "чудові ідеї", які можуть не мати нічого спільного з темою зустрічі.
Для таких випадків якраз використовується спеціальний куточок: повісьте в ньому фліпчарт і поясніть учасникам, що всі думки і ідеї, приклади і випадки з життя, взагалі все, що не відноситься до теми зустрічі, ми будемо відкладати в цей спеціальний куточок, щоб потім повернутися до них в кінці зустрічі, якщо залишиться час.
Цей прийом фокусує учасників на темі обговорення і врівноважує невгамовних генераторів ідей.
У нас в Improve на стратегічній сесії такий спеціальний куточок називався «звалище», і що тільки туди не потрапляло :)
Стратегічна сесія Improve Group за методом Impact mapping з адаптацією під наші цілі. «Звалище» виступає в ролі спеціального куточка для неприкаяних ідей, питань, оффтоп-пропозицій
Іноді такий куточок називають «парковка для ідей». Такий підхід допомагає не тільки тримати групу сфокусованої, але і дає відчуття комфорту тим учасникам, які генерують ті самі випадкові ідеї. Як видно з прикладу, замість фліпчарта можна використовувати куточок маркерні дошки або папірці-стікери.
Оскільки ви не присікає їх бажання поділитися і як би навіть даєте їм можливість обговорити їх ідею під час зустрічі, більш того, записуєте ідею на спеціальному фліпчарті, завдяки чому вони самі можуть не забути, що їм спало на думку. Але разом з тим ви не дратуєте решту групи, фокусируете дискусію на головному.
3. привабливий уваги
Як і з іншими двома лайф-Хакамі, лідеру групи необхідно пояснити суть прийому заздалегідь, щоб всім учасникам він був зрозумілий, щоб все його прийняли як одне з правил зустрічі.
Привабливий уваги може бути все, що завгодно: якась фраза або незвичайний жест.
Це повинно бути щось, що явно не має ніякого відношення до теми зустрічі і буде навмисно вибиватися зі звичного контексту.
Наприклад, ми використовували слово "баклажан". Коли лідер зустрічі або хто-небудь з учасників хоче привернути увагу групи, він кричить: "Баклажан!" За взаємною домовленістю це слово може означати, що всі повинні замовкнути і дати слово крікнувшій.
Таку ж функцію може виконувати якийсь жест. Наприклад, на конференціях AIESEC часто використовується жест "носоріг": людина, яка прагне привернути увагу і заспокоїти велику групу, зображує рукою ріг у себе на лобі. За правилом, обумовленим на початку конференції, якщо ви побачили, що хтось зробив "носорога", потрібно відразу ж замовкнути і зробити такий же жест самому.
В результаті навіть велика група швидко замовкає, стоячи з "рогами", і очима шукає призвідника всього цього неподобства. Адже якщо хтось почав цю ланцюгову реакцію, йому безумовно є що сказати всім.
І таких подібних жестів, кричалок, бодрілок в культурі AIESEC величезна кількість - проводячи 400 конференцій щорічно в різних куточках світу, складно не придумати і не заразити один одного веселими традиціями, тим більше якщо вони корисні для роботи з аудиторією.
У мене є ще один улюблений привабливими уваги: якщо я хочу, щоб усі замовкли і прислухалися до мене, я говорю дуже-дуже тихо: "Хто мене чує, хлопніть один раз" і ляскаю в долоні. Потім я повторюю: "Хто мене чує, хлопніть два рази". Якась частина людей мене вже почула і плескає разом зі мною. Я повторюю "считалочку" до тих пір, поки вся група не замовкне і не буде плескати зі мною. Зазвичай вистачає дорахувати до 5-6 ударів, щоб заспокоїти група в 20-30 осіб.
Цей привабливими уваги мені подобається більше, ніж "баклажан", так як не треба кричати. Адже якщо приміщення велике і група галаслива, можна і голос зірвати. Баклажан краще діє для маленької групи, хлопки - для великої.
Це всього лише кілька прикладів привабливий уваги, але всі вони діють за одним принципом: ви як лідер зустрічі вводите якесь загальне правило, згідно з яким учасники виконують певну дію.
Не обов'язково привабливий уваги повинні бути спрямовані на те, щоб змусити групу замовкнути. Це також можуть бути бодрілкі або прийоми по зміні парадигми мислення. Наприклад, коли група занадто заглиблюється в критику, можна ввести правило з будь-яким словом, яке буде нагадувати, що потрібно перестати критикувати і почати пропонувати конструктивні пропозиції.
Отже, користуючись говорить штучкою, спеціальним кутом для виходять за рамки дискусії ідей і привабливий уваги, ви можете налаштувати учасників зустрічі на більш ефективну поведінку. Пробуйте, експериментуйте. З таких лайф-хаков часто виростають традиції команди або цілої компанії. Як, наприклад, наша зелена свиня.
Як завершити ефективну зустріч і що робити після неї
Коли сама зустріч пройшла ефективно, залишається всього дві прості речі:
- вислати всім учасникам резюме зустрічі
- і переконатися в тому, що після зустрічі здійснений перший крок.
Резюме зустрічі легко складається на основі записів, який зробив провідний замітки. Там же будуть зафіксовані прийняті рішення і подальші кроки. Ваше завдання як лідера зустрічі - переконатися в тому, що зустріч не пройшла сама заради себе, що прийняті на ній рішення втілилися в дії. Тільки коли після зустрічі здійснений перший крок, можна вважати, що зустріч пройшла по-справжньому ефективно.
Є така чудова фраза:
Якщо ви завжди робили те, що ви зазвичай робите, то все, що ви отримаєте - це те, що ви і так завжди отримували.
Якщо ваші зустрічі були раніше неефективними, прийшов час спробувати діяти по-іншому. Почніть застосовувати ці прості правила сьогодні, і ваші зустрічі будуть приносити більше результатів і задоволення від витраченого часу.
Шпаргалка-чекліст по ефективним зустрічам
Щоб завантажити чекліст в pdf-форматі, пройдіть по посиланню в магазин корисних матеріалів UXevent.
Даєш більше ефективних зустрічей і менше бла-бла-бла!
Мене звати Аня Дворнікова. я вивчаю теорію і практику створення та організації унікальних подій, ділюся досвідом і запрошую всіх небайдужих до активного спілкування.
ХОЧЕШ БУТИ В КУРСІ?
Приблизно раз на тиждень я пишу нові пости, а раз на місяць відправляю передплатникам добірку новин і посилань на свіжі записи. Хочеш отримувати апдейт від UXevent собі на email? Підписуйся: Натискаючи на кнопку, даю свою згоду на обробку персональних даних.
Консультації для організаторів
