Такі ситуації з заохоченням працівників не можуть не відбиватися позитивно на психологічному кліматі і, в кінцевому рахунку, на результатах роботи колективу в цілому.
Документальне оформлення подарунків
Як правило, такі види заохочення працівників за працю визначаються колективним договором, положенням про оплату праці, положення про преміювання та іншими локальними нормативними актами організації.
В даному випадку мова йде про правові основи і комісій із соціального страхування подарунків до святкових та знаменних дат, коли заохочення у вигляді подарунків не пов'язане безпосередньо з трудовими досягненнями співробітників організації.
Передача організацією подарунків співробітникам здійснюється в порядку, передбаченому главою 32 ГК РФ. Подарунки працівникам здійснюються на безоплатній основі (за договором дарування), оскільки подарунок це безоплатний дар дарувальника обдаровуваному (п. 1 ст. 572 ЦК України). Такий договір дарування організація може укласти як в усній, так і в письмовій формі.
Зокрема, письмовий договір необхідний, якщо вартість подарунка перевищує 3000 руб. (П. 2 ст. 574 ЦК України). Якщо вартість подарунка не перевищує зазначену суму, то укладати письмовий договір з співробітниками немає необхідності. Передача подарунка в цьому випадку здійснюється за допомогою його вручення працівникові (абз. 2 п. 1 ст. 574 ЦК України).
Однак навіть якщо подарунок коштує дорожче 3000 руб. а договір дарування буде здійснений в усній формі, то слід мати на увазі, що в силу норм ЦК РФ такий договір дійсно буде незначним, які не потребують юридичних наслідків, однак наслідки недійсною угоди можуть бути застосовані тільки судом (ст. 166 ЦК України).
Крім того, немає необхідності складати індивідуальні договори дарування для кожного співробітника, досить скласти багатосторонній договір, в якому отримувач може розписатися. Таким чином, вимога про письмову форму договору дарування буде дотримано.
Керівництву кожної організації відомо, що система документообігу - важлива і невід'ємна складова обліку та звітності. Документами, що підтверджують цільовий характер витрат на подарунки, а також інших витрат, здійснених у зв'язку зі святковими заходами, є: наказ (розпорядження) керівника організації про проведення святкового заходу; план проведення заходу; рахунок (рахунок-фактура), товарна накладна на придбання подарунків; договір, укладений з постачальником подарунків.
При цьому можлива роздрібна купівля подарунків, яка буде підтверджуватися чеками і товарними накладними.
План проведення святкового заходу може бути відсутнім, якщо подарунки вручаються особисто співробітникам і не відображаються як представницькі витрати.
Таким чином, для того щоб придбати подарунки, необхідно спочатку мати наказ (розпорядження) керівника, який може бути складений і в довільній формі, а потім наказ (розпорядження) про видачу подарунків за формами № Т-11, Т-11а.
Напередодні Нового року багато компаній дарують подарунки дітям своїх співробітників (це можуть бути набори ялинкових прикрас, цукерки, іграшки).
Останнім часом вважається, що подарунковий сертифікат (або інша його назва - «подарунок на 100%») є найкращим, тому що подарунок вибирає сам одержувач сертифікату. У цьому його принципова відмінність від будь-яких інших подарунків, наприклад це може бути сертифікат на покупку товару з фіксованою сумою або ресторанний сертифікат на двох, сертифікат на послуги салонів краси, сертифікат на кінну прогулянку або більярд і боулінг.
В якості новорічного подарунка для дітей співробітників компанія також може придбати подарункові сертифікати, наприклад мережі магазинів «Дитячий світ» або квитки на новорічну ялинку, в театр юного глядача і т.п.
Подарунковий сертифікат це документ, який дає право його власнику придбати товари або послуги у зазначеного в сертифікаті продавця на проставлену в ньому суму.
Сертифікат має ряд особливостей: приймається в оплату послуг вартістю не більше номіналу; одержувач не зможе обміняти його на готівку; в разі втрати його неможливо відновити; їм можна скористатися протягом певного терміну.
Іншими словами, компанія дарує співробітникам сертифікат на різні товари або послуги, а одержувач може вибрати будь-які з них на свій смак.
Далі представлений зразок наказу (розпорядження) керівника організації на придбання подарунків.
До наказу необхідно докласти список співробітників і дітей співробітників (із зазначенням дати народження), для яких купуються новорічні подарунки.
Видачу подарунків слід оформити відомістю, в якій працівники, які отримали подарунки, повинні будуть розписатися. Далі представлені зразки документів для видачі подарунків співробітникам і дітям співробітників організації.
про придбання новорічних подарунків співробітникам
1. Вручити новорічні подарунки співробітникам згідно з доданим списком і дитячі новорічні подарунки співробітникам, які мають дітей у віці до 14 років.
2. Головному бухгалтеру Т.А. Благушіной виділити кошти на придбання подарунків з розрахунку 5000 руб. на одного співробітника і 1500 руб. на одну дитину.
3. Менеджеру по персоналу Т.Є. Селезньової придбати подарунки і скласти відомість на їх отримання.
Генеральний директор А.А. Бусигін (дата, підпис)
З наказом ознайомлені Т.А. Благушіна (дата, підпис)
Тобто Селезньова (дата, підпис)
М.А. Евграшін (дата, підпис)
Відомість видачі новорічних подарунків співробітникам ТОВ «Тревел-сервіс»
ПДФО. Організації та індивідуальні підприємці при врученні фізичним особам подарунків визнаються податковими агентами. Пункт 28 ст. 217 НК РФ передбачає, що вартість подарунків, отриманих платниками податків від організацій і індивідуальних підприємців, не підлягає оподаткуванню, якщо їх розмір не перевищує 4000 руб. за податковий період (календарний рік). Розраховуючи суму податку по безоплатно переданому подарунку, не варто забувати про можливість застосування такої пільги (податкового вирахування).
Якщо вартість подарунка перевищує 4000 руб. то податок утримується з тих доходів фізичної особи, які воно отримує «живими» грошима (наприклад, із суми заробітної плати, виданої грошима, дивідендів, матеріальної допомоги тощо), при першій виплаті доходу в грошовій формі. При цьому утримувана сума податку не може перевищувати 50% суми виплат, належних до видачі. Податок перераховується до бюджету не пізніше дня, наступного за днем його фактичного утримання (п. 4, абз. 2 п. 6 ст. 226 НК РФ).
Якщо, наприклад, працівник доходів «живими» грошима в організації не отримує або термін, протягом якого податок може бути утриманий, перевищує 12 місяців, то організація повинна повідомити про це в свою податкову інспекцію (за формою 2-ПДФО) і вказати суму заборгованості фізичної особи з податку. Зробити це слід не пізніше одного місяця після отримання фізичною особою доходу у вигляді подарунка.
Необхідно взяти до відома, що організації та індивідуальні підприємці можуть надати один раз на рік матеріальну допомогу працівнику в сумі до 4000 руб. і один раз надати матеріальну подарунок на суму, що не перевищує 4000 руб. В цьому випадку у працівника не виникає доходу, оподатковуваного ПДФО.
Якщо вартість подарунків на одного співробітника за рік виявиться більше 4000 руб. то з суми, що перевищує вказану межу, необхідно буде утримати ПДФО за ставкою 13% (п. 2 ст. 226 і п. 1 ст. 224 НК РФ). Це правило не поширюється на дарунки, видані з підстав, передбачених у п. 8 ст. 217 НК РФ, наприклад, якщо подарунок вручений працівникові в зв'язку з народженням дитини протягом першого року після народження (але за умови, що його вартість не перевищує 50 000 руб. В рік).
Якщо співробітник - нерезидент Російської Федерації, то вартість врученого йому подарунка обкладається ПДФО за ставкою 30% (п. 3 ст. 224 НК РФ). Однак якщо нерезидент працює в організації в якості висококваліфікованого фахівця, то застосовується ставка в розмірі 13% (ст. 13.2 Федерального закону від 25.07.02 р № 115-ФЗ «Про правове становище іноземних громадян у Російській Федерації» (ред. Від 18.07. 11 м), п. 1 і абз. 4 п. 3 ст. 224 НК РФ).
Олена Селянина, аудитор, к.е.н.