Директор тренінгової компанії «Стимул», керівник російського відділення Міжнародного клубу тренерів і консультантів, Санкт-Петербург
Якщо намагатися поєднати виконання двох і більше справ, жодне з них не буде успішним. Про це говорить не тільки народна мудрість про двох зайців, а й наукові дані. У 1970-ті роки в Ленінградській військово-медичній академії ім. С.М. Кірова лікарі-спецфізіолога намагалися знайти способи розширити поле людської уваги в рамках підготовки пілотів військової авіації. Але всі спроби залишилися безуспішними: людина не може з високою точністю виконувати два або більше справ одночасно, навіть якщо буде багато тренуватися.
Однак, як з'ясувалося, людина здатна перемикатися між різними видами діяльності, і тоді він зможе виконувати кожне завдання з необхідною якістю. Саме перемикання уваги стало головним параметром при підготовці військових пілотів. Цим же способом я раджу скористатися і вам. Успішній людині необхідно вміти розставляти пріоритети в роботі правильно.
Як вибрати найважливіше завдання і розставити пріоритети виконання правильно
Беручи будь-яке рішення, ми, свідомо чи ні, керуємося якимись критеріями пріоритетності. Наприклад, купуючи автомобіль, ви оцінюєте його за кількома важливими для вас параметрами: зовнішній вигляд, комфорт, безпеку, бренд, швидкісні або позашляхові якості - у кожного свої переваги. Подібні критерії повинні застосовуватися і при виборі найбільш пріоритетних завдань.
Наприклад, в Японії у держслужбовців є жорстке правило: першими виконуються завдання, що надійшли від керівників вищої ланки, потім - від керівників нижчого рівня і так далі по низхідній. У російських Генеральних Директорів немає таких жорстких правил, тому потрібно виконати певну роботу, щоб усвідомити, якими критеріями керуєтеся (або хочете керуватися) ви при виборі першочергових завдань, і вміти розставляти пріоритети. Іншими словами, потрібно виробити власні критерії, яких ви будете дотримуватися у всіх без винятку робочих ситуаціях.
Як виробити свої критерії. Перш за все, складіть список всіх можливих критеріїв, на підставі яких ви можете судити про ступінь пріоритетності завдання. Початковий перелік може виявитися досить об'ємним. Це не страшно, важливо виділити три-чотири ключові для вас позиції (використання більш п'яти критеріїв буде швидше заважати, ніж допомагати).
Щоб переконатися, що ви не помилилися з вибором, проранжируйте за допомогою відібраних критеріїв завдання вчорашнього дня. Можливо, ви захочете внести корективи.
Критерії для оцінки пріоритетності завдання
Дані критерії називали керівники на тренінгах, присвячених плануванню і тайм-менеджменту.
- Значимість результату.
- Джерело постановки завдання.
- Наслідки невиконання завдання.
- Наявність дедлайну (кінцевого терміну виконання).
- Вплив на стратегічні цілі підрозділи або компанії.
- Близькість терміну здачі робіт.
- Можливість самостійного виконання.
- Времязатратность.
- Можливість делегування.
- Ступінь складності.
- Можливість уникнути контролю.
- Наявність ресурсів для виконання завдання в даний момент.
- Можливість скасування або перенесення термінів.
- Можливість дотримання технології при виконанні завдання.
- Вплив на безпеку.
- Чи потрібні підготовчі роботи.
- Ступінь новизни і невідомості завдання.
- Чи входить виконання завдання в посадовий функціонал.
- Особисте ставлення до виконання завдання.
- Зрозумілість завдання.
Як користуватися критеріями пріоритетності на практиці
Всякий раз, коли перед вами стоїть багато завдань і потрібно розставити їх по пріоритетності, за яку взятися в першу чергу, звіряйтеся зі своїми критеріями. Припустимо, з первинного списку ви відібрали наступні критерії: важливість результату, наслідки невиконання завдання, вплив на стратегічні цілі підрозділи або компанії, можливість делегування. Найбільш пріоритетним в даному випадку буде завдання, що відповідає більшій кількості критеріїв. Однак може трапитися так, що відразу кілька завдань відповідають однаковій кількості критеріїв. Тому слід заздалегідь присвоїти кожному з критеріїв свою вагу, щоб в сумі вийшла одиниця. наприклад:
- значимість результату - 40% (вага 0,4);
- вплив на стратегічні цілі підрозділи або компанії - 30% (вага 0,3);
- наслідки невиконання завдання - 20% (вага 0,2);
- можливість делегування - 10% (вага 0,1).
Тоді, якщо одна задача відповідає двом «легким» критеріям (0,1 + 0,2), а інша - одному, але вагомому (0,4), друга буде пріоритетнішим.
Один раз визначивши для себе ключові критерії, ви почнете швидше і впевненіше приймати рішення в періоди цейтноту. Уміння розставляти пріоритети позбавить вас від спокуси виконувати кілька справ одночасно, і ви швидше помітите, що продуктивність вашої праці зросла багаторазово.
Читайте в найближчих номерах журналу "Генеральний Директор"