ЗАТ "Орлекс" (г. Орел), головний бухгалтер
Вимоги до оформлення
У податковому законодавстві чіткої вимоги до оформлення документів, що підтверджують витрати, немає. У пункті 1 статті 252 Податкового кодексу РФ передбачено лише, що витрати платника податку повинні бути підтверджені документами, оформленими відповідно до законодавства РФ, або документами, оформленими відповідно до звичаїв ділового обороту іноземної держави (в якому були зроблені витрати), або документами, побічно підтверджують зроблені витрати.
Мінфін Росії чітких рекомендацій з даного питання теж не дає.
Звертаємо увагу на те, що форми № КС-2 і № КС-3 не призначені для списання матеріалів на будівництво. Тому для списання матеріалів, використовуваних при будівництві об'єкта або при проведенні будівельно-монтажних робіт, компанії потрібно розробити і затвердити в обліковій політиці спеціальний документ.
При цьому досить однієї форми, оскільки, як правило, і в бухгалтерському, і в податковому обліку використовуються одні й ті ж первинні облікові документи.
Підстави для списання матеріалів
Організація самостійно затверджує норми витрачання матеріально-виробничих запасів на підставі типових збірників виробничих норм витрати, розроблених Держбудом Росії. Як ліміту витрачання матеріалів можуть бути прийняті норми витрат, закладені в локальних і об'єктних кошторисах.
Якщо організація використовує в роботі форму № М-29, вона буде служити бухгалтеру основним документом для списання матеріалів на собівартість будівельно-монтажних робіт (БМР) і зіставлення фактичної витрати матеріалів з витратою, визначеним за виробничим нормам, оскільки в формі передбачені і нормативна потреба в матеріалах, і фактичний їх витрата.
Норми витрат СТРОЙМАТЕРИАЛОВ, ВИРОБІВ
Звіт складається на кожен об'єкт будівництва і ведеться начальником дільниці (виконробом).
Форма складається з двох розділів:
- I розділ «Нормативна потреба в матеріалах і обсяги виконаних робіт»;
- II розділ «Зіставлення фактичних витрат основних матеріалів з витратою, визначеним за виробничим нормам».
Розділ I форми № М-29 в нормативної частини заповнює виробничо-технічний відділ (ПТО) або технічна служба будівельної організації перед початком будівництва.
Розділ II заповнюється виконробом безпосередньо під час будівництва об'єкта на підставі даних журналу обліку виконаних робіт (форма № КС-6).
Тут вказується кількість матеріалів, витрачених за кожний звітний місяць по виробничим нормам і фактично, економія або перевитрата матеріалів і кількість матеріалів, дозволених до списання на собівартість будівельно-монтажних робіт.
Для перевірки звіт щомісяця видається в ПТО і бухгалтерію будівельної організації у встановлені терміни, після чого затверджується керівником будівельної організації і не пізніше трьох-чотирьох днів повертається виконробу для подальшого заповнення.
Фактичні витрати кожного виду матеріалів за місяць показується в цілому по об'єкту на підставі первинних видаткових документів.
Нагадаємо, матеріали відпускаються у виробництво по належним чином оформленим первинним документам - по вазі, обсягу, площі або рахунку із зазначенням кодів замовлень, об'єктів, видів робіт, для виробництва яких вони відпущені. Підставою для відпустки зі складу є вимога-накладна, накладна на внутрішнє переміщення, лімітно-забірна карта, товарно-транспортна накладна та ін.
Перевитрата матеріалів, підтверджений відповідними розрахунками (наприклад, при зміні технології виробництва робіт, заміни окремих матеріалів і т. Д.), Приймається до списання з дозволу керівника будівельної організації. При цьому виконроб повинен надати в виробничо-технічний відділ пояснювальну записку про причини перевитрат.
Форма записки затверджена тим же наказом, що й сама форма № М-29. У разі економії будівельних матеріалів списання їх на виробництво здійснюється тільки за фактичною витратою.
Для перевірки звіт щомісяця видається в ПТО і бухгалтерію будівельної організації, після чого затверджується керівником будівельної організації (також щомісяця).
ЯК КОНТРОЛЮВАТИ ПОСТАЧАННЯ МАТЕРІАЛІВ?
Для контролю поставляються на об'єкти матеріалів і конструкцій виконроб повинен мати примірник комплектувальної карти, яка складається виробничо-технічним відділом на кожен об'єкт окремо. У комплектувальної карті наводяться дані про загальну потреби в основних матеріалах, виробах і конструкціях для будівництва об'єкта, дані про їх постачання за планом і фактично за рік в цілому і по місяцях і залишок на кінець року.
Графи про загальної потреби в основних видах матеріалів в комплектувальної карті заповнюються на підставі розрахунків, зроблених технічним відділом по робочих кресленнях проекту. Фактично надійшли матеріали і їх кількість записуються в комплектувальних карту начальником дільниці (виконробом) на підставі матеріального звіту (уніфікованої форми немає), а також первинних документів по витраті.
Комплектовочная карта заповнюється за видами матеріалів (бетон і залізобетонні вироби, стінові матеріали, столярні вироби, покрівельні матеріали та т. П.) І за видами робіт (інженерні мережі, фундаменти, цегляна кладка, монтаж панелей, столярні, теслярські, оздоблювальні роботи та т . п.).
Окрема комплектувальні картка оформлюється для будівництва тимчасових будівель і споруд та робіт, що виконуються за рахунок накладних витрат.
На підставі затверджених за відповідний місяць даних звіту форми № М-29 бухгалтер щомісяця списує витрачені матеріали (звіривши їх з фактичною наявністю) на собівартість будівництва (будівельно-монтажних робіт).
Доцільно списання матеріалів проводити під конкретний акт форми № КС-2 (які зазвичай більшість організацій все ж складають щомісяця).
Як ми вже сказали, уніфікованої форми акта списання матеріалів не існує, значить, потрібно створити такий документ. Він повинен містити всі обов'язкові реквізити, передбачені пунктом 2 статті 9 закону № 129-ФЗ (код форми, дату складання, вимірювачі; найменування посад осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформлення, особисті підписи та їх розшифровки і т. Д. ). А також необхідні додаткові реквізити.
При відображенні в обліку витрат на будівництво організації потрібно вести облік витрат за окремими видами будівельно-монтажних робіт, за окремими об'єктами (будівель, споруд).
В акті обов'язково треба вказати об'єкт, на який списуються матеріально-виробничі запаси, відповідальних за здійснення операції осіб, найменування списаних матеріалів, одиницю виміру, фактичні витрати матеріалів (в натуральному і грошовому вираженні).
В якості додаткових реквізитів можна вказати напрямок витрати, бухгалтерські рахунки та іншу інформацію, необхідну організації для деталізації обліку.
Якщо компанія не використовує в роботі форму № М-29, акт списання матеріалів може бути складений бухгалтерією на підставі даних, наданих матеріально відповідальною особою (виконробом, начальником дільниці), завірених виробничо-технічною службою.
Зразок складання акта наведено на тут.