Чим вам допоможе матриця зон відповідальності, в чому її суть, який алгоритм побудови і чому точки контролю не повинні бути розташовані дуже близько, порталу HR-tv.ru розповіла Катерина Горяна. старший консультант міжнародного кадрового холдингу.
Матриця зон відповідальності - важливий, вкрай необхідний в сучасних організаціях системний підхід розподілу обов'язків. Його використовують при формуванні та постановці завдань перед підлеглими або групою співробітників. Він досить витратний і вимагає багато часу на підготовку. Тому не всі компанії використовують його в повній мірі.
Якщо говорити про алгоритм побудови та формування матриці зон відповідальності і його етапах, то тут можуть бути застосовні різні підходи. Більш ефективним буде процесний підхід. що має на увазі участь кожного члена команди в рамках поставленого завдання. Іншими словами, розподіл відповідальності всередині сформованого колективу, групи або команди.
Також буде ефективна модель RACI. на підставі якої розподіляються ролі і зони відповідальності між учасниками. Підхід RACI складається з чотирьох основних ролей:
Responsible (Виконавець) - відповідальний за певну ділянку роботи, він довірений тільки йому. Як правило, в залежності від завдання, таких ролей може бути кілька.
Accountable (Відповідальний) - управляє процесом, є його власником. Відповідає за ключові показники - якість, результати і терміни. Характеризується високою залученістю, він управляє процесом стратегічно, дає якісну і своєчасну зворотний зв'язок. Така роль повинна бути єдина в рамках одного завдання.
Consulted (Експерт) - володіє експертизою в тому чи іншому питанні. Рекомендується залучати одного, не більше двох експертів, так як велика кількість експертів в рамках одного завдання може значно ускладнити комунікацію і загрожує професійними спорами.
Informed (інформує) - володіє всією інформацією по процесу, може побічно впливати на результат.
Першим кроком після вибору підходу необхідно визначити, що стане основою майбутньої матриці. Краще й ефективніше за все відштовхуватися від стратегії компанії, її політик і глобальних цілей. Це можуть бути комерційна, маркетингова, фінансова або інші стратегії та політики, в залежності від завдання. Наприклад, якщо необхідно підвищити комерційну привабливість продукту або послуги, то за основу слід взяти комерційну та маркетингову / продуктову політику.
Другим кроком є написання самого завдання або функції. Тут можна почати зі спрощеної моделі «Завдання - Функція» з поступовим додаванням точок контролю і KPIs. Введення KPIs має бути поступовим, безболісним і зрозумілим для всіх учасників процесу. Рекомендую не планувати точки контролю занадто часто - проміжні цілі не повинні бути легко досяжні.
Наступний крок - визначення учасників і розподіл ролей в робочій групі. Для загального розуміння йти слід зверху вниз, від глобальної мети до деталей. Більш ефективно складати матрицю разом з ключовими ролями в процесі. Матриця повинна бути структурної, системної та зрозумілою всім учасникам процесу. Тут також важливо описати конкретні робочі ситуацій і шляхи виходу з них.
Наступний крок - введення KPIs. Ефективні будуть якісні і кількісні показники, а також фінансові (прибуток, маржинальність, винагорода та інші), вони теж маю значення.
Отже, матриця зон відповідальності створена, розроблена і зрозуміла всім учасникам. Пора приступати до виконання. В процесі реалізації правильно складена матриця зон відповідальності може бути відмінною підмогою або навіть якоїсь шпаргалкою, в якій завжди можна подивитися, хто саме відповідає за той чи інший подпроцесс. Матриця зон відповідальності не повинна викликати негатив і нерозуміння з боку учасників.
І наостанок хотілося б торкнутися ще один аспект, який є ключовим у всьому взаємодії, а саме - правильно вибудувана комунікація. Грамотне взаємодія на основі довіри, відкритості та залучення є одним зі складових успіху проекту. Безумовно, це надає величезний позитивний ефект, спрямований на згуртованість і досягнення командного успіху компанії в цілому.