Штатний розклад - це внутрішній документ, який відображає структуру фірми, штатну чисельність і систему оплати праці.
Які відомості містить штатний розклад
Штатний розпис містить перелік структурних підрозділів фірми, найменування посад, спеціальностей, професій із зазначенням кваліфікації, інформацію про кількість штатних одиниць, посадових окладах, надбавки.
Щоб скласти штатний розклад, потрібно заповнити графи.
Графи 1 і 2 «Найменування і коди структурних підрозділів»
Найменування структурних підрозділів можна вказувати в алфавітному порядку або за ступенем функціональної важливості підрозділи (наприклад, дирекція - бухгалтерія - відділ продажів і т. Д.).
Найменування дають в називному відмінку і однині, без скорочень.
Система кодування обов'язкове для державних установ. Для комерційної фірми це доцільно, якщо в її складі багато структурних підрозділів, а управління кадрами ведуть за допомогою автоматизованих систем.
Термін «професія» застосовують для визначення трудової діяльності робітника, а термін «посаду» - службовця.
Найменування професії потрібно брати з Єдиного тарифно-кваліфікаційного довідника робіт і професій робітників (ЕТКС).
Можна вказати подвійні найменування посад, поділюваних знаком «-». Але посадовий оклад в цьому випадку встановлюють по першій посади в подвійному найменуванні.
Працівників, які не входять до складу якогось конкретного структурного підрозділу, зазвичай оформляють як «інший персонал». Це прибиральниці, кур'єри і т. П.
Графа 4 «Кількість штатних одиниць». Кількість штатних одиниць вказують по кожній посаді чи професії. Неповні штатні одиниці (наприклад, для працюючих за сумісництвом) визначають у відповідних частках (0.25, 0.4, 0.5 і т. П.).
Графа 5 «Тарифна ставка (оклад)»
Оклад (тарифна ставка) - це фіксований розмір оплати праці працівника за виконання норми праці (трудових обов'язків) визначеної складності (кваліфікації) за одиницю часу - як правило, за місяць (ст. 129 ТК РФ).
У цій графі штатного розкладу вказують заробітну плату, яка встановлена для штатної одиниці в залежності від прийнятої системи оплати праці (в рублях). Якщо в компанії застосовується відрядна оплата праці, то в цій графі можна поставити прочерк, а в графі 10 «Примітка» вказати «Відрядна оплата праці» та привести посилання на внутрішній документ, який регулює оплату праці по відрядній системі.
Графи 6-8 «Надбавки»
Тут вказують стимулюючі і компенсаційні виплати (премії, надбавки, доплати, заохочувальні виплати). Вони можуть бути введені законом (наприклад, північні надбавки, надбавки за науковий ступінь і ін.), А також безпосередньо керівництвом фірми (наприклад, за творчу роботу, за керівництво і ін.). Надбавки визначають в рублях.
Графа 9 «Всього в місяць»
У цій графі підсумовують тарифну ставку (оклад) (графа 5) і надбавки (графи 6-8) по одній штатній одиниці. Зазвичай (при тарифній системі оплати праці) сумарні виплати вказують в рублях. Якщо ж на фірмі застосовують бестарифную або змішану систему оплати праці, графи заповнюють в інших одиницях виміру (у відсотках, коефіцієнтах і ін.).
Графа 10 «Примітка»
Цю графу використовують для внесення змін чи уточнень. Наприклад, якщо потрібно змінити назву посади або вказати прізвище та ініціали окремих працівників, що займають управлінські посади.
Як правило, підготовкою штатного розкладу займається керівник відділу кадрів або інший кадровий фахівець з наказом керівника фірми.
При підготовці штатного розкладу використовують:
- структуру і штатну чисельність фірми (її підрозділів);
- перелік найменувань і кодів структурних підрозділів фірми;
- нормативи чисельності штату;
- Кваліфікаційний довідник посад керівників, фахівців та інших службовців;
- Єдиний тарифно-кваліфікаційний довідник робіт і професій робітників;
- Класифікація професій робітників, посад службовців і тарифних розрядів;
- професійні стандарти з окремих професій у міру затвердження їх Мінпраці Росії;
- розрахунки місячних тарифних ставок (посадових окладів);
- інші необхідні нормативні та нормативно-технічні документи.
Якщо протягом року поміняли розмір МРОТ, то за тими посадами, за якими оплата праці встановлена виходячи з його розміру, до штатного розпису потрібно наказом керівника внести зміни.
Оригінал документа зберігають в складі управлінської документації фірми (зазвичай у відділі кадрів), а копії направляють до відділу кадрів, бухгалтерію та інші структурні підрозділи (якщо необхідно).
Наведемо зразок заповнення штатного розкладу:
Практична енциклопедія бухгалтера