Трудова книжка - це основний документ про трудову діяльність і стаж працівника. Не дивно, що до оформлення трудової книжки існує ряд вимог. Тим більше бланки трудової книжки належать до документів суворої звітності. Зберігати і вести трудову книжку зобов'язаний роботодавець, він же видає її робітникові, який вперше оформляється на перше робоче місце.
При неправильному оформленні бланків трудової книжки або їх псування потрібно скласти відповідний акт про їх списання і знищити бланки. Якщо провини працівника в неправильному оформленні чи псування трудової книжки немає, вартість зіпсованого бланка оплачує роботодавець за свій рахунок.
Для складання акта призначається наказом керівника ліквідаційна комісія, в яку входить головний бухгалтер, особа, відповідальна за зберігання і облік трудових книжок, а також керівник підприємства. Оскільки акт списання трудових книжок не регламентується чіткою формою, його можна виконати у вільній формі або ж на бланках актів підприємства.
В акті обов'язково вказується найменування організації, назва документа, дата його складання, відбивається господарська операція списання, кількість списаних трудових книжок і їх вартість. Також в акті про списання трудової книжки вказується причина списання та реквізити трудової книжки. Акт завіряється підписом керівника і членів комісії з описом займаних ними посад, а також печаткою підприємства.
Після складання акту про списання бланків трудової книжки, відповідні дані вносяться в прибутково-витратну книгу з обліку бланків трудових книжок, після чого списується вартість бланків суворої звітності (в даному випадку трудової книжки) з бухгалтерського рахунку підприємства. Працівникові при списанні трудової книжки видається дублікат трудової книжки, який він використовує далі як трудову.