Як Створити Ефективну Порядок денний Зустрічі. Є кілька веб-сайтів і посад, у яких є інформація про те, як встановити порядок денний для зустрічі. Однак, так багато зустрічей можуть бути швидко величезною кількістю використання часу в зайнятому графіку робіт, гарантуючи, що зустрічі, якими керують вчасно і, зачіпають всі необхідні теми, критична завдання. Дослідження передбачає що.
Що запланований зустрічає дату? Погодьтеся з датою і місцем розташування зустрічі. Призначте дату досить добре заздалегідь, щоб гарантувати, що учасники в стані намітити зустріч і план відповідно. Ви також хочете радити пред'явникам заздалегідь, щоб підготувати подання. Як тільки Ви призначаєте дату, дотримуєтеся її. Якщо Ви зробите зміни в даті, то мета зустрічі втратить кредитоспроможність.
Яке заплановане початок і час закінчення для зустрічі? Призначений час початку і час закінчення, і дотримується цього! Спостерігайте поруч, і контролюйте потік зустрічі. Я брав участь в 30-хвилинних зустрічах, які досягали годин роботи. Я також брав участь в сесіях 4 години довжиною, на яких ніщо не було досягнуто. Пам'ятайте, що у учасників є обов'язки за межами зустрічі, так, якщо Ви плануєте, час, щоб закінчитися дотримуються цього.
Які Ваші пункти порядку денного для цієї зустрічі? Визначте свої пункти порядку денного заздалегідь. Будьте введені від пред'явників, коледжів, членів команди, і учасників зустрічей. Порядку денного часто спочатку починаються, дивлячись на примітки від попередніх зустрічей. Заплануйте список пунктів, які будуть покриті, і сподівайтеся усувати пункти, які можуть бути звернені поза зустрічі або мати невелике відношення до всієї групи. Крім того, якщо у Вашої зустрічі будуть деякий обговорення або "мозкова атака", запланувати це у Вашій порядку денному. Мозкові штурми можуть бути трудомісткими, і Ви не хочете пропускати критичні пункти, тому що дискусійне засідання бігло занадто довго.
Скільки часу буде асигновано кожному пункту порядку денного? Це - інша критична точка. Якщо зустріч, як намічають, триватиме одну годину, вона повинна закінчитися через одну годину. Пунктами порядку денного потрібно призначити термін, і ці межі повинні бути проведені в життя. Час від часу може бути необхідно розширити зумовлені терміни. Однак, це має бути винятком, а не правилом. Знову, Ви будете здивовані, скільки може бути стисло в кілька хвилин, коли термін накладений.
Розподіліть свій порядок денний заздалегідь! Надішліть свій порядок денний і попросіть, щоб учасники розглянули її перед зустріччю. Це дозволить їм готувати деякі думки до пунктів порядку денного. Учасники можуть також відзначити думки пунктами обговорень, і вони погодяться, кого представляє що. Друковані порядку денного також дозволяють учасникам вважати себе відповідальними перед часом зустрічі, яка гарантує продуктивність.