Управління проектами - інструмент досягнення стратегічних цілей організації
Управління проектами можна представити у вигляді гарної електроніки в вашому автомобілі, що дозволяє синхронізувати всі системи і додати комфорту:
- забезпечить менше використання палива і більш рідкісні ремонти,
- допоможе на крутих поворотах,
- підстрахує в моменти відволікання (іноді навіть може взяти керування на себе),
- а коли водій втомився, підкаже, що пора випити чашечку кави - а то може бути біда.
Однак всі ці та інші приємні функції лише доповнення до головного. До кінцевої мети нашої поїздки. Якщо ми розумінням, куди і навіщо ми вирушаємо, основні системи автомобіля в порядку, то електроніка буде надійним помічником.
Ми переконалися, що до сих пір російські організації часто не мають довгострокових цілей і стратегії їх досягнення. в зв'язку з чим відбувається занадто часте, іноді діаметральне зміна курсу. І якщо сьогодні ми виробляли один вид продукції, завтра - інший, післязавтра повернулися до першого, і все це за рішенням «чуття власника», то жодна система не може допомогти досягати оптимального результату.
Управління проектами допомагає оптимізувати ресурси, але не замінює їх!
Ще одним поширився випадком стає надія на управління проектами як на чарівну паличку. яка повинна витягнути підприємство з глибокої кризи. Коли вже немає тямущих людей, немає коштів для розвитку і т. Д. «Ну давайте впровадимо управління проектами. чув, що нам це допоможе »- на жаль, чудес не буває і в ситуації загнаного коня зміна процесів нічим не поліпшить стан. Це як намагатися поліпшити електроніку при відсутності бензину або коліс. Так що, може бути, справа не в цьому?
У класичному поданні управління проектами допомагає досягати мети в заданий час із запланованим обсягом ресурсів. Якщо ми хочемо зменшити обсяг в два рази, нам потрібні нестандартні рішення (які не завжди можливі), або, як правило, зменшення наших бажань - і знову ми повертаємося до першого пункту. Дивись мети, чого хочемо досягти.
Управління проектами вимагає зміни звичок і традицій і це не можна зробити за допомогою вашого помічника
Впровадження управління проектами (тут я не виділяю якусь окрему методологію, так як загальний підхід впровадження стосується всіх типів) - це зміна звичок вашої організації. Тому лідер або рада лідерів повинні особистим прикладом показати систематичну роботу по впровадженню нових інструментів, будь-то виконання створених регламентів або заповнення полів в інформаційній системі.
Якщо директор вважає це безглуздим і не допомагає йому жити, то навіщо ми це впроваджуємо? Може бути система не зручна? Може бути регламент криво прописаний? Якщо цим незручно користуватися вам - так як це займає більше часу, ніж, по-вашому, дає результатів, - можливо це так і є, а співробітники за вашими плечима впевнені в цьому і їх також дратує заповнювати всі ці завдання, які ви у них все одно перепитує поштою? Може з усього функціоналу залишити тільки 10% і це те, що потрібно вашій організації на даному етапі. Впровадити то, що дає результат, а іншим не користуватися.
Управління проектами - це зміна мислення, джерело інновацій
В першу чергу прищеплення системного мислення - розуміння, як взаємопов'язані різні елементи і процеси у вашій компанії, в конкретному проекті. Розуміння, що якщо я щось міняю в відділі продажів, то це якось дасть про себе знати, в бухгалтерії, у IT-служби, на виробництві і т.д. Впровадження проектної системи - це можливість прозоро бачити, де що лежить, куди що входить і звідки що виходить. А будь-яка прозорість в нашій країні має собі супротивників.
А) Тому що часто з'ясовуються неефективні дії окремих людей, або навіть підрозділів, а іноді і перших осіб ...
Б) «Багато знання - багато печалі». Завдяки побудованій картині починає з'ясовуватися, що тут «дрібна недоробка» в синхронізації бухгалтерії і технологів, на яку шкода було витрачати час, - уже третій рік тримає вашу компанію і змушує робити безліч роботи. А тут є ще ось такі проблеми, а в цьому підрозділі - ось такі «скелети в шафах» ...
Іноді в такій ситуації «свої впроваджувачі» прописують НЕ оптимальний спосіб життєвого циклу типового проекту, а той, який є. Так щоб сильно нічого не міняти, інакше все доведеться переробляти - а це багато зусиль, і всім доведеться попітніти. Що ж, можна і на Мерседесі картоплю за старою звичкою возити, але наскільки воно того варте?
Управління проектами не замінить вкладень в людей
Все більший акцент в управлінні проектами робиться на розвиток окремих особистостей, що входять в команди, на увагу до загального настрою, координації спільних дій, людей, на розуміння особливостей роботи і внеску кожного з них. Двадцять у вас співробітників або двадцять тисяч - слова «кадри вирішують все» нікуди не пішли, з кожним роком їх важливість тільки посилюється.
Спроба запровадити управління проектами заради того, щоб зрозуміти, хто винен, приречена на провал. Запросіть незалежного фахівця, або опитаєте новачків, найімовірніше вони знають людей, які саботують діяльність і розвиток. Що робити, якщо це ключові співробітники, з якими ви вже десять-п'ятнадцять-двадцять років? Єдиної відповіді немає. Прислухайтеся до них, просто так невдоволення людини рідко з'являється.
Важливо пам'ятати мета впровадження - оптимізувати ресурси - бути сервісом для оптимізації процесів і скорочення зайвої, дурною роботи, а не джерело допзагрузкі!
Вкрай часто з'ясовується, що людина, яка найбільше «косячіт», є тим самим «волом», на якому все тримається. Просто йому не все одно і він береться за роботу, яка не закріплена в посадових інструкціях, йому прилітають додаткові завдання, що змушують його працювати понаднормово. І спроба ввести таку людину в систему управління проектами - покаже тільки, що у нього перевантаження! І треба з нього частину завдань прибрати. Всупереч бажанню - оптимізувати його і дати йому ще більше роботи.
В цілому власник і компанія повинні прийняти зважене рішення перед впровадженням, чи варта гра свічок, чи є зараз на це ресурси, а головне - бажання розбиратися в новому, вчитися, виявляти й усувати вузькі місця у всій діяльності організації. Часто при аутсорсингу проекту ми чуємо: а навіщо вам розуміти наші стратегічні цілі. Зробіть проект! І здивоване обличчя контактної особи від замовника, що не розуміє, навіщо нам ця інформація, яку можливо він і сам не читав: стратегія, місія, ключові завдання на цей рік, доступ до систем моніторингу трудовитрат і ресурсів організації. Тоді-то і починається розповідь про системність проектного управління - коли реалізацією начебто окремого, незв'язаного з іншими проекту ми можемо значно заощадити ресурси ще в двох-трьох проектах і збільшити загальну маржинальність.
Успіхів у ваших проектах і прагнення до постійних поліпшень!
