Як управляти робочим часом співробітників?
Для керівників сучасних компаній не секрет: певну частину офісних годин співробітники витрачають даремно. За даними ряду досліджень, на це йде як мінімум 10% робочого часу. Скільки часу на особисті справи можна подарувати співробітникам, щоб від цього не страждав бізнес? І чи потрібно відстежувати життя в офісі по хвилинах?
"Ми не займаємося чітким відображенням того, які особисті питання під час роботи вирішують наші співробітники, - розповідає Геннадій Нагорнов, співвласник і комерційний директор компанії Agency Internet Solutions Positive. - Хтось ходить з дітьми в поліклініку, хтось відпрошується здати іспит. Крім того, спілкуються в "асьці" з друзями, бронюють квитки в кіно або театр, розмовляють з колегами на цікаві теми. Влітку, коли тепло і світить сонце, співробітники можуть прогулятися по парку або пограти там у фрісбі (метання тарілки) ".
Керівники компаній називають головні проблеми, пов'язані з нецільовим броузінгом: зниження працездатності і продуктивності праці, зниження рівня безпеки корпоративної мережі, обмеження пропускної здатності, збільшення витрат на зв'язок.
"Можна цілком обгрунтовано говорити про те, що без шкоди робочим часом співробітники не зможуть вирішувати свої особисті питання протягом робочого дня, - каже Олександр Виноградов, заступник генерального директора юридичної компанії" Пепеляєв Груп ". - Будь-яке відволікання на власні проблеми, звичайно ж, позначиться на робочому часу. Якщо говорити про конкретні цифри, то вважаю, що при 8-годинному робочому дні 30 хвилин робочого часу співробітник цілком може витрачати на вирішення особистих питань ".
"За нашими приблизними підрахунками, співробітник може дозволити собі витратити на особисті справи під час роботи до години в день, - каже Павло Копитін, генеральний директор компанії Geologix. - Як правило, це медичне обслуговування, особисті та сімейні справи".
А Геннадій Нагорнов переконаний, що середній статистичний фахівець, а не трудоголік, з 8-годинного робочого дня витрачає 3 години свого часу на сторонні від роботи речі: "Я помічаю як по своїм співробітникам, так і по собі особисто, що якщо постійно перебувати в робочому режимі, відбуваються нервові зриви, а мозкова діяльність притупляється. Тому вважаю, що можна дозволити підлеглим до 30% робочого часу присвятити собі. Це допустима норма, включаючи обід ".
"Ми повинні розуміти, що неможливо отримати від будь-якої людини відмінний результат в роботі, якщо всі його думки тільки про те, що йому потрібно до лікаря, встигнути забрати дитину з садка або зустріти родичів на вокзалі, - каже Олександр Виноградов. - У нашій компанії на вирішення особистих питань співробітникам цілком офіційно і за рахунок компанії виділяється певна кількість днів ".
Чи потрібен контроль?
Керівники переважної більшості російських компаній вважають, що робочий час так чи інакше має бути під контролем. Серед можливих заходів боротьби проти злісних порушників робочого трафіку - усні та письмові попередження, штрафи, наступні відпрацювання за вирішення особистих питань в робочий час і навіть звільнення.
"Як і кожен роботодавець, я вважаю логічним припустити, що, купуючи 8 годин робочого часу співробітника, воно цілком буде використано для виконання службових обов'язків, - справедливо вважає Вадим Зеленський, генеральний директор Zelenski Corporate Travel Solutions (ZCTS). - Тому в нашій компанії працює система обліку робочого часу (вхід-вихід з офісу за магнітними картками). Співробітники, які часто відлучаються з офісу не по службовій необхідності, отримують попередження або штрафуються на вартість пропущеного співробітниками робочого време ні ".
Те ж в ZCTS відбувається і з курцями. Оскільки в офісній будівлі куріння заборонено, хвилини, витрачені співробітниками на перекури, також відображаються в обліку робочого часу. По внутрішній статистиці цієї компанії, що палить співробітник витрачає від 30 хвилин до 1,5 годин на перекури. Це, безсумнівно, недешево обходиться роботодавцю! У компанії зізнаються: вони всерйоз розмірковують про те, як поряд із заходами щодо мотивації відмови від куріння через преміювання починати замінювати кращих співробітників некурящими.
Для суворого обліку робочого часу ряд фахівців пропонують ввести в практику діяльності організації так звану фотографію робочого часу: завмер і деталізація робочого часу співробітника. Подібний метод обліку відпрацьованих годин дозволяє зрозуміти, чим займався співробітник протягом дня, проведеного в офісі, і скільки часу було витрачено співробітником на різні види діяльності.
"Програми, які повністю регламентують робочий день співробітника і дозволяють відстежити по хвилинах, що і для якого клієнта він сьогодні зробив, дуже ефективні, наприклад, в консалтингових компаніях, які продають клієнту години роботи, - каже Іван Апатов. - Ці програми також можна застосовувати для контролю робочого часу юристів, аудиторів, бізнес-консультантів ".
Крім того, жорсткий облік робочого часу може бути виправданий у виробничих сферах, де важлива послідовність і терміни, де потрібно чітко відслідковувати виконання регламенту. У таких сферах дозволяти співробітникові відлучитися навіть на п'ять хвилин можна тільки в строго відведений час.
Інтернет під наглядом
"Контролювати час, витрачений співробітниками в Інтернеті, потрібно обов'язково, - впевнений Геннадій Нагорнов. - У нас, наприклад, є централізована програма, яка показує всю діяльність співробітника, яку він здійснює через комп'ютер, і на яких сайтах і скільки часу він проводить. Причому ми це не приховуємо: весь персонал нашої компанії знає, що ми практикуємо подібні заходи ".
"Думаю, що контролювати час в Інтернеті, витрачений співробітниками в особистих цілях, необхідно, - також вважає Тамара Уварова. - Це впливає на неуважність співробітників і веде до втрати контролю над своєчасними завданнями. Ми контролюємо нецільове використання Інтернету за допомогою сервера і відстеження відвіданих працівниками сайтів ".
У юридичній компанії "Пепеляєв Груп" просять співробітників утримуватися від скачування фільмів, книг, музики та іншої невиробничої інформації, а також не встановлювати на корпоративні комп'ютери програми для скачування файлів, різного роду чати. Компанія не ставить перед собою мети контролювати, порушують або не порушують співробітники дані корпоративні стандарти. Керівники "Пепеляєв Груп" пішли іншим шляхом: вони закрили доступ на певні сайти ( "Однокласники" і т. П.) І обмежили можливість установки різних програм (наприклад, ICQ).
"Повірте, це набагато ефективніше, ніж ловити за руку порушників, які скачали пару фільмів на роботі, або виховувати тих, хто сидить в" Однокласниках ", - впевнений Олександр Виноградов. - При цьому розумне використання Інтернету в особистих цілях завжди знаходить розуміння і не забороняється ".
У компанії ZCTS заблокований доступ до сайтів в Інтернеті, крім дозволених керівником департаменту співробітника, а також заборонено використання поштових агентів типу ICQ.
У вільному польоті
І хоча більша половина керівників впевнено вважає, що контроль над офісним часом є необхідністю, проте всі сходяться на думці: занадто жорсткий контроль - марна трата часу і грошей. З одного боку, особливо спритні працівники зможуть обійти всі встановлені правила. З іншого - подібні заходи можуть завдати серйозного удару по довірі законослухняних співробітників.
Є й такі керівники, які заохочують робочі розваги, дозволяючи витрачати на них певну кількість офісного часу. Наприклад, в рамках послуги з внутрішньокорпоративних комунікацій Комунікаційною групою Pris Price + Partners - RUSSIA розроблені програми, в яких для "розрядки" співробітники залучаються до загальну гру (оф - або онлайн), яка триває кілька тижнів. Це не тільки допомагає працівникам перепочити, але і дозволяє вирішити важливі завдання: виконати освітню функцію, об'єднати колектив без відриву від справ, навчити персонал працювати в команді. За спостереженнями керівників компанії, після подібних ігор офіс працює більш злагоджено, а ефективність діяльності персоналу підвищується в рази.
"Ми з розумінням ставимося до особових справ співробітників і відчуваємо вдячність колективу за таке лояльне ставлення, - розповідає Геннадій Нагорнов. - Справи є у кожного співробітника, будь він керівник, продавець або бухгалтер. Найголовніше, щоб поставлені терміни на реалізацію завдань від цього не страждали. у нашій компанії це розуміють і, в разі якщо того вимагає ситуація, можуть затриматися на роботі в наступні дні для завершення проекту в термін ".
"Основне завдання працівника в першу чергу виконати роботу першорядної важливості, - каже Тамара Уварова. - А решту часу персонал має право планувати робочий час на свій розсуд. У нас співробітники можуть за власною ініціативою затриматися на робочому місці, якщо вони не встигли доробити необхідну роботу" .
Встановлення термінів закінчення проекту або роботи дозволяє не тільки мобілізувати підлеглих, а й зняти питання про жорсткий контроль робочого часу з боку керівника. Наприклад, в компанії "Пепеляєв Груп" в більшості випадків завдання необхідно підготувати до чітко зазначених термінів, а порушення дедлайнів просто неприпустимо. Співробітники не можуть зірвати терміни, витративши час на вирішення особистих питань, т. К. Від якісного і своєчасного виконання завдань залежить професійна оцінка співробітників і компанії. "Якщо ми націлили людини на результат, а не на" освоєння "робочого часу, ми, швидше за все, побачимо, що, витративши годину в робочий час на свої особисті проблеми, співробітник затримається на роботі і доробить свої завдання, що, в свою чергу , чи не позначиться негативно на результаті ", - вважає Олександр Виноградов.
Крім того, за словами експертів, багато в чому вирішення питання про контроль роботи співробітника залежить від того, яким саме видом діяльності він зайнятий. "Від інтелектуальної роботи напруга куди вище, ніж від фізичної, - вважає Геннадій Нагорнов. - Фізична робота дуже сильно впливає на зняття стресів і тримає в тонусі весь організм, на відміну від розумової діяльності. Тому час, який потрібно для відновлення і розслаблення, в кожному роді діяльності різний. Для працівників інтелектуальної праці цей час набагато триваліша ".
"У моїй компанії все побудовано на довірі один до одного, і, відповідно, контролювати кого-небудь немає сенсу, - каже Олексій Липскеров. - Саме тому я можу дозволити своїм співробітникам відлучитися з робочого місця для вирішення своїх особистих проблем. Навіть відпускаю просто подихати повітрям в прилеглому парку. Коли у тебе робота за комп'ютером - добре відволіктися, вийти хвилин на п'ятнадцять і "прочистити мізки".
"Я глибоко переконаний, що справжній професіонал або людина, яка прагне до професіоналізму, повинен мати сферу своїх ділових інтересів ширше сформульованих завдань і постійно розвиватися, - вважає Іван Апатов. - Тому якщо людині потрібна пара хвилин для відпочинку від поточної роботи, людина може використовувати час для того, щоб почитати профільну книгу або хоча б блог ".
Крім того, як вважає Іван Апатов, з людьми творчих професій доводиться сподіватися на розвинену етичну ділову культуру і припускати, що співробітник сам повинен вміти організувати свій час. Тим часом навіть талановиті фахівці можуть сильно шкодити бізнесу і не окупати інвестиції в них, якщо відрізняються абсолютною нездатністю до самоорганізації. Тому при формуванні творчих колективів важливо підібрати правильну команду. Так, в компанії Agency Internet Solutions Positive вже на етапі співбесіди з новим кандидатом виявляють якості самоорганізації і дисципліни. "Людей з такими якостями не потрібно контролювати, - говорить Геннадій Нагорнов. - Цим людям потрібно дати всі умови для нормальної роботи, чітко прописати регламент, поставити цілі і визначити адекватний термін для їх виконання".
Журналу "Управління персоналом"
Підписано до друку