За допомогою Microsoft Outlook можна призначати не тільки очні збори, але і зборів по мережі, «віртуальні зборів», які можна відвідувати, не відходячи від комп'ютера. Для даної мети існує багато програм, але вибір конкретної залежить від кількості запрошених учасників, від їх місця розташування і від необхідних для проведення зборів послуг, таких як можливість спільно використовувати документи або передавати зображення і звук в реальному часі. Мережеве збори можуть бути як швидким імпровізованим обміном документами між двома людьми, так і запланованою зустріччю групи людей або сеансом тренування, в якому беруть участь люди з різних місць і часових поясів.
Microsoft Windows NetMeeting
Щоб автоматично включити в зібрання або зробити загальним для учасників зборів документ Office, необхідно вказати ім'я документа і його місце розташування на комп'ютері. Щоб приєднатися і брати участь в мережевих зборах NetMeeting, учасники повинні використовувати NetMeeting версії 2.1 або більш пізньої.
Microsoft Exchange Conferencing
Служби Microsoft Windows Media
Служби Windows Media зазвичай використовується для проведення спілкування одного з багатьма, такого як мовлення на всю організацію або процес навчання через мережу. Служби Windows Media можуть забезпечувати мережевий доступ до наступних трансляцій мультимедіа:
- події в режимі реального часу, такі як збори організації, презентації або концерти;
- записані або трансльовані в прямому ефірі теле- і радіопередачі.
Щоб дивитися або слухати трансляцію учасники повинні використовувати плеєр, такий як Microsoft Windows Media Player. Людина, що створює і відправляє запрошення на збори повинен вказати тільки місце розташування цифрового мультимедіа. Інші члени організації можуть відповідати за створення мультимедіа і підготовці його до відправки. Додаткові відомості про формати цифрового мультимедіа див. Довідку Windows Media Player.
Прийняття запрошення на збори по мережі
Для отримання запрошення на збори по мережі на комп'ютері має виконуватися додаток Microsoft Windows NetMeeting. При отриманні нагадування Microsoft Outlook про збори по мережі натисніть кнопку «Служби зборів», потім кнопку «Запустити NetMeeting», щоб прийняти запрошення, або кнопку «Припинити», щоб відхилити запрошення. При отриманні запиту на зустріч з мережі натисніть у діалоговому вікні Збори кнопку «Прийняти» або кнопку «Відхилити».
Підключення до зборів по мережі
Щоб підключитися до зборів, необхідно мати на комп'ютері Microsoft NetMeeting версії 2.1 або більш пізньої. Відкрийте запрошення на збори. Натисніть кнопку «Підключитися до NetMeeting». Щоб підключитися до зібрання з календаря, клацніть правою кнопкою миші елемент і виберіть команду Підключитися до NetMeeting в контекстному меню. Організатор зборів може почати його, натиснувши в контекстному меню кнопку «Запустити NetMeeting». Щоб приєднатися до наради з нагадування, виділіть пункт «Служби зборів», а потім виберіть команду Підключитися до NetMeeting. Щоб запустити збори з нагадування, організатор зборів повинен виділити пункт «Служби зборів», а потім вибрати команду Запустити NetMeeting.
Підключення до конференції Microsoft Exchange
Щоб підключитися до конференції, необхідно мати web-оглядач, наприклад, Microsoft Internet Explorer. Відкрийте запрошення на збори по мережі і натисніть кнопку «Підключитися до конференції». Щоб підключитися до конференції Microsoft Exchange з календаря, клацніть правою кнопкою миші елемент і виберіть команду Підключитися до конференції в контекстному меню. Щоб підключитися до конференції з нагадування, виділіть пункт «Служби зборів», а потім виберіть команду Підключитися до конференції.
Підключення до трансляції служб Microsoft Windows Media або її прослуховування
Зміна налаштувань мережевого зборів
Автоматичний запуск NetMeeting або цифрового мультимедіа з нагадуванням
Якщо для зборів по мережі планується використовувати Microsoft Windows NetMeeting або служби Microsoft Windows Media, можна запустити Microsoft NetMeeting або відтворити мультимедіа, коли для кожного учасника з'являється нагадування про збори. Для цієї процедури потрібно Microsoft NetMeeting 2.1 або більш пізньої версії або програма, яка відтворює мультимедіа, наприклад програвач Windows Media. Створіть або відкрийте запрошення на збори по мережі і встановіть один з наступних прапорців:
- Автоматично запустити NetMeeting з нагадуванням;
- Автоматично запустити Windows Media з нагадуванням. Щоб змінити інтервал часу між зборами по мережі і нагадуванням про нього, введіть час у поле «Оповіщення».