Всі податкові агенти зобов'язані вести облік виплачених доходів в картках за формою, встановленою Мінфіном Росії (п. 1 ст. 230 НК РФ).
Крім податкових агентів, картки повинні заводити організації, які:
- виплачують громадянам доходи за придбане у них майно (товари, роботи, послуги);
- виплачують гроші підприємцям.
Основне призначення податкової картки - формування показників, необхідних для складання річної довідки про доходи фізичної особи (форма 2-ПДФО). Тому, допрацьовує бланк картки, намагайтеся дотримуватися уточненої структури цієї довідки. Бланк можна доповнити новими таблицями, окремими рядками або графами.
Доходи, що обкладаються ПДФО за різними податковими ставками, гуртуйте за кодами бюджетної класифікації (КБК) і розносите по різних розділах картки. У старій формі 1-ПДФО для цього були призначені розділи 3, 4 і 5.
Відносно доходів нерезидентів передбачено КБК:
- 182 1 01 02030 01 1000 110 - податок за ставкою 30 відсотків з усіх доходів нерезидентів.
Аналогічно слід вести облік сум сплаченого податку. Помісячний спосіб дозволить бухгалтеру, не звертаючись до податкової інспекції, виправляти помилки і компенсувати зайво утримані суми ПДФО за рахунок зменшення фактичних платежів до бюджету (в межах одного КБК). Наприклад, якщо в організації працює кілька іноземних громадян і хтось із них протягом року набуває статусу податкового резидента.
Розділи, в яких відображаються доходи, виплачені співробітнику, доцільно заповнювати не тільки помісячно, а й в розрізі кожної виплати. Це дозволить правильно визначити податкову базу і суму обчисленого й утриманого ПДФО за доходами, які переходять з одного місяця на інший. Наприклад, за відпускними, виплачених авансом.
У картці слід більш чітко структурувати розділ, в якому відображаються стандартні податкові відрахування. Їх теж слід враховувати помісячно. Крім того, потрібно передбачити додаткові рядки для відображення майнових вирахувань, пов'язаних з придбанням житла та наданих організацією. Назвати ці рядки можна так само, як вони названі в розділі 4 довідки 2-ПДФО. Причому суми відрахувань, належних і фактично наданих співробітнику, потрібно показувати окремо.
Картки за формою 1-ПДФО є первинними документами податкового обліку. Їх потрібно вести персонально по кожній людині, яка отримує від організації доходи, що обкладаються ПДФО (п. 1 ст. 230 НК РФ).
Ситуація: чи потрібно відображати в податковій картці доходи, які не обкладаються ПДФО
Відповідь на це питання залежить від характеру доходів.
Бланк картки розрахований на один податковий період (календарний рік). Картку можна вести як на папері, так і в електронному вигляді. Заводити її потрібно при першому ж нарахуванні доходів людині. Після закінчення року відомості, відображені в податковій картці, використовуйте при складанні довідки про доходи фізичної особи (форма 2-ПДФО).
Всі показники в картці (крім суми ПДФО) відбивайте в рублях і копійках. Суму податку показуйте в повних рублях (суми до 50 коп. Відкидайте, суми в 50 коп. І більше округляйте в більшу сторону). Валютні показники перераховуйте за курсом Банку Росії на дату отримання доходів (дату витрат, якщо вони приймаються до відрахування).
Ситуація: чи потрібно внести в форму 1-ПДФО дані про доходи, які новоприйнятий працівник отримав за попереднім місцем роботи
З того моменту, як співробітник надійшов в вашу організацію, доходи, які він отримує від інших податкових агентів, в картці відображати не треба. Однак суму доходу, отриману ним на попередній роботі, потрібно вказати. Ці дані необхідні, щоб правильно розрахувати суму стандартних податкових вирахувань, покладених співробітнику на новому місці роботи, і точно визначити податкову базу за підсумками року. Відомості в картку заносите на підставі довідки за формою 2-ПДФО, виданої співробітнику бухгалтерією за попереднім місцем роботи.
Ситуація: як відобразити в картці за формою 1-ПДФО суму відпускних, якщо відпустка починається в одному місяці, а закінчується в іншому
У картці за формою 1-ПДФО доходи слід відображати на дату їх фактичного отримання. При визначенні цієї дати потрібно керуватися статтею 223 Податкового кодексу РФ.
Організація повинна виплатити відпускні співробітникові не пізніше ніж за три дні до початку відпустки (ч. 9 ст. 136 ТК РФ). Якщо цей порядок не дотримується, трудова інспекція може оштрафувати організацію (її посадових осіб) за порушення трудового законодавства.
Розмір штрафу за будь-яке порушення трудового законодавства становить:
- для посадових осіб організації (наприклад, для керівника) - від 1000 до 5000 руб .;
- для організації - від 30 000 до 50 000 руб.
Такі заходи відповідальності передбачені статтею 5.27 Кодексу РФ про адміністративні правопорушення.
Приклад відображення відпускних у формі 1-ПДФО. Відпустка співробітника починається в одному місяці, а закінчується в іншому
Сума ПДФО з відпускних склала 1300 руб. (10 000 руб. × 13%).
Ситуація: чи потрібно в формі 1-ПДФО відображати суми, виплачені громадянам при придбанні у них сільгосппродукції, вирощеної в присадибних господарствах
Відповідь на це питання залежить від того, підтверджено чи походження сільгосппродукції документально.
Якщо продавець не зумів підтвердити походження сільгосппродукції, організація повинна утримати з нього ПДФО, відобразити цю операцію в податковій картці і передати відомості про виплачені доходи до податкової інспекції за місцем свого обліку (п. 2 ст. 230 НК РФ).
Ситуація: чи потрібно в формі 1-ПДФО відобразити суми, виплачені організацією продавцеві особистого майна
Обов'язок ведення обліку виплачених доходів в картках за формою 1-ПДФО встановлено тільки для податкових агентів (п. 1 ст. 230 НК РФ).
З доходів, отриманих від продажу особистого майна, фізичні особи самостійно розраховують та сплачують ПДФО до бюджету (пп. 2 п. 1 ст. 228 НК РФ). При цьому якщо продане майно (крім цінних паперів) знаходилося у власності людини три роки і більше, доходи від його реалізації цим податком не обкладаються (п. 17.1 ст. 217 НК РФ).
Організації-покупці щодо доходів, виплачених громадянам при придбанні їх особистого майна, податковими агентами не визнаються (п. 2 ст. 226 НК РФ). Тому вести облік доходів і інформувати податкові інспекції про виплачених сумах такі організації не зобов'язані.
Ситуація: який код потрібно вказати в полі «код доходу» картки за формою 1-ПДФО при виплаті компенсації за невикористану відпустку, не пов'язаної зі звільненням
Ситуація: який код потрібно вказати в полі «код доходу» картки за формою 1-ПДФО при виплаті компенсації за невикористану відпустку при звільненні
Ситуація: чи може податкова інспекція залучити організацію до відповідальності за відсутність карток за формою 1-ПДФО
Картки за формою 1-ПДФО є регістрами податкового обліку. Відсутність таких регістрів визнається грубим порушенням правил обліку доходів, витрат і об'єктів оподаткування. Якщо воно було допущено протягом одного податкового періоду, податкова інспекція має право оштрафувати організацію на суму 10 000 руб. Якщо порушення виявлене протягом декількох податкових періодів, розмір штрафу збільшиться до 30 000 руб. Порушення, яке призвело до заниження податкової бази, спричинить за собою штраф в розмірі 20 відсотків від суми несплаченого податку, але не менше 40 000 руб.
Такі заходи відповідальності встановлені в статті 120 Податкового кодексу РФ.
За неподання карток на вимогу інспекції організацію можуть притягти до відповідальності за статтею 126 Податкового кодексу РФ. Пункт 1 цієї статті передбачає штраф у розмірі 200 руб. за кожне неподання документ. Пункт 2 - штраф у розмірі 10 000 руб. за відмову від надання документів та відомостей про платників податків. Таким чином, якщо письмову вимогу інспекції про подання податкових карток залишиться без задоволення, вона зможе скористатися одним з цих пунктів на свій розсуд.
Крім того, за відсутність карток передбачена і адміністративна відповідальність. За заявою податкової інспекції суд може оштрафувати посадових осіб організації (наприклад, керівника) на суму від 300 до 500 руб. (Ч. 1 ст. 15.6 КоАП РФ).
Зарезервуйте в податковій картці рядки і графи для коригування даних про утримані суми ПДФО, яка можлива після закінчення календарного року.
