Форма ведення обліку доходів фізичних осіб (форма 1-ПДФО)
Податкові картки можна вести як в паперовому, так і в електронному вигляді, проте і в тому і в іншому випадку необхідно забезпечити збереження даних протягом чотирирічного періоду.
Податкова картка ведеться індивідуально по кожній фізичній особі, якій виплачується дохід. Дані в неї необхідно заносити щомісяця виходячи з усіх проведених виплат. У той же час в картці не відображаються ті доходи, які повністю звільнені від оподаткування незалежно від їх суми. Наприклад, до них відносяться допомоги по вагітності та пологах, отримані аліменти, суми одноразової матеріальної допомоги членам сім'ї померлого працівника та ін.
Якщо платник податку одночасно отримує кілька видів доходів, наприклад заробітну плату, винагороду за цивільно-правовим договором, дивіденди, матеріальну допомогу та інше, на нього оформляється тільки одна картка. А різні види доходів відображаються в окремих розділах.
У податковій картці вказуються тільки ті доходи, які виплачує один роботодавець. Доходи, отримані від інших податкових агентів, відображати не слід. Така ситуація може виникнути, коли платник податків працює за сумісництвом в декількох організаціях. Однак у випадках, коли працівник змінював місце роботи, в картці довідково вказується дохід з попереднього місця роботи (абз. 3 розд. 3 Порядку).
При заповненні податкової картки не потрібно враховувати суми, які утримуються із заробітної плати (іншого доходу) платника податків за його розпорядженням або за рішенням суду чи інших органів (наприклад, аліменти, суми відшкодування шкоди та ін.), Оскільки вони не впливають на розрахунок податкової бази , так як віднімаються з доходу вже після утримання ПДФО.
Всі показники в податковій картці вказуються в рублях і копійках через десяткову точку, за винятком сум ПДФО. Суми податку треба обчислювати в повних рублях, при цьому значення до 50 коп. відкидаються, а 50 коп. і більше - округлюються до цілого рубля.
Якщо доходи фізичної особи виражені в іноземній валюті, то вони перераховуються в рублі за офіційним курсом ЦБ РФ на дату їх фактичного отримання. Ця дата визначається відповідно до ст. 223 НК РФ. Такий же порядок застосовується і до витрат, якщо вони враховуються при обчисленні ПДФО податковим агентом.
Відповідальність за неведення обліку доходів фізичних осіб
Саме по собі відсутність такого обліку не тягне податкової відповідальності. Однак податкові органи можуть зажадати документи, що містять такі відомості, при проведенні податкової перевірки. Якщо їх не уявити, то можуть оштрафувати на підставі п. 1 ст. 126 НК РФ (п. 4 ст. 93 НК РФ). Розмір штрафу складе 20 0 руб. за кожне неподання документ.