Не забувайте про правильний вибір часу дзвінка. Відразу після початку робочого дня у людини можуть бути невідкладні справи або він просто ще не увійшов в діловий ритм. Варто почекати півгодини-годину. Невдалим для переговорів є і обідній час, а також кінець робочого дня.
Якщо дзвонять вам, то замість звичного «алло», «так» або «слухаю» краще відразу ж привітатися і представитися, вказавши ваше ім'я, посаду і компанію, де ви працюєте. Якщо дзвоните ви самі - правила зберігаються, але при цьому варто відразу додатково повідомити, з якого питання ви турбуєте співрозмовника і запевнити його, що розмова не займе багато часу.
Перше питання, поставлене в розмові, може легко вирішити його результат. Питання: «Ви робите?» Передбачає відповідь: «Так», і бесіду доведеться завершити. Краще запитати: «Ви зараз вільні?», «Ви можете приділити трохи часу?». Подібні питання припускають готовність співрозмовника розмовляти з вами.
У хoде бeсeди не забувайте звертатися по імені до співрозмовника. Підлаштовуйтеся до його темпу мови і не намагайтеся за півхвилини викласти всю інформацію і отримати від приголомшеного абонента відповідь. Не забувайте підкреслювати ключові моменти і залучати до них особливу увагу. Також давайте зрозуміти, що ви уважно слухаєте. Не мовчіть, інакше може скластися враження, що зв'язок перервався або ви вирушили по своїх справах. Краще час від часу користуйтеся паузами в монолозі співрозмовника і перетворюйте його в діалог словами: «Так», «Зрозуміло», «Правильно». Якщо щось залишилося незрозумілим для вас - попросіть пояснити більш детально.
Безумовно, дуже важливою є чітка дикція, тому говорити потрібно точно в мікрофон. Не використовуйте слів-паразитів. Краще замініть їх паузами. Бажано не дзвонити з жвавій вулиці, з шумного приміщення, громадського транспорту. Нe зaбивайтe o тoнe вашої рeчі, будьте доброзичливі і зібрані. Нe стoіт oбрaщаться до співрозмовника суxo, oтстраненнo, равнoдушнo. Проявіть зацікавленість.