З цієї статті дізнаєтеся:
- хто може вести журнал приходу і відходу співробітників
- як вести журнал обліку приходу і відходу співробітників
- зразок журналу для роздруківки
Журнал обліку приходу і відходу співробітників, на відміну від табеля, не обов'язковий для роботодавця. Але для його ведення є дві основні причини. По-перше, на підставі даних журналу співробітники відділу кадрів або бухгалтерії зможуть оптимізувати заповнення табелів. А по-друге, керівник отримає достовірні відомості про трудову дисципліну працівників. Для сумлінних співробітників така система обліку робочого часу теж вигідна, адже в журналі фіксуються не тільки запізнення і прогули, а й понаднормові години.
Хто може вести журнал приходу і відходу співробітників
Кожна організація має право самостійно визначати особу, відповідальну за ведення журналу. Для такого призначення досить видати спеціальний наказ або внести відомості до Положення про діловодство. У другому випадку обов'язки працівника по веденню журналу необхідно прописати в його посадовій інструкції або трудовому договорі.
Рекомендуємо матеріали по темі:
Як вести журнал обліку приходу і відходу співробітників
Залежно від встановлених в організації графіків роботи, відомості в журнал вносяться з такою періодичністю:
- щодня - при стандартній робочому тижні;
- щотижня - у випадках, коли робочий графік співробітників не має на увазі щоденне відвідування;
- підсумований метод - при гнучкому або змінному графіку роботи співробітників дані вносяться з періодичністю, встановленої в Положенні про діловодство (навіть раз на півроку, якщо це доцільно).
Журнал приходу і відходу співробітників не має регламентованої форми, тому ви можете розробити свою форму, яка містить ті відомості, які необхідні для обліку відвідуваності. Журнал може існувати як в паперовому вигляді, так і в електронному. У будь-якому випадку він являє собою таблицю, в якій зазвичай містяться графи:
У спеціалізованих магазинах ви можете придбати готовий журнал, віддрукований типографським способом, які має на увазі прошивку і заповнення титульного аркуша із зазначенням назви організації, періоду ведення журналу та П.І.Б. відповідальної особи.
На розсуд керівництва в журнал можуть бути додані графи для відомостей про обідніх перервах. І в цьому випадку краще скористатися електронними таблицями, які ви зможете роздрукувати для самостійного заповнення співробітниками, або ж вести журнал в електронному вигляді протягом року. Терміни зберігання журналу приходу і відходу - 1 рік після закінчення.
Зверніть увагу! Для обліку робочих виїздів співробітників протягом робочого дня доцільно вести окремий журнал (зошит). Традиційно його називають «Журналом реєстрації місцевих відряджень». Такий журнал дозволить керівникові і колегам завжди бути в курсі місцезнаходження співробітників.
Проста таблиця в Excel дозволить автоматично розраховувати кількість відпрацьованих годин. Також ви зможете формувати індивідуальні листи по кожному співробітнику, застосовуючи просту сортування на прізвище.
Зразок журналу для роздруківки
Рекомендуємо матеріали по темі: