Вивчаємо провідні рішень з планування ресурсів підприємства (ERP), які допомагають бізнесу управляти діючими ресурсами і оптимізувати продуктивність.
Вивчаємо провідні рішень з планування ресурсів підприємства (ERP), які допомагають бізнесу управляти діючими ресурсами і оптимізувати продуктивність, ефективність і якість ділової.
І, в той час як фінансовий облік, безумовно, є важливим компонентом програмного пакета будь-якої компанії, багато підприємств рейтингової організації потребуватимуть такому програмному забезпеченні для планування своїх ресурсів (ERP), яке гарантуватиме дедалі рух вперед в діловому процесі.
На щастя, майже всі постачальники софтових рішень бухгалтерського обліку з тих, яких ми розглянули раніше, також здатні розширити свої програмні продукти для забезпечення виконання усіх функцій ERP.
Головним чином, сайти бухгалтерського обліку розроблені за модульним принципом, а це означає, що купувати можна лише ті функції, які необхідні конкретної організації.
Крім того, ці сайти спеціалізуються на підтримці компаній малого і середнього підприємництва (SME).
Як правило, ми розглядаємо продукти, спрямовані на представників малого та середнього бізнесу (SMB) або - підприємницьких організацій.
Характеристика бізнесу як малого або середнього більше говорить про його складності, ніж про загальний розмір.
Щоб інвестування в програмне забезпечення ERP було вигідним вкладенням, бізнес повинен мати потребу в робочих процесах з діловою активністю і багатонаціональної комерції при досить комплексних вимогах щодо організації економічного виробництва або ланцюга поставок.
При такому розкладі підприємницькі організації отримують більше преференцій, ніж малий і середній бізнес.
Організації підприємців в рівній мірі можуть бути такого ж розміру, як і лідируючі бізнес-компанії (як правило, в штаті налічується від 100 до 1000 співробітників), але цей бізнес має досить комплексними вимогами і знаходиться на лідируючих позиціях, тому в даному випадку вкладення в програмні продукти ERP окупаються сторицею.
Що з себе представляють програмні засоби управління підприємницькою діяльністю і планування ресурсів на рівні підприємства?
Систему ERP в загальних рисах можна описати як модульне програмне рішення, яке працює з фінансовою стороною бізнесу, а потім бере під контроль тісно інтегровані програми-модулі, які зачіпають інші галузі бізнесу.
«Інші області бізнесу» - це управління взаємовідносинами з клієнтами (CRM), управління ланцюгами поставок (логістика), бізнес-аналітика (BI), Управління матеріальними потоками ресурсів (MRP), яке, в свою чергу, включає в себе такі можливості, як інвентаризації Just-In-Time (JIT), точки продажів (POS), фіксований управління активами і навіть контроль проектів.
По суті, ERP - це системний підхід до управління всім підприємством, а не тільки сферою фінансів.
І, за рахунок інтеграції всіх цих модулів в єдине ціле, клієнти можуть втілювати в життя нові планові рішення і створювати процеси, які були б неможливі з використанням окремих інструментів.
Наприклад, більшість систем ERP також покращують бухгалтерський облік та повне управління шляхом додавання функцій або можливостей для підвищення якості роботи основного інструмент розрахунку заробітної плати при наявності збільшеної щільності людських ресурсів (HR) в організаційній структурі підприємства.
Вони також можуть поліпшити бухгалтерський облік за рахунок розширення діапазону управління матеріально-технічними запасами завдяки адаптації до певного типу бізнесу, в якому працює клієнт, наприклад, до роботи компаній, що займаються складуванням або розподілом ресурсів.
Іноді при розгляді вибіркової реалізації розвитку інформаційних систем управління портфелем компанії, буває набагато краще, якщо виникає тверда переконаність в тому, що звичайне додаток буде просто не здатне впоратися з покладеними на нього обов'язками.
Хорошим прикладом цього є фонд заробітної плати. Нарахування заробітної плати для співробітників обслуговуючої організації, включає в себе контроль за часом виставлення рахунків і витратами; це значно відрізняється від процедури оплати праці працівників закладів громадського харчування і лікувальних установ, де потрібно переводити кошти в раду службовців.
І ще більше метод оплати праці відрізняється у будівельних компаній, де часто потрібно розраховувати кілька ставок для одного працівника в залежності від того, яку роботу він виконують (а також потрібно буде передати інформацію про це в кілька профспілок).
Інвентаризація є ще однією областю, в якій необхідні функціональні можливості розрізняються в залежності від типу бізнесу.
Наприклад, інвентаризація виробничої компанії може зажадати відстеження компонентів з використанням штрих-кодів для ідентифікації різних ділянок бази-сховища об'єктів господарства, а також накладних на обробку матеріалів (BOMP), в яких будуть враховуватися списки всіх деталей, необхідних для створення конкретного продукту або навіть комплектація , де буде складений опис сполучення всіх складальних (компонувальних) вузол, а не їх окремих частин.
Справа в тому, що оскільки ERP-платформи по-перше модульні, а по-друге неймовірно великі відносно ситуацій свого використання і функціональних можливостей, якими вони наділені, то визначатися з вибором оптимального рішення для коректного бізнесу доводиться ще вдома, задовго до того, як зв'язатися з постачальником даного ПЗ.
Почати процес вибору найкраще з проведення консультацій з передовими менеджерами всіх ключових бізнес-процесів, а також з визначення того, як саме в компанії ведеться ділова активність.
Точніше, який шлях проходять клієнти починаючи від проведення операції по кредитній карті на сайті компанії і закінчуючи тим, як обрані ними товари прибуває в пакувальній коробці до їх вхідних дверей?
Як обробляються платежі і виконуються замовлення, як продукція збирається зі складів, як відвантажені замовлення переміщаються по логістичним лініях і доставляються клієнтам?
Як вся ця інформація використовується для забезпечення постійного обміну товарно-матеріальними запасами між організаціями?
Яку насправді необхідну інформацію отримати не вдається?
Перелік відповідних питань буде в реальності набагато більшим і виходять далеко за рамки типових IT-питань, які задаються перед установкою програмного забезпечення SMB (наприклад, про необхідну кількість серверів і витратах на ліцензування одного робочого місця і т. Д.), Хоча всі ці питання також будуть задані і при оптимізації ERP.
Причина, по якій необхідно отримати повне уявлення про те, як в компанії виникає ділова активність - це те, що ERP-системи не тільки управляють гамою особливостей бізнес-процесів (як обговорювалося раніше), але вони також забезпечують різну ступінь інтеграції між своїми варіативними модулями .
За допомогою стандартного програмного забезпечення малого і середнього бізнесу, наприклад, рідко вдається домогтися прямої взаємодії між функцій управління складом і структурою HR.
А система ERP впорається з цим досить легко, і її, крім цього, можна налаштувати так, щоб інтеграція працювала ще більш ефективно при певній організації.
Для спеціалізованих складів, які зберігають пристосований до конкретних умов інвентар (наприклад, небезпечні хімічні речовини), система HR може автоматично перевіряти дані про те, що в момент прибуття цих хімікатів на конкретний склад там виявляться кваліфіковані штатні співробітники, які мають всі необхідні навички для отримання цих хімічних речовин, а також їх обробки і зберігання.
Це тільки один з можливих прикладів того, як вміє працювати дана платформа.
Які перспективи відкриються для конкретної організації повністю залежить від можливості ERP-платформи і того, наскільки добре керівник компанії зумів зрозуміти дієве пристрій свого бізнесу.
Сайти Lose Some, Gain SomeIn потрапили в наш первісний огляд програмних продуктів для бухгалтерського обліку.
Ми дивилися на їх фінансову сторону, концентруючись на роботі головної бухгалтерської книги і вивчаючи загальні зручність їх використання при навігації та конкретних робочих процесах.
У цьому циклі ми повернулися до них знову і досліджували їх загальну функціональність в області ERP, звертаючи також увагу на наявність модулів, які розширюють аспекти фінансового управління системою (і поширюють їх на інші сфери діяльності підприємства).
При цьому, ми трохи скоротили кількість розглянутих програмних продуктів.
У первісному огляді фінансових програм бухгалтерського обліку ми розповідали про Intacct і Intuit QuickBooks Online Plus.
Але жоден з них не має щирого ERP-функціоналу, тому ми і виключили їх з цього огляду.
З тих пір вони еволюціонували в ряді важливих моментів, з яких слід відмінити поява у них підтримки хмарних технологій.
Перевага для клієнтів тут зводиться насамперед до їх вартості і гнучкості.
Оскільки ERP-системи мають модульну структуру, в традиційному варіанті їм часто потрібно кілька серверів для того, щоб повноцінно функціонувати.
Вони можуть мати один сервер для фінансового модуля, другий - для серверної бази даних, третій - для системи управління запасами, і так далі.
Використання надлишкових серверів для забезпечення надійності та підвищення продуктивності програмного забезпечення підвищує його вартість.
Для того, щоб ефективно продавати цю технологію клієнтам, виробники використовують хмарні технології для підтримки своїх рішень, а також пропонують особливу модель поширення: «програмне забезпечення як послуга» (SaaS).
Це означає, що клієнти мають дуже маленькі (часто нульові) авансові витрати на апаратне забезпечення - все сервери знаходяться в хмарі.
Це може привести до відчутного зниження сукупної вартості володіння ERP- рішенням.
А в якості додаткового бонусу ця модель поширення також дозволяє негайно і дуже економічно ефективно використовувати свій потенціал.
Якщо бізнес працює за рахунок операцій роздрібної інтернет-торгівлі, для нього можна підібрати модулі електронної комерції в ERP-рішення.
Але під час курортного сезону, трафік через систему електронної комерції може підскочити.
У традиційній установці інфраструктури, компанії в цьому випадку буде необхідно купувати додаткові сервери і налаштовувати їх як надлишкові кластери для обробки, щоб впоратися зі збільшенням обсягів трафіку.
Потім, коли свята закінчаться, ці сервери доведеться просто відключити, і компанія буде змушена «з'їсти» вартість невикористаного обладнання.
Завдяки хмарних технологій, клієнти можуть просто розкрутити нові сервери в хмарі, щоб впоратися з цією підвищеним навантаженням, і платити за їх використання тільки під час канікул, а потім, як тільки свята закінчаться, просто перервати їх роботу (таким чином платити тільки за те, що їм потрібно, тоді, коли їм це необхідно).
Останні перевага хмарних технологій - це ліцензована вартість.
У локальної моделі, компанія буде платити перший внесок в розмірі від 1000 до 5000 доларів за одного користувача або за ліцензію на місце для кожного користувача такого додатка.
Ця ліцензія буде продовжуватися до тих пір, поки програма не значно модернізована.
У хмарної моделі, початковий внесок або не існує зовсім, або він набагато менше, а витрати на ліцензування вираховуються з розрахунку приблизно від 90 до 500 доларів на місяць за одного користувача.
Для тих, хто ретельно контролює фінансову звітність компанії, цей тип ліцензування на основі передплати може виявитися значно дешевше, ніж розрахунок за традиційними схемами.
А ось на чому заощадити не вийде - це на залученої до роботи незалежною третьою фірмі.
Більшість продавців програмного забезпечення, продукти яких нами розглядалися, вимагають (або, принаймні, настійно рекомендують) набуваючи або вводячи в експлуатацію їх ПО, підключати до цієї діяльності зовнішнього партнера.
Ця організація буде відповідати за придбання цього програмного забезпечення, здійснювати його первинний запуск і (найголовніше) налаштовувати стартову конфігурацію, що у випадку з деякими з цих платформ може зажадати від декількох місяців до повного року.
Партнеру буде необхідно так налаштувати дані платформи, щоб вони працювали належним чином, підлаштовуючись до конкретного бізнесу.
Вони опитують передових бізнес-менеджерів (якщо керівник ще сам цього не зробив), а також наполягають призначене для користувача кодування або сценарії для створення проміжного з'єднання між модулями, якщо в початковій конфігурації вони за умовчанням не встановлено належним чином.
Вони оцінюють правильність роботи функцій програм, щоб визначити їх поточні стан, і займаються оперативним технічним обслуговуємо, а також навчанням персоналу.
За це все доводиться переплачувати, і загальна вартість додаткових послуг може навіть перевищити ціну на саме ПО.
Слід переконатися в тому, що сторонній партнер дійсно необхідний для настройки програмного забезпечення, і отримати точну оцінку того, у скільки обійдуться його послуги.
Урок ясний: необхідно зробити «домашню роботу», перш ніж намагатися оцінити будь-яку систему ERP.
Швидше за все, для стикування ділових процесів компанії і програмного забезпечення доведеться попрацювати з реселлером.
Але чим краще вийти усвідомити те, як працює компанія і де в реалізації її діяльності є потенційно вузькі місця і проблемні області, тим більше гладким буде процес підключення до неї систем планування.
А чим більше плавним буде процес, тим ефективніше виявляться остаточні результати роботи.